Anpassen des Ideenflows

Um die Anpassung des Ideenflows zu starten, wählen Sie Anpassen in der oberen rechten Ecke aus. Drei Hauptspalten sind verfügbar:

• Phasen und Status

• Kann übergehen zu

• Übergang (Transition)

  

Phaseneinstellungen

Die im Automation Hub verwendeten Phasen stellen die Etappen des Ideenlebenszyklus dar. Eine Phase enthält mehrere Status. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Phase anzupassen:

1. Wählen Sie im Ideenflow die Option Anpassen rechts auf der Seite aus.
2. Wählen Sie das Bleistiftsymbol in der Nähe einer Phase in der Spalte „Phasen und Status“ aus. Ein Seitenbereich wird angezeigt.
3. Wählen Sie das Feld Titel aus und geben Sie den gewünschten Namen ein. Limit von 150 Zeichen; Pflichtfeld.
   Hinweis:

   Die Phasentitel müssen innerhalb desselben Ideenflows einzigartig sein, jedoch gilt dies nicht für verschiedene Flows.

4. Status ermöglichen es Ihnen, sie nach Ihren Wünschen neu anzuordnen oder über das Drei-Punkte-Menü zu löschen.
5. Auf der Registerkarte Bewertungen können Sie durch Aktivieren/Deaktivieren des Kontrollkästchens auswählen, welche Bewertungen im Automatisierungsprofil angezeigt werden, wenn sich die Idee in der Bearbeitungsphase befindet.
6. Unter Zugriff auf die Abschnitte der Registerkarte „Automatisierungsprofil“ können Sie auswählen, welche Rollen über Berechtigungen zum Bearbeiten der Profilseiten der Automatisierungsidee in der aktuellen Phase verfügen.
   Tipp:

   Jede Rolle, die in den Einstellungen des Ideenflows in der Berechtigung Wer kann Ideen in diesem Flow bearbeiten aktiviert ist, wird automatisch in jede Dropdown-Berechtigung auf der Seite Ideenzugriff auf Flow-Ebene aufgefüllt.

7. Durch den Zugriff auf die Aktionen im Automatisierungsprofil können Sie auswählen, wer basierend auf Rollen auf bestimmte Aktionen im Automatisierungsideenprofil zugreifen kann.
8. Um die Seite zu verlassen, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, wählen Sie Beenden oben rechts aus.
9. Um die gesamte Anpassung des Ideenflows zu speichern, wählen Sie Speichern oben rechts auf der Seite aus.

Statuseinstellungen

Die im Automation Hub verwendeten Status repräsentieren Stadien innerhalb einer Phase des Ideenlebenszyklus. Jeder Status muss zu einer bestimmten Phase gehören, er kann nicht eigenständig sein. Statusnamen können für alle Phasen gemeinsam verwendet werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Status anzupassen:

1. Wählen Sie einen Status aus und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Ein Seitenbereich wird angezeigt.
2. Wählen Sie das Feld Titel aus und geben Sie den gewünschten Namen ein. Limit von 150 Zeichen; Pflichtfeld.
   Hinweis:

   Statustitel müssen innerhalb derselben Ideenphase einzigartig sein.

3. Wählen Sie das Darstellungsfeld und in der Dropdownliste eine der Farben aus, die für den Status verfügbar sind. Die ausgewählte Farbe wird auf dem Status-Chip widergespiegelt, der in den Tabellen der Automatisierungspipeline und in der Dropdownliste Phase und Status auf der Seite Automatisierungsprofil im Ansichtsmodus angezeigt wird.
4. Im Abschnitt E-Mails können Sie die E-Mail konfigurieren, die beim Übergang zum Status gesendet wird.
   Hinweis:

   E-Mail-Benachrichtigungen auf Übergangsebene vs. Statusebene Automation Hub unterstützt zwei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen im Ideenflow:

