Verwenden von Datei- und Ordnerressourcen

Sie können Workflows automatisieren, die Datei- und Ordnervorgänge wie Kopieren, Herunterladen, Hochladen, Verschieben oder Löschen in Onlineanwendungen und -diensten umfassen. Mit Microsoft 365- und Google WorkSpace-Aktivitäten können Sie den Onlinespeicher durchsuchen, um anzugeben, welche Dateien oder Ordner in Ihren Workflows verwendet werden sollen.

Abrufen von Dateien

Bei der Erstellung von Workflows über verschiedene Online-Anwendungen hinweg besteht der erste Schritt bei der Verwendung einer Datei- oder Ordnerressource darin, diese in Ihrer Automatisierung mit Hilfe von Aktivitäten, die Dateien abrufen, verfügbar zu machen, z. B:

• Trigger Datei erstellt (für Google Drive oder Microsoft One Drive und SharePoint) und Datei aktualisiert (für Google Drive oder Microsoft One Drive und SharePoint) – Starten einer Automatisierung, wenn eine Datei erstellt oder aktualisiert wird.
• Download-Aktivitäten – Herunterladen der Dateien von einer Online-App oder einem Online-Dienst. Die Download File-Aktivitäten sind für mehrere Online-Apps und -Dienste verfügbar. Die Aktivitäten Download Email Attachments sind für Gmail und Microsoft Outlook verfügbar.
• Get-Aktivitäten – Abrufen einer Referenz für Dateiressourcen in einer Online-App zur Verwendung in anderen Aktivitäten. Zum Beispiel die Aktivitäten Get File/Folder und Get File List für Google Drive oder Microsoft OneDrive und SharePoint.
• For each file/folder – Iterieren einer Liste von Dateien und Ordnern in Google Drive oder Microsoft OneDrive und SharePoint.

Hochladen und Senden von Dateien

Nachdem eine Dateiressource in einer Automatisierung abgerufen wurde, können Sie sie hochladen oder senden. Zum Beispiel:

• Aktivitäten hochladen – Laden Sie Dateien in eine Online-App oder einen Online-Dienst hoch. Upload File- Aktivitäten sind für mehrere Online-Apps und -Dienste verfügbar.
• Aktivitäten, die E-Mails mit Anhängen senden, z. B. Send Email, Reply to Email für Google Drive oder Microsoft OneDrive und SharePoint, oder Aktivitäten, die Dateien senden, wie beispielsweise Send File to Channel für Slack.

Verschieben von Dateien und Ordnern

Dedizierte Aktivitäten sind zum Verschieben von Dateien innerhalb von Google Drive (Move File) und von Dateien oder Ordnern innerhalb von Microsoft OneDrive und SharePoint (Move File/Folder) verfügbar.

Löschen von Dateien und Ordnern

Zum Löschen von Dateien aus mehreren Anwendungen stehen dedizierte Delete File-Aktivitäten zur Verfügung. Die Delete File/Folder-Aktivitäten für Google Drive und Microsoft OneDrive und SharePoint können sowohl Dateien als auch Ordner löschen.

Eigenschaften der Dateiressourcen

Zusätzlich zur Ressource selbst können Sie verschiedene Eigenschaften verwenden, um bestimmte Aktionen in Ihren Automatisierungen auszuführen. Sie können beispielsweise Bedingungen basierend auf der Größe oder Erweiterung einer Datei erstellen, um zu filtern, welche Dateien verwendet werden sollen, oder den Namen der Datei im Textkörper einer E-Mail hinzufügen.

In der folgenden Tabelle sind die gängigsten Eigenschaften von Dateiressourcen aufgeführt. Nicht alle Eigenschaften sind für alle Aktivitäten verfügbar.

