Erstellen einer Automatisierung aus einer Idee

Eine Automatisierung besteht aus einer Sequence verwandter, miteinander verbundener Aktivitäten. Eine Aktivität ist der Grundbaustein einer Automatisierung und stellt einen Schritt oder eine Aufgabe in einem Workflow dar, den Sie automatisieren können.

So erstellen Sie eine Automatisierung:

1. Zerlegen Sie die Idee, die Sie automatisieren möchten, in ihre einzelnen Schritte, entscheiden Sie, was die Automation auslösen soll, und identifizieren Sie alle Apps und Dienste, die Sie dabei verwenden.
2. Erstellen Sie ein Projekt in Studio Web. Sehen Sie sich die verfügbaren Vorlagen an. Möglicherweise finden Sie eine, die Ihrem Szenario entspricht, und können so Zeit und Mühe sparen, da Sie nicht bei Null anfangen müssen.
3. Identifizieren Sie die Aktivitäten, mit denen Sie die einzelnen Schritte automatisieren können, fügen Sie sie Ihrem Projekt hinzu und konfigurieren Sie sie im Projektdesigner.
4. Testen Sie Ihr Projekt. Es kann sein, dass es nicht auf Anhieb klappt und Sie einige Male nachjustieren müssen, bevor es wie gewünscht funktioniert.
5. Veröffentlichen Sie Ihr Projekt, um es als Automatisierung verfügbar zu machen. Wenn ein Ereignistrigger oder ein Zeittrigger verwendet wird, wird die Automatisierung automatisch ausgeführt.

Beispiel für das Erstellen einer Automatisierung

Eine Idee kann so einfach sein wie „Ich möchte, dass jeder abgesagte Termin automatisch aus meinem Outlook-Kalender entfernt wird“.

Wir werden den Prozess aufschlüsseln und herausfinden, wie wir ihn automatisieren können:

• Der Outlook-Kalender wird automatisiert, d. h. wir nutzen die Aktivitäten von Microsoft Office 365.
• Die Automatisierung wird immer dann ausgeführt, wenn ein Kalenderereignis aktualisiert wird. Sie wird also durch das Ereignis Kalenderereignis aktualisiert ausgelöst.
• Ein Ereignis wird nur dann entfernt, wenn es abgebrochen wurde. Deshalb fügen wir eine Bedingung hinzu, um das Ereignis nur zu verarbeiten, wenn es abgebrochen wurde, indem wir eine If-Aktivität verwenden. Dann fügen wir eine Delete Event-Aktivität hinzu, um es aus unserem Kalender zu entfernen, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Erstellen der Automatisierung

1. Gehen Sie auf die Seite „Projekte “ in Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt. Wählen Sie für den Trigger das Microsoft 365-Ereignis Calendar Event Updated aus. Die Triggeraktivität wird dem Projekt hinzugefügt.
2. Fügen Sie in der Aktivität Calendar Event Updated eine Verbindung hinzu oder wählen Sie sie aus.
3. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen nach dem Trigger und fügen Sie eine If-Aktivität hinzu.

   Mit dieser Aktivität können Sie eine Bedingung definieren und dann Aktivitäten hinzufügen, die ausgeführt werden, wenn die Bedingung in der Then-Verzweigung erfüllt ist, und optional Aktivitäten, die ausgeführt werden, wenn die Bedingung in der Else-Verzweigung nicht erfüllt ist. Für unser Szenario benötigen wir die Bedingung, dass das Ereignis abgebrochen wird, und verwenden nur die Then-Verzweigung, um eine Aktivität zum Löschen des Ereignisses hinzuzufügen, wenn die Bedingung erfüllt ist.

4. Klicken Sie in der Aktivität If auf das Feld Bedingung, um den Bedingungsgenerator zu öffnen:

   1. Im ersten Feld suchen wir nach der Ereigniseigenschaft IsCancelled für das Ereignis, das die Automatisierung ausgelöst hat. Wir können nach dem Text Abbrechen suchen oder Mehr anzeigen auswählen > Variable verwenden > Kalenderereignis aktualisiert > Ereignis > IsCancelled.
   2. Wählen Sie im zweiten Feld ist „true“ aus.
      
      

      

      
      
5. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen im Feld Then und fügen Sie eine Microsoft 365-Aktivität Delete Event hinzu. Wir werden es so konfigurieren, dass das Ereignis, das die Automatisierung ausgelöst hat, gelöscht wird.
   1. Fügen Sie eine Verbindung hinzu oder wählen Sie eine aus.
   2. Zu löschendes Ereignis – Klicken Sie auf und wählen Sie Kalenderereignis aktualisiert > Ereignis, um anzugeben, dass Sie das Ereignis löschen möchten. Da diese Aktivität in der „Then“-Verzweigung hinzugefügt wird, wird das Ereignis nur gelöscht, wenn es abgebrochen wurde.
   3. Löschen – Wählen Sie Einzelnes Ereignis aus, um nur das Einzelereignis zu löschen, wenn es sich um ein wiederkehrendes Ereignis handelt.
      
      

      

      
      

Testen Sie die Automatisierung

Um die Automatisierung zu testen, stellen Sie sicher, dass in Ihrem Outlook-Kalender ein kürzlich abgesagtes Ereignis vorhanden ist. Sie können Testtrigger in der Triggeraktivität auswählen, um zu überprüfen, ob Sie mindestens ein Ereignis haben, das kürzlich aktualisiert wurde.

Klicken Sie oben im Designer auf Test , um die Automatisierung zu testen und in Ihrem Kalender nachzusehen, ob das abgesagte Ereignis entfernt wurde.

Veröffentlichen Sie die Automatisierung

Wenn die Automatisierung wie erwartet funktioniert, müssen Sie sie nur noch in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich veröffentlichen, damit sie ausgeführt werden kann.Klicken Sie oben im Designer auf Veröffentlichen, geben Sie einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Veröffentlichen.