   • Status-Level – Wird gesendet, wenn eine Idee einen bestimmten Status erreicht, unabhängig vom verwendeten Übergang. Sie können die Empfängerrollen, den Betreff und den Text für jeden Status im Ideenflow vollständig anpassen.
   • Übergangsstufe – An einen bestimmten Übergang zwischen zwei Status gebunden. Die Anpassung auf der Übergangsebene wird nur für den ersten Einreichungsübergang unterstützt, wenn eine Idee von der Einreichung in den ersten Status Überprüfung ausstehend übergeht.
5. Auf der Registerkarte Zugriff auf die Aktionen auf der Registerkarte des Automatisierungsprofils können Sie die Standardwerte sehen, die für die Aktionen im Status „Ausgewählt/Bearbeitet“ festgelegt sind, und die Rollen, die Zugriff auf diese Aktionen haben.
6. Je nach Ideenflow sind die folgenden Aktionen verfügbar:
   • Jira-Verbindung
   • Jira-Ticket anzeigen
   • Entwicklung in Studio starten
   • In eine Änderungsanforderung konvertieren
   • Im Store veröffentlichen
   • Entwicklung in Studio Web starten
   • Ideenflow ändern
7. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Einstellungen zu speichern.
8. Um die gesamte Anpassung des Ideenflows zu speichern, wählen Sie Speichern oben rechts auf der Seite aus.
9. Um die Seite zu verlassen, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, wählen Sie Beenden oben rechts aus.

Einstellungen für Übergänge

Ein Übergang ist eine einseitige Verknüpfung zwischen zwei Status, die zur gleichen Phase oder zu verschiedenen Phasen gehören, die es einer Idee ermöglicht, von einem Status in einen anderen überzugehen. Um den Übergang eines Status zu bearbeiten oder festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie einen Status im Abschnitt Phasen und Status aus. Es wird eine einseitige Verbindung zwischen den beiden Status angezeigt.
2. Wenn der Umschalter Nur verknüpfte Übergänge anzeigen auf EIN festgelegt ist, können Sie die aktuell festgelegten Übergänge sehen. Wenn der Umschalter auf AUS gesetzt ist, können Sie alle verfügbaren Übergangsoptionen sehen und durch Klicken auf das Kontrollkästchen vor dem Status können Sie ihn mit dem Status aus der Spalte Phasen und Status verknüpfen. Der Abschnitt Übergang wird auf der rechten Seite angezeigt.
3. In der Spalte Übergang können Sie einen bestimmten Titel für den ausgewählten Übergang im Feld Übergangsname festlegen. Auf diese Weise können Sie den Text von Übergang zu neu beschriften, der in der Dropdownlistenauswahl Phase und Status auf der Seite Automatisierungsprofil angezeigt wird. Es handelt sich um ein Pflichtfeld mit einer Beschränkung von 150 Zeichen.
4. Unten in Wer kann diesen Übergang machen? können Sie aus der Dropdownliste auswählen, welche Rollen für den Übergang berechtigt sind.
5. Mit der Option Idealer Pfad können Benutzer leichter Entscheidungen verstehen, welcher der nächste Schritt im Flow ist, wenn sie sich ein Automatisierungsprofil ansehen.
   Hinweis:

   Jeder Übergang, bei dem der Umschalter für diese Einstellung auf EIN festgelegt ist, wird als erste Option in Grün in der Dropdownliste „Phase und Status“ im Automatisierungsprofil angezeigt.

Abbildung 1.

Abbildung 2.

6. Treffen Sie eine Auswahl, indem Sie den Umschalter AUS/EIN von Als idealen Pfad markieren verwenden.

Hinweis:

Pro Status kann nur ein Übergang als idealer Pfad markiert werden. Wenn Sie einen zweiten Übergang als idealen Pfad markieren, wird der erste Übergang automatisch deaktiviert.

