Neuer Kunden zu einer SharePoint-Liste hinzufügen

Über

Zusammenfassung: Fügen Sie neue Kunden zu einer SharePoint-Liste hinzu und erstellen Sie Salesforce-Konten mit ihren Daten.

Anwendungen: SharePoint-Listen, Excel, Salesforce

Beschreibung:

In diesem Beispiel wird erklärt, wie Sie alle neuen Kunden aus einer neuen Excel-Datei zu einer SharePoint-Liste hinzufügen und dann für jeden von ihnen einen neuen Account und Kontakt in Salesforce erstellen. Aktualisieren Sie als Nächstes die SharePoint-Listenelemente mit der Salesforce-ID und dem Status Verarbeitet. Erstellen Sie schließlich einen neuen Ordner für verarbeitete Dateien und verschieben Sie die Excel-Datei.

In diesem Beispiel werden Microsoft 365-Aktivitäten wie File Created, Add List Item, Get List Items sowie Salesforce-Aktivitäten wie Create Account und Create Contact vorgestellt.

Hinweis:

SharePoint-Listenaktivitäten verwenden Spaltennamen, aber die Studio-Benutzeroberfläche zeigt die Anzeigenamen der Spalten an. Wenn Sie z. B. eine Spalte mit dem Namen Salesforce ID haben und dieses Feld in einer Variablen abrufen, ist die Variable [...]field_5, da field_5 der Name der Spalte im Backend ist.

Workflow

Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt.
Wählen Sie für So starten Sie die Automatisierung die Option Ereignisbasiert aus, und wählen Sie dann die Trigger-Aktivität Microsoft 365 Datei erstellt aus.
In der Triggeraktivität:
1. Richten Sie Ihre Microsoft OneDrive- und SharePoint-Verbindung ein.
2. Legen Sie das Feld An Speicherort fest. Wählen Sie beispielsweise einen Ihrer OneDrive-Ordner aus.
Fügen Sie eine For Each Row in Workbook- Aktivität hinzu:
1. Wählen Sie im Feld Arbeitsmappe die Ausgabevariable der Triggeraktivität Datei erstellt aus.
2. Wählen Sie den Bereich aus. Zum Beispiel das erste Arbeitsblatt der Arbeitsmappe, Sheet1.
3. Konfigurieren Sie die anderen Felder entsprechend Ihren Anforderungen. Zum Beispiel:
  1. Hat Header – Auf True festlegen.
  2. Wenn Zeile leer ist – Auf Skip festlegen.
Fügen Sie in der Aktivität Für jede Zeile ( For Each Row ) eine SharePoint-Aktivität zum Hinzufügen eines Listenelements ( Add List Item ) hinzu, um neue Kunden zu erstellen.
1. Wählen Sie die benötigte SharePoint-Liste aus.
Fügen Sie als Nächstes, noch innerhalb von „ For Each“, eine Aktivität hinzu. Benennen Sie sie in Zelle schreiben - Status um, um sie später einfach zu identifizieren und zu konfigurieren:
1. Wählen Sie im Feld Arbeitsmappe die Ausgabevariable der Triggeraktivität Datei erstellt aus.
2. Wählen Sie Blatt/Benannter Bereich aus.
3. Wählen Sie im Feld Zelle die Variable CurrentRow der Aktivität For Each Row in Workbook aus, und führen Sie einen Drilldown zur Eigenschaft Status_Address durch.
4. Für Was geschrieben werden soll – Typ Hinzugefügt in das Feld.
Fügen Sie eine zweite Zelle schreiben-Aktivität ( Write Cell) hinzu. Benennen Sie sie in Zelle schreiben – SharePoint-Listen-ID um und konfigurieren Sie sie:
1. Wählen Sie im Feld Arbeitsmappe die Ausgabevariable der Triggeraktivität Datei erstellt aus.
2. Wählen Sie Blatt/Benannter Bereich aus.
3. Wählen Sie im Feld Zelle die Variable CurrentRow der Aktivität For Each Row in Workbook aus, und führen Sie einen Drilldown zur Eigenschaft SP_List_ID_Address durch.
4. For Was geschrieben werden soll – Wählen Sie die Ausgabevariable der Aktivität „ Add List Item “ aus, und führen Sie einen Drilldown zur Eigenschaft ID durch.
Fügen Sie als Nächstes außerhalb der Aktivität For Each Row eine Get List Items- Aktivität hinzu. Dadurch werden die Kundeninformationen abgerufen.
1. Wählen Sie die Liste SharePoint aus.
2. Wählen Sie im Feld Abzurufende Spalten alle benötigten Kundenfelder aus. Beispiel: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Salesforce-ID, ID und Titel.
  
