Überprüfen Sie, ob die neuen Beschäftigungsdokumente (I9 und ID) übereinstimmen

Über

Zusammenfassung: Extrahieren Sie I9- und ID-Dokumente, die per E-Mail eingegangen sind, und überprüfen Sie, ob beide Dokumente denselben Inhaber haben. Die E-Mail wird verschoben, Kategorien werden festgelegt und Antwort- oder Weiterleitungsaktionen werden basierend auf Überprüfungen ausgeführt.

Anwendungen: Outlook Email, Document Understanding

Beschreibung:

In diesen Beispielen wird erläutert, wie ein Workflow erstellt wird, der neue Beschäftigungsdokumente (I9 und ID) überprüft. Wenn eine neue E-Mail eintrifft, die einen bestimmten Betreff mit Anhängen enthält, werden die Roboter veranlasst, die beiden Anhänge herunterzuladen und zu überprüfen, ob es sich bei den beiden Anhängen um ID- und I9-Dokumente handelt. Nach der Validierung extrahiert es den Inhalt aus den beiden Dokumenten und überprüft, ob sie derselben Person gehören, indem der Vorname und der Nachname überprüft werden. Nach der Überprüfung der Dokumente wird die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben (Gültige Einreichungen/Ungültige Einreichungen), Kategorien werden festgelegt und die E-Mail wird weitergeleitet, wenn sie gültig ist, oder eine Antwort an den Absender zurück, wenn sie ungültig ist.

Dieses Beispiel zeigt Microsoft 365-Aktivitäten wie Email Received, Download Email Attachments, Move Email und Document Understanding.