7. Wenn für einen bestimmten Status kein Übergang als idealer Pfad markiert ist, wird die Liste der Übergänge in der gleichen Reihenfolge angezeigt, in der sie vertikal in der Spalte Kann übergehen zu angezeigt werden.
8. Im Abschnitt Popup-Fenster können Sie den Popup-Bildschirm anpassen, der angezeigt wird, wenn der Übergang durchgeführt wird. Sie können ein aktuelles Popup hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Modale Popup-Elemente.
9. Im Abschnitt Erfolgsbildschirm können Sie die Bildschirme anpassen, die angezeigt werden, nachdem eine Idee erfolgreich eingereicht wurde. Sie können die Seite „Standarderfolg “ festlegen, eine benutzerdefinierte hinzufügen oder neu anordnen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erfolgsbildschirm.
10. Wenn Sie einen Übergang entfernen möchten, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:
    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen aus der Spalte Kann übergehen zu, das dem Übergang entspricht.
    • Klicken Sie im Seitenbereich auf die Schaltfläche Übergang löschen.
      Hinweis:

      Sobald ein Übergang entfernt wird, gehen die Einstellungen verloren und das Automatisierungsprofil wird den Übergang nicht mehr in der Dropdownliste „Phase und Status“ widerspiegeln.

11. Um die gesamte Anpassung des Ideenflows zu speichern, wählen Sie Speichern oben rechts auf der Seite aus.
12. Um die Seite zu verlassen, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, wählen Sie Beenden oben rechts aus.

Fügen Sie eine neue Phase hinzu

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Phase hinzuzufügen:

1. Wählen Sie die Schaltfläche + Neue Phase im Abschnitt Phasen und Status aus. Ein Seitenbereich wird angezeigt.
2. In der angezeigten Liste können Sie einen der häufig verwendeten Status auswählen, um die neue Phase vorab auszufüllen. Dieser Schritt ist optional. Wählen Sie Weiter.
3. Sie können eine Bewertung aus der angezeigten Liste hinzufügen. Die Übersichtsbewertung ist standardmäßig ausgewählt und obligatorisch. Die ausgewählten Bewertungen werden auf der Seite „Info“ des Automatisierungsprofils angezeigt. Wählen Sie Weiter.
4. Benennen Sie Ihre neue Phase, indem Sie das Feld Titel ausfüllen. Es handelt sich um ein Freitextfeld mit einem Limit von 150 Zeichen. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Hinweis:

Im obigen Schritt können Sie auch weitere Bewertungen auswählen, Berechtigungen von Benutzern auf der Registerkarte Ideenzugriff bearbeiten oder die verfügbaren Ideenaktionen anzeigen.

Löschen einer Phase

Um einen Status zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie einen Status aus und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Ein Seitenbereich wird angezeigt.
2. Wählen Sie Phase löschen im Drei-Punkte-Menü oben rechts aus, und eine Popup-Meldung wird angezeigt, die zur Bestätigung des Löschens auffordert.
3. Wählen Sie zum Bestätigen Löschen aus; die Phase wird dann gelöscht.

Hinweis:

• Sie können jede Phase (standardmäßig oder benutzerdefiniert) mit Ausnahme der Übermittlungsphase löschen. Die Einreichungsphase bleibt die erste Phase in jedem Ideenflow.
• Sie können eine Phase nur löschen, wenn in diesem bestimmten Phasenteil des Flows, den Sie bearbeiten, keine Übergänge und null Ideen vorhanden sind. Wenn mindestens eine Idee in einer bestimmten Phase oder einem Übergang zugewiesen ist und Sie versuchen, die Phase zu löschen, wird eine Warnmeldung angezeigt.

