Arbeiten mit Vertraulichkeitsbeschriftungen

Überblick

Purchase Information Protection von Microsoft ist ein zentralisierter Datengovernance-Dienst, der Organisationen bei der Verwaltung und Kontrolle ihrer Daten unterstützt. Vertraulichkeitsbeschriftungen in Microsoft Purchase durch Anwenden von Beschriftungen auf Dateien und Daten funktionieren. Beschriftungen ermöglichen es Ihnen, die Daten Ihrer Organisation zu klassifizieren und zu schützen, während Ihre Produktivität und Fähigkeit zur Zusammenarbeit nicht beeinträchtigt wird. Weitere Informationen finden Sie in der offiziellen Dokumentation von Microsoft: Informationen zu Vertraulichkeitsbeschriftungen.

Kurz gesagt können Sie Vertraulichkeitsbeschriftungen verwenden für:

• Steuern Sie den Zugriff auf Dateien und Ordner.
• Legen Sie fest, welche Benutzer und Gruppen über Berechtigungen zum Ausführen verschiedener Aktionen (Lesen, Schreiben, Ändern, Freigeben) für die Dateien und Ordner verfügen.

Vertraulichkeitsbeschriftungen in Office Desktop-Aktivitäten

Die folgenden Pakete und Aktivitäten bieten Unterstützung für Vertraulichkeitsbeschriftungen:

Excel:

• Excel-Anwendungsbereich (Excel Application Scope)
• Excel-Datei verwenden
• Excel-Vertraulichkeitsbeschriftung abrufen: Ruft die Vertraulichkeitsbeschriftung aus der ausgewählten Excel-Arbeitsmappe ab.
• Excel-Vertraulichkeitsbeschriftung hinzufügen oder aktualisieren: Fügen Sie eine Vertraulichkeitsbeschriftung der ausgewählten Datei hinzu oder aktualisieren Sie sie.

Word:

• Word-Anwendungsbereich (Word Application Scope)
• Word-Vertraulichkeitsbeschriftung abrufen ‑ Ruft die Vertraulichkeitsbeschriftung der ausgewählten Dokumentdatei ab.
• Word-Vertraulichkeitsbeschriftung hinzufügen oder aktualisieren: Fügen Sie eine Vertraulichkeitsbeschriftung der ausgewählten Datei hinzu oder aktualisieren Sie sie.

Präsentationen:

• Use PowerPoint Presentation
• Powerpoint-Vertraulichkeitsbeschriftung abrufen: Ruft die Vertraulichkeitsbeschriftung der ausgewählten Präsentationsdatei ab.
• PowerPoint-Vertraulichkeitsbeschriftung hinzufügen oder aktualisieren: Fügen Sie eine Vertraulichkeitsbeschriftung der ausgewählten Datei hinzu oder aktualisieren Sie sie.

Sie können die restlichen Office Desktop-Aktivitäten verwenden, um mit Dateien zu arbeiten, auf die Vertraulichkeitsbeschriftungen angewendet wurden. Sie können dies nur dann tun, wenn Sie die richtigen Berechtigungen einrichten. Sie können beispielsweise Dateien mit einer Vertraulichkeitsbeschriftung für SecretHR mithilfe der Aktivität Zelle abrufen oder Tabellenbereich abrufen abrufen, wenn Ihr Benutzerkonto, das die Automatisierung ausführt, über die Berechtigung zum Lesen von Dateien mit der Bezeichnung Vertraulichkeits-HR verfügt. Wenn die Verbindung keinen Zugriff zum Lesen oder Schreiben einer Datei hat, wird eine Ausnahme ausgelöst.

Vertraulichkeitsbeschriftungen in Microsoft 365 Aktivitäten

Das Microsoft 365 -Aktivitätspaket bietet Unterstützung für benutzerdefinierte Vertraulichkeitsbeschriftungen mit zwei Aktivitäten:

• Vertraulichkeitsbeschriftungen abrufen: Rufen Sie die Vertraulichkeitsbeschriftungen einer Datei ab. Damit können Sie überprüfen, ob Sie mit einer Datei arbeiten können oder nicht.
• Vertraulichkeitsbeschriftung zuweisen – Weisen Sie einer angegebenen Datei eine Vertraulichkeitsbeschriftung zu. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, um mit den jeweiligen Beschriftungen zu arbeiten.

Sie können die restlichen Microsoft 365-Aktivitäten verwenden, um mit Dateien zu arbeiten, auf die Vertraulichkeitsbeschriftungen angewendet wurden. Dies ist nur möglich, wenn Sie die richtigen Berechtigungen einrichten. Sie können beispielsweise Dateien mit einer Vertraulichkeitsbeschriftung für eine vertrauliche HR mithilfe der Aktivität Get File oder Folder abrufen, wenn der Benutzer oder Dienstkonto, das die Automatisierung ausführt (für das die Verbindung hergestellt wird), über die Berechtigung zum Lesen von Dateien mit der Bezeichnung Secret HR verfügt. Wenn die Verbindung keinen Zugriff zum Lesen oder Schreiben einer Datei hat, wird eine Ausnahme ausgelöst.

Arbeiten mit Beschriftungen

Der Administrator Ihrer Organisation ist für das Definieren und Konfigurieren von Beschriftungen verantwortlich. Jede Beschriftung verfügt über einen anderen Satz von Berechtigungen, die von den am wenigsten eingeschränkten bis zu den strengsten reichen. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter Vertraulichkeitsbeschriftungen erstellen und konfigurieren.

Hinweis:

Assign sensitivity label funktioniert mit Beschriftungs-IDs. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um die Liste der IDs für die Vertraulichkeitsbeschriftungen zu erhalten, die in Ihrer Organisation verwendet werden.

Einschränkungen

• Die Microsoft Graph-API und Outlook COM (Outlook-Desktopanwendung) unterstützen das Hinzufügen einer Vertraulichkeitsbeschriftung zu einer E-Mail nicht, wenn die Aktivität Send Mail/Send Outlook Mail Message verwendet wird. Als Problemumgehung richten Sie eine Organisationsrichtlinie für die automatische Beschriftung ein, um standardmäßig eine Beschriftung auf alle E-Mails anzuwenden. Zudem wird das Lesen der Vertraulichkeitsbeschriftungen aus einer E-Mail nicht unterstützt.
• Outlook COM unterstützt standardmäßige Vertraulichkeitsbeschriftungen, aber keine benutzerdefinierten Beschriftungen, die von einer Benutzerorganisation definiert werden.
• Die Microsoft Graph-API unterstützt nicht das Hinzufügen einer Vertraulichkeitsbeschriftung zu einer neuen Arbeitsmappe, wenn die Aktivität Create Workbook verwendet wird. Sie müssen zuerst die Arbeitsmappe erstellen und dann die Aktivität Assign Vertraulichkeitsbeschriftung verwenden, um eine Beschriftung hinzuzufügen.
• Ein COM-Fehler tritt für die Excel-, Word- und Präsentationspakete auf, wenn eine Automatisierung versucht, eine Datei ohne erforderliche Vertraulichkeitsbeschriftung zu aktualisieren, wie es die Unternehmensrichtlinie vorschreibt.