Workflow

Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt.
Wählen Sie für So starten Sie die Automatisierung die Option Ereignisbasiert aus, und wählen Sie dann die Triggeraktivität Microsoft 365 Email Received aus.
In der Triggeraktivität:
1. Richten Sie Ihre Microsoft OneDrive- und SharePoint-Verbindung ein.
2. Legen Sie das Feld E- Mail-Ordner fest. Beispiel: Posteingang.
3. Legen Sie die zusätzlichen Filter so spezifisch wie möglich fest. Legen Sie in diesem Fall den Filter beispielsweise folgendermaßen fest: Antragsteller enthält Neue Beschäftigung.
4. Legen Sie die optionalen Felder fest:
  - Nur mit Anhängen - Ein.
  - Anhänge einschließen – True.
  - Als gelesen markieren – False.
Fügen Sie eine Log Message -Aktivität hinzu, um den Betreff der empfangenen E-Mail aufzuzeichnen. Wählen Sie im Feld Text die Ausgabevariable der Triggeraktivität aus, und führen Sie einen Drilldown aus, um ihre Eigenschaft Betreff zu identifizieren:
Fügen Sie als Nächstes zwei aufeinanderfolgende „Download Email Attachments“ -Aktivitäten hinzu. An diesem Schritt im Workflow werden die Anhänge mit den erforderlichen Dokumenten (I9 und ID) heruntergeladen. Konfigurieren Sie die Aktivitäten wie folgt:
1. Benennen Sie zuerst jede Aktivität um, um sie später im Workflow einfach identifizieren zu können. Zum Beispiel: E-Mail-Anhänge herunterladen ( Download Email Attachments) - enthält I9, geben Sie PDF ein, und E-Mail-Anhänge herunterladen ( Download Email Attachments) - enthält ID, geben Sie PDF ein.
2. Richten Sie Ihre Microsoft Outlook 365-Verbindung ein.
3. Wählen Sie für das Feld E -Mail die Ausgabevariable der Triggeraktivität aus.
4. Richten Sie den Filter Erweitert ein, um zu bestimmen, welche Art von Dokumenten Sie herunterladen möchten:
5. Legen Sie Inline-Anhänge ausschließen auf False fest.
Fügen Sie als Nächstes eine If -Aktivität hinzu, um zu überprüfen, ob es sich bei den beiden Anhängen tatsächlich um ID- und I9-Dokumente handelt.
1. Legen Sie die Bedingung fest, um zu überprüfen, ob die Ausgabevariablen der beiden Aktivitäten zum Herunterladen von E-Mail-Anhängen gleich 0 sind (d. h., es wurden keine Dokumente mit den festgelegten Filtern identifiziert):
Konfigurieren Sie den Then -Zweig der Aktivität, also die Aktivität, die ausgeführt werden soll, falls die Bedingung erfüllt ist. Fügen Sie eine Aktivität Auf E-Mail antworten ( Reply to Email ) hinzu. Sie soll die Absender darüber informieren, dass ihre Dokumente nicht ordnungsgemäß übermittelt wurden. Ein Beispiel für die Konfiguration dieser Aktivität finden Sie unten:
Fügen Sie direkt neben der Aktivität Auf E-Mail antworten ( Reply to Email ) (in der Verzweigung Dann ) eine Aktivität Ausnahme auslösen ( Throw Exception) hinzu und konfigurieren Sie sie wie folgt:
Als Nächstes extrahieren wir mit Document Understanding-Aktivitäten den Inhalt aus den beiden Dokumenten und überprüfen, ob sie zum gleichen Inhaber gehören, indem wir den Vor- und Nachnamen in jedem Dokument überprüfen.
Fügen Sie eine Document Understanding Classify Document- Aktivität hinzu. Benennen Sie es in Classify I9 Attachment Document um.
1. Wählen Sie für das Feld Eingabe die Ausgabevariable der Aktivität Download Email Attachments – mit I9, type PDF aus.
Fügen Sie eine Log Message -Aktivität hinzu, um den Dokumenttyp I9 zu protokollieren. Wählen Sie im Feld Nachricht die Ausgabevariable der Aktivität Classify I9 Attachment Document aus, und navigieren Sie zu Dokumentdaten , um die Eigenschaft DocumentType zu finden.
Fügen Sie als Nächstes eine If -Aktivität hinzu, um die I9-Dokumentklassifizierung zu überprüfen. Konfigurieren Sie die Bedingung wie folgt:
1. Wählen Sie die Ausgabevariable der Aktivität Classify I9 Attachment Document aus und Drilldown zu Dokumentdaten > Dokumenttyp > Name > Name.
2. Legen Sie die Bedingung fest: Name enthält i9. Im Ausdrucks-Editor sieht die Bedingung folgendermaßen aus: _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").
Fügen Sie für die Then -Verzweigung eine Extract Document Data- Aktivität hinzu. Konfigurieren Sie die Aktivität wie folgt:
1. Wählen Sie für das Feld Extraktor die Option I9 aus der Dropdownliste aus.
2. Wählen Sie für Eingabedatei die Ausgabevariable der Aktivität Download Email Attachments - mit I9, type PDF aus.