Auswirkungen des Löschens einer Phase auf verschiedenen Automation Hub-Seiten

Seite (Page)	Auswirkungen
„Automatisierungsprofil“ > Seite „Info“.	Wenn eine Phase aus einem bestimmten Flow gelöscht wird, wird die Phase nicht mehr in den Ideen widergespiegelt, die zu diesem Flow im Dialogfeld Phase und Status aktualisieren oder in der Liste der Phasen- und Statusübergänge gehören.
„Automatisierungsprofil“ > „Kosten-Nutzen-Analyse“.	Wenn eine oder mehrere Implementierungsphasen (Analyse, Lösungsentwurf, Entwicklung, Testen) aus einem bestimmten Flow gelöscht werden, wird dies auf der Seite „Kosten-Nutzen-Analyse“ der Ideen, die zu diesem Flow gehören, nicht widergespiegelt. Benutzer mit Bearbeitungsrechten für CBA können weiterhin Daten für den Projektplan für die gelöschten Phasen ausfüllen und weiterhin die gelöschten Phasen in der Tabelle „Kosten für Implementierungspersonal“ auswählen.
„Automatisierungsprofil“ > „Verlauf“.	Wenn eine Phase aus einem bestimmten Flow gelöscht wird und es zu einem bestimmten Zeitpunkt Ideen in dieser spezifischen Phase gab, wird der Name dieser Phase weiterhin auf der Seite „Verlauf“ angezeigt.
Importpipeline	Importpipeline-Funktionen mit den mitarbeitergesteuerten Ideenflow-Bewertungen: Übersicht und Einfache Bewertung. Wenn eine bestimmte Phase aus diesem Standard-Ideenflow gelöscht wird, z. B Analyse. Wenn Sie dann versuchen, diese Phase in der hochgeladenen CSV-Datei hinzuzufügen, erhalten Sie beim Versuch, die Änderungen zu synchronisieren, einen Fehler: Ungültige Phase. Wählen Sie eine Phase in der Liste aus.
Dashboard „Leistung des Automatisierungsprogramms“.	Das Löschen einer Implementierungsphase (z. B Qualifikation) aus allen Ideenflows, die in einem Mandanten erstellt wurden, wirkt sich wie folgt auf das Dashboard aus: wird die Beschriftung Qualifiziert weiterhin in der Legende der Pipelineentwicklung und der aktuellen Pipeline angezeigt. In dieser Phase in diesem Mandanten sind keine Ideen vorhanden, was bedeutet: Das Diagramm „Entwicklung der Pipeline“ zeigt weiterhin die Anzahl der Ideen in der Qualifikation – Genehmigt für die vorherigen Monate (und Jahre) an Das aktuelle Pipelinediagramm zeigt null Automatisierungen und null für alle KPIs an, die sich auf die Idee in „Qualifikation – Genehmigt“ beziehen.
Planungsbericht	Das Löschen einer Implementierungsphase (z. B Analyse) von allen in einem Mandanten erstellten Ideenflows nicht im Tabellenheader des Planungsberichts widergespiegelt. Die Daten aus dieser Tabelle haben ihre Quelle auf den Seiten „Kosten-Nutzen-Analyse“, die die oben beschriebene Einschränkung haben.
Bewertungen anpassen	Die Einstellung Vor Live-Phase ausblenden funktioniert nur bei Phasen, die den Titel Live haben. Sobald die standardmäßige Live- Phase gelöscht wurde, funktioniert die Einstellung nicht mehr für Bewertungsversionen, die in diesem Flow verwendet werden.

Fügen Sie einen neuen Status hinzu

Um einen neuen Status hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die Schaltfläche + Neuer Status im Abschnitt Phasen und Status aus. Ein Seitenbereich wird angezeigt.

2. Fügen Sie im Titelfeld einen Titel für den neuen Status hinzu. Es handelt sich um ein Freitextfeld mit einem Limit von 150 Zeichen, Pflichtfeld.

3. Wählen Sie das Erscheinungsbild aus der Dropdownliste mit 5 verfügbaren Farbcodes aus. Es ist eine obligatorische Einstellung und die ausgewählte Farbe wird auf dem Status-Chip widergespiegelt, der in den Tabellen der Automatisierungspipeline und in der Ansichtsmodus des Automatisierungsprofils – Phase und Status-Dropdownmenü angezeigt wird.