Eigenschaften	Beschreibung
VollerName	Dateiname einschließlich Erweiterung.
Name	Dateiname ohne Erweiterung
Erweiterung	Dateierweiterung
Erstellungsdatum	Datum und Uhrzeit, wann die Datei erstellt wurde. Zusätzliche Werte sind basierend auf dem Datum verfügbar, z. B. der Wochentag oder Teile des Datums wie das Jahr.
Datum der letzten Änderung	Datum und Uhrzeit, wann die Datei zuletzt geändert wurde. Zusätzliche Werte sind basierend auf dem Datum verfügbar, z. B. der Wochentag oder Teile des Datums wie das Jahr.
ID	Eindeutige ID der Ressource.
MimeTyp	Medientyp der Ressource, falls verfügbar.
GrößeInBytes	Größe in Bytes.
Ist Ordner	Ob die Ressource ein Ordner ist.
IsResolved	Ob die Remoteressource für die Verwendung verfügbar ist.
URI	URI, der die Remoteressource identifiziert.
LokalerPfad	Der Pfad, zu dem die Ressource lokal heruntergeladen wird.
LocalCopy	Verweis auf die lokale Kopie der Ressource.

Beispiele für die Verwendung von Dateiressourcen in einer Automatisierung

E-Mail-Anhänge von Gmail in Google Drive hochladen

Diese einfache Automatisierung wird ausgelöst, wenn eine neue E-Mail mit Anhängen empfangen wird, und sie lädt die E-Mail-Anhänge herunter und dann in einen Google Drive-Ordner hoch.

Tipp:

Wenn Sie Zeit sparen möchten, verwenden Sie die Vorlage E-Mail-Anhänge aus Gmail in Google Drive hochladen, um diesen Workflow zu erstellen.

1. Erstellen Sie ein neues Projekt und wählen Sie E-Mail empfangen als Trigger aus.
2. In der Triggeraktivität:
   1. Erstellen oder wählen Sie eine Verbindung aus.
   2. Wählen Sie Zusätzliche Optionen anzeigen und dann die Option Nur mit Anlagen aus.
   3. Wählen Sie den Ordner, in dem die E-Mails eintreffen, aus dem Feld E-Mail-Ordner oder Bezeichnung aus .
3. Fügen Sie die Google Workspace-Aktivität Download Email Attachments hinzu. Wählen Sie in der Aktivität eine Verbindung aus und dann für die Option E-Mail das Feld mit der Bezeichnung Klicken, um eine Variable zu verwenden aus, dann E-Mail erhalten > E-Mail.
4. Fügen Sie eine Google WorkSpace-Aktivität Upload Files hinzu. In der Aktivität:
   1. Erstellen oder wählen Sie eine Verbindung aus.
   2. Wählen Sie das Feld Dateimit der Bezeichnung Klicken, um eine Variable zu verwenden aus und dann E-Mail-Anhänge herunterladen > Anhänge.
   3. Wählen Sie den Zielordner mithilfe des Ordner-Browsers aus.

E-Mail senden, wenn eine neue Datei erstellt wird

Diese einfache Automatisierung sendet eine E-Mail, wenn eine neue Datei in einem Microsoft OneDrive-Ordner erstellt wird. Die in diesem Beispiel verwendeten Aktivitäten sind auch für Google Drive verfügbar, sodass Sie die gleichen Schritte verwenden können, um eine ähnliche Automatisierung zu erstellen, wenn Sie Google WorkSpace anstelle von Microsoft 365 verwenden.

1. Erstellen Sie ein neues Projekt und wählen Sie Microsoft 365 Datei erstellt als Trigger aus.
2. In der Triggeraktivität:
   1. Erstellen oder wählen Sie eine Verbindung aus.
   2. Wählen Sie den Ordner, in dem die Datei erstellt wird, aus dem Feld In Speicherort aus, z. B. Berichte.
3. Fügen Sie eine Microsoft 365-Aktivität Send Email hinzu. In der Aktivität:
   1. Erstellen oder wählen Sie eine Verbindung aus.
   2. Fügen Sie einen Empfänger im Feld An hinzu.
   3. Fügen Sie einen Betreff im Feld Betreff hinzu, z. B. „Bericht erstellt“.
   4. Fügen Sie einen Text in das Feld Text ein. Um beispielsweise eine Nachricht einzugeben, die den Namen der neuen Datei enthält: „Ein neuer Bericht, File name, ist im Ordner „Berichte“ verfügbar.“
      1. Geben Sie „Ein neuer Bericht“ ein.
      2. Um die Variable für den Dateinamen nach dem letzten Zeichen hinzuzufügen, wählen Sie Datei erstellt > Mehr anzeigen > Datei > VollerName aus.
      3. Setzen Sie die Eingabe fort, nachdem die Variable „im Ordner „Berichte“ verfügbar ist.