Für die Else- Verzweigung, d. h. die Aktivität, die ausgeführt werden soll, falls die Bedingung „false“ ist, fügen Sie Folgendes hinzu:
1. Eine Aktivität Protokollmeldung ( Log Message ) mit der folgenden Meldung: Die E-Mail enthält kein I9-Formular (I9 Form ).
2. Eine Ausnahme auslösen ( Throw Exception).
Fügen Sie als Nächstes eine weitere Aktivität Classify Document hinzu, um die ID-Dokumente zu klassifizieren. Benennen Sie es in Classify ID Attachment Document um.
1. Wählen Sie für das Feld Eingabe die Ausgabevariable der Aktivität E- Mail-Anhänge herunterladen – mit ID, Typ PDF aus.
Fügen Sie eine Log Message -Aktivität hinzu, um den ID-Dokumenttyp zu protokollieren. Wählen Sie im Feld Nachricht die Ausgabevariable der Aktivität ID Attachment Document klassifizieren aus, und navigieren Sie zu Dokumentdaten , um die Eigenschaft DocumentType zu finden.
Fügen Sie als Nächstes eine If -Aktivität hinzu, um die Klassifizierung des ID-Dokuments zu überprüfen. Konfigurieren Sie die Bedingung wie folgt:
1. Wählen Sie die Ausgabevariable der Aktivität ID Attachment Document klassifizieren aus und Drilldown zu Dokumentdaten > Dokumenttyp > Name > Name.
2. Legen Sie die Bedingung fest: Name enthält id_cards. Im Ausdrucks-Editor sieht die Bedingung folgendermaßen aus: _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").
Fügen Sie für die Then -Verzweigung eine Extract Document Data- Aktivität hinzu. Konfigurieren Sie die Aktivität wie folgt:
1. Wählen Sie für das Feld „ Extraktor “ die Option Personalausweise aus der Dropdownliste aus.
2. Wählen Sie für Eingabedatei die Ausgabevariable der Aktivität E-Mail-Anhänge herunterladen – mit ID, Typ PDF aus.
Für die Else- Verzweigung, d. h. die Aktivität, die ausgeführt werden soll, falls die Bedingung „false“ ist, fügen Sie Folgendes hinzu:
1. Eine Aktivität Protokollmeldung ( Log Message ) mit der folgenden Meldung: Die E-Mail enthält nicht eine ID.
2. Eine Ausnahme auslösen ( Throw Exception).
Fügen Sie als Nächstes eine Reihe von Log Message -Aktivitäten hinzu, um den Vor- und Nachnamen auf den I9- und ID-Dokumenten aufzuzeichnen.
1. In das Nachrichtenfeld schreiben Sie I9 First Name und Drilldown zum Abschnitt Variablen > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
2. Wiederholen Sie Schritt 22a für I9 - Last Name, dann für IDCard > FirstName und IDCard > LastName.
Fügen Sie eine If -Aktivität hinzu, um zu überprüfen, ob der Vorname und der Nachname in I9 und ID übereinstimmen. Legen Sie die Bedingung wie folgt fest:
- I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim enthält IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
- I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim entspricht IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
Fügen Sie für die Dann- Verzweigung Folgendes hinzu:
1. Eine Aktivität vom Typ Protokollmeldung ( Log Message ), um anzugeben, dass I9 und ID übereinstimmen.
2. Eine E-Mail verschieben- Aktivität, die wie folgt konfiguriert ist:
  1. Zu verschiebende E-Mail – Wählen Sie die Ausgabevariable der ursprünglichen Triggeraktivität „Email Received “ aus.
  2. An E-Mail-Ordner – Zum Beispiel ein Ordner mit gültigen Einreichungen .
3. Eine E-Mail-Kategorien festlegen-Aktivität ( Set Email Categories ), um der verschobenen E-Mail die Kategorie Gültige Übermittlung zuzuweisen.
4. Eine Aktivität „E-Mail weiterleiten“ ( Forward Email ), wenn Sie die verschobene E-Mail an eine andere Person weiterleiten möchten.
Fügen Sie für die Else- Verzweigung Folgendes hinzu:
1. Eine Log Message -Aktivität, die angibt, dass I9 und ID nicht übereinstimmen.
2. Eine E-Mail verschieben- Aktivität, die wie folgt konfiguriert ist:
  - Zu verschiebende E-Mail – Wählen Sie die Ausgabevariable der ursprünglichen Triggeraktivität „Email Received “ aus.
  - An E-Mail-Ordner – Zum Beispiel ein Ordner mit ungültigen Einreichungen .
3. Eine E-Mail-Kategorien festlegen-Aktivität ( Set Email Categories ), um der verschobenen E-Mail die Kategorie Ungültige Übermittlung zuzuweisen.
4. Eine Aktivität Auf E-Mail antworten ( Reply to Email ), um den Absender daran zu erinnern, dass seine E-Mail aufgrund der Dokumente als ungültig betrachtet wurde.
Sie sind fertig und bereit, Ihr Projekt auszuführen!