  Hinweis: Dies sind die Anzeigenamen der Spalten. Die Spaltentitel im Backend unterscheiden sich.
Fügen Sie eine For Each- Aktivität hinzu:
1. Wählen Sie für das Feld Liste der Elemente die Ausgabevariable der vorherigen Aktivität Get List Items aus, und führen Sie einen Drilldown zur Eigenschaft Rows durch.
2. Das Feld Element wird automatisch auf currentDataRow festgelegt.
Fügen Sie eine If -Aktivität in die For Each -Aktivität ein. Dadurch wird festgelegt, was zu tun ist, wenn das Feld „Salesforce-ID“ leer ist.
1. Legen Sie die Bedingung fest: if currentDataRow.field_5 (die Salesforce-ID aus den abzurufenden Spalten) ist leerer Text. Im Ausdrucks-Editor lautet die Bedingung: string.IsNullOrEmpty(currentDataRow.field_5) = true
  Hinweis: Salesforce ID ist der Anzeigename, field_5 ist der Name der Backend-Spalte.
Legen Sie die Then- Verzweigung fest, d. h. die Aktivität, die ausgeführt werden soll, falls die Bedingung erfüllt ist.
1. Fügen Sie eine Log Message -Aktivität hinzu, um stattdessen den Titel des Listenelements zu protokollieren. Wählen Sie im Feld Nachricht die Variable For Each currentDataRow aus, und navigieren Sie zur Eigenschaft Title . Dies entspricht dem Kundennamen (der Spalte Titel in der SharePoint-Liste).
Fügen Sie eine Salesforce-Aktivität Create Account hinzu.
1. Wählen Sie für Kontoname die Variable currentDataRow.Title aus.
Fügen Sie einen Salesforce Create Contact hinzu und konfigurieren Sie ihn. Ordnen Sie die Aktivitätsfelder den abgerufenen Informationen zu, indem Sie das Feld Abzurufende Spalten in der Aktivität Get List Items verwenden:
1. Nachname – Auf currentDataRow.Lastname -Variable festgelegt. Angezeigt als currentDataRow.field_2.
2. Konto – Wählen Sie die Ausgabevariable der Aktivität Konto erstellen aus.
3. E- Mail – Auf die Variable currentDataRow.Email festgelegt. Angezeigt als currentDataRow.field_3.
4. Vorname – Auf currentDataRow.Firstname -Variable festgelegt. Angezeigt als currentDataRow.field_1.
5. Telefon – Auf die Variable currentDataRow.Phone festlegen. Wird als currentDataRow.field_4 -Variable angezeigt.
Fügen Sie als Nächstes eine Update Single List Item -Aktivität hinzu und konfigurieren Sie sie:
1. Wählen Sie die SharePoint-Liste aus.
2. Wählen Sie für Listenelement-ID die Variable For Each currentDataRow.ID aus.
Konfigurieren Sie die Else- Verzweigung nicht.
Fügen Sie als Nächstes eine Get File or Folder- Aktivität hinzu:
1. Datei- oder Ordner-URL – Wählen Sie die Ausgabevariable der Triggeraktivität Datei erstellt aus, und führen Sie einen Drilldown zu ihrer Eigenschaft ParentUri durch.
Fügen Sie eine Ordner erstellen- Aktivität hinzu und konfigurieren Sie sie:
1. Ordnername – Legen Sie den Namen beispielsweise auf Processed Files fest.
2. Übergeordneter Ordner – Wählen Sie die Ausgabevariable der Aktivität Get File oder Folder aus.
3. Wenn der Ordner bereits vorhanden ist – Auf Automatische Umbenennung festlegen.
Fügen Sie eine Aktivität Datei oder Ordner verschieben hinzu, um die neue Datei in den Ordner der verarbeiteten Elemente zu verschieben.
1. Zu verschiebende(r) Datei oder Ordner – Wählen Sie die Ausgabevariable der Triggeraktivität Datei erstellt aus.
2. Zielordner – Wählen Sie die Ausgabevariable der Aktivität Create Folder aus.
3. Wenn die Datei/der Ordner bereits vorhanden ist – Auf Ersetzen festlegen.
Sie sind fertig und bereit, Ihr Projekt auszuführen!