   Abbildung 3.

   

4. Im Abschnitt E-Mails können Sie die E-Mail konfigurieren, die beim Übergang zum Status gesendet wird.

5. Auf der Registerkarte Zugriff auf die Aktionen auf der Registerkarte des Automatisierungsprofils können Sie die Standardwerte sehen, die für die Aktionen im Status „Ausgewählt/Bearbeitet“ festgelegt sind, und die Rollen, die Zugriff auf diese Aktionen haben.

6. Wählen Sie Speichern aus, um die Erstellung des neuen Status abzuschließen. Der Status „Erstellt“ ist jetzt in der Phasenkategorie verfügbar, in der Sie ausgewählt haben, dass ein neuer Status hinzugefügt werden soll.

Löschen Sie einen Status

Um einen Status zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie einen Status aus und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Ein Seitenbereich wird angezeigt.
2. Wählen Sie Status löschen aus dem Drei-Punkte-Menü oben rechts aus, und eine Popup-Meldung wird angezeigt, um die Löschung zu bestätigen.
3. Wählen Sie zum Bestätigen Löschen aus; die Phase wird dann gelöscht.

Hinweis:

• Sie können einen Status nur löschen, wenn in diesem bestimmten Phasen-/Statusteil des Flows, den Sie bearbeiten, keine Übergänge und null Ideen vorhanden sind. Wenn sich mindestens eine Idee in einem bestimmten Status befindet und Sie versuchen, den Status zu löschen, wird eine Warnmeldung angezeigt.
• Sie können einen Status nur löschen, wenn in diesem bestimmten Phasen-/Statusteil des Flows, den Sie bearbeiten, keine Übergänge und null Ideen vorhanden sind. Wenn sich mindestens eine Idee in einem bestimmten Status befindet und Sie versuchen, die Phase zu löschen, wird eine Warnmeldung angezeigt.

Auswirkungen des Löschens eines Status auf verschiedenen Automation Hub-Seiten

Seite (Page)	Auswirkungen
Seite Rollen	Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit Ideenflows wurden von der Seite Rollen entfernt. Diese Berechtigungen können nun auf der Ebene der einzelnen Ideenflows einzeln zugewiesen werden. Greifen Sie dazu über das Menü „Plattformeinrichtung“ auf die Seite „Ideenflows anpassen“ zu.
Importpipeline	Funktioniert nur mit dem standardmäßigen mitarbeitergesteuerten Ideenflow, auch wenn er umbenannt oder deaktiviert wurde.
Automatisierungsprofil	Das Umbenennen der Implementierungsphasen (Analyse, Lösungsentwurf, Entwicklung, Tests) wird auf der Seite „Kosten-Nutzen-Analyse“ nicht berücksichtigt.
Planungsbericht	Das Umbenennen der Implementierungsphasen (Analyse, Lösungsentwurf, Entwicklung, Tests) wird im Tabellenheader des Planungsberichts nicht berücksichtigt. Der Administratorbenutzer kann eine bestimmte Phase nur in einem bestimmten Flow umbenennen, daher hat das System keinen Hinweis auf den Phasennamen, der im Header angezeigt werden soll.
Bewertungen anpassen	Die Einstellung Vor Live-Phase ausblenden funktioniert nur bei Phasen, die den Titel Live haben. Sobald die standardmäßige Live-Phase umbenannt wurde, funktioniert die Einstellung für diese Phase nicht mehr.

Hinweis:

Die in der Tabelle aufgeführten Seiten oder Funktionen sind von den Änderungen an den Ideenflows betroffen. Die meisten Auswirkungen treten auf, wenn Sie tatsächlich einen neuen Flow ändern, aktualisieren oder erstellen.