Setting up Automation integration

Introduction

To trigger automations, you must set up Automation integration. Below is an overview of the steps to set up an Automation integration for a Process Mining process app.

Manually triggered and automatically triggered automations

There are two different types of automations that can be triggered from a process app.

1. Manually triggered automations are initiated by business users from the process app dashboards.

2. Automatically triggered automations are initiated when predefined conditions, determined by tags, are met during data ingestion for the process app.

Remarque :

Manual triggers can be done from both the development and published app. Automatic triggers are only applied when running ingestions on a published app.

Envoyer un exemple d'e-mail

Vous pouvez télécharger le fichier Send_Email_example_files.zip pour configurer facilement une intégration d'automatisation pour envoyer vous-même un e-mail.

Le fichier Send_Email_example_files.zip contient :

• Un fichier SendEmail.zip avec un projet de workflow d'automatisation que vous pouvez importer dans Studio.
  Remarque :

  Le workflow d'automatisation est intégré à UitPath Studio 2022.10.5.

• Un fichier simpleschema.json que vous pouvez utiliser pour configurer la file d'attente Orchestrator.

Step 1: Create an automation workflow

Astuce :

Vous pouvez commencer à créer une automatisation dans Studio directement depuis le Gestionnaire d'automatisation ( Automation Manager).

1. In Process Mining open the process app for which you want to enable automation integration in the Dashboard editor. Refer to Working with the dashboard editor for details.

2. Dans l 'éditeur de tableau de bord, sélectionnez l'option Gestionnaire d'automatisation (Automation Manager ) pour ouvrir le gestionnaire d'automatisation.

3. Select Build automation to open Studio. Refer to Automation manager for details.

Pour configurer l' intégration de l'automatisation, créez d'abord un workflow d'automatisation dans Studio. Par exemple, vous pouvez configurer une automatisation pour envoyer un e-mail lorsqu'un élément est ajouté à une file d'attente Orchestrator. Cette automatisation peut être utilisée, par exemple, pour envoyer un e-mail de rappel concernant un cas de retard de paiement détecté dans Process Mining. Consultez l'illustration ci-dessous pour un exemple de workflow d'automatisation.

Définissez une activité Obtenir l'élément de transaction ( Get Transaction Item ) dans le workflow d'automatisation si vous souhaitez activer l'extraction d'éléments des files d'attente. Voir l'illustration ci-dessous.

Dans l'exemple ci-dessus : les activités Définir la valeur de la variable (Set Variable Value) sont utilisées pour définir les arguments des variables qui peuvent être utilisées dans l'e-mail. L'activité Microsoft Office 365 : Envoyer un e-mail (Microsoft Office 365: Send Email) est utilisée pour envoyer un e-mail de notification à partir de l'automatisation.

1. Dans Studio, publiez l'automatisation pour la rendre disponible dans Orchestrator.

Step 2: Set up an Orchestrator queue

1. Dans Orchestrator, créez une file d'attente à l'aide d'un schéma JSON de données spécifiques. Le schéma JSON de données définit les données d'entrée requises pour l'automatisation. Assurez-vous que le schéma JSON correspond aux arguments définis dans l'automatisation.

Important :

Seules les files d'attente contenant un fichier de schéma JSON de données spécifiques dans Orchestrator sont prises en charge par Process Mining. Vous trouverez ci-dessous un exemple de schéma JSON de données spécifiques utilisé pour configurer l'intégration avec Process Mining.

{  "definitions": {},
   "$schema": "http://json-schema.org/draft-07/schema#",
   "$id": "http://example.com/root.json",
   "type": "object",
   "title": "The Root Schema", 
   "properties":{
           "CaseID":
            {  "type": "string"
        },
            "Supplier": 
            {  "type": "string"
        },
            "Value":
            {  "type": "number"
        },
            "Email": 
            {  "type": "string" 
        }
   }
 }

2. Ajoutez un déclencheur pour la file d'attente et sélectionnez le workflow d'automatisation que vous avez créé dans Studio comme processus associé.

Lorsque vous avez créé une file d'attente dans Orchestrator, vous pouvez référencer cette file d'attente à partir d'une application de processus Process Mining .

Step 3. Configure the automation integration in Process Mining

1. Dans Process Mining, ouvrez l'application de processus pour laquelle vous souhaitez activer l'intégration de l'automatisation dans l'éditeur de tableau de bord. Voir Travailler avec l'éditeur de tableau de bord (Working with the dashboard editor).

