Realizar a Análise de Custo-benefício

Nesta página o Gerente de Projeto pode registrar os custos necessários para a implementação da ideia de automação. Eles são processados pelo sistema para calcular o benefício líquido de automatizar esse processo. Ao clicar em Editar os campos a seguir tornam-se editáveis, permitindo que você adicione as informações