2. Dans l'éditeur de tableau de bord, sélectionnez le bouton Gestionnaire d'automatisation (Automation Manager) pour ouvrir le gestionnaire d'automatisation. Voir Gestionnaire de l'automatisation.

3. Ajoutez une nouvelle automatisation et sélectionnez la file d'attente Orchestrator .

   • Select +Connect automation.
     Remarque :

     Si vous n'avez pas créé d'automatisation, vous pouvez sélectionner l'option Créer une automatisation (Build automation ) pour ouvrir Studio, où vous pouvez commencer à mettre au point une automatisation.

   • Dans la boîte de dialogue Ajouter une file d'attente , sélectionnez la file d'attente Orchestrator que vous souhaitez utiliser. Le schéma de données défini dans le fichier Schéma JSON de données pour la file d'attente Orchestrator est chargé. Notez que seules les files d'attente contenant un fichier de schéma JSON de données spécifiques dans Orchestrator sont disponibles pour Process Mining.
   • Mappez les champs d'entrée de l'automatisation aux champs de données appropriés disponibles dans votre application de processus.
     Important :

     Vérifiez le type de données des champs d'entrée de la file d'attente définis dans le Schéma JSON de données spécifiques (Specific data JSON schema) et assurez-vous de mapper les champs d'entrée à un champ de données Process Mining avec le type d'entrée correct. Voir Modèles d'applications.

     Remarque :

     Au lieu d'effectuer un mappage vers un champ de cas spécifique, vous pouvez sélectionner l'option Entrée de l'utilisateur professionnel (Business user input) pour un champ de saisie de texte. Cela permet aux utilisateurs professionnels de saisir un texte libre lors du déclenchement d'une automatisation. Par exemple, une description ou une adresse e-mail. L'option Entrée de l'analyste permet de saisir un texte personnalisé qui s'affiche en lecture seule pour l'utilisateur professionnel.

     
     

     

     
     

     The Business user input option is only applicable to Manual triggers.

   • Saisissez le Nombre maximum de cas envoyés à la fois ( Maximum number of cases sent at once ) pour limiter le nombre d'incidents pouvant être envoyés à Orchestrator.

     Remarque :

     En tant qu'analyste, il est important de envisager de limiter le nombre de cas qu'un utilisateur professionnel peut envoyer à Orchestrator en fonction du cas d'utilisation spécifique. Par défaut, le système permet d'envoyer 50 incidents à la file d'attente, mais la plage peut être ajustée de 1 à 1 000, ce qui offre une flexibilité pour différents scénarios.

     
     

     

     
     

   • Select the type of the trigger for the automation from the Trigger list box.

     If you want to configure an Automatic trigger for an automation, add the tags to define the trigger conditions. A case that meets a condition when the filter is evaluated will be sent to Orchestrator.

     Remarque :

     Each trigger condition is evaluated separately. For example, Case 001 has tags A and B. When you have set the trigger conditions for both A and B, this case will be sent to Orchestrator twice (one based on condition A and one based on condition B).

4. Publish the process app to make the automation available in the published process app.

   • Sélectionnez Publier ( Publish).

   The automation is now available in the process app.

Manually triggered automations

When you select the Manual trigger type for the automation, business users can trigger the automation from the published process app. The Trigger an automation option is available on most dashboards and charts. Check the illustration below for an example.

When the user has selected cases that are candidate for automation ,the Trigger an automation option can be selected to enter the input data for the automation. Check the illustration below for an example.

For every case that is selected, a Queue item is created in the Orchestrator queue that will trigger the automation defined in Studio.

Refer to Triggering an automation from a process app for details on how to trigger an automation from a published process app.

Automatically triggered automations

Automated triggers can trigger automations when specific events occur within the process. This allows for immediate attention to a case for enhanced efficiency and streamlined workflows.

When you select the Automatic trigger type for the automation, the automation is triggered automatically when the trigger conditions have met. The trigger conditions are determined by tags that are evaluated any time data for the process app is ingested. Each case that meets the conditions creates a Queue item in the Orchestrator queue, which initiates the automation defined in Studio.

Step 4. Execute the automation

Un robot récupère l'automatisation et effectue l'action définie dans l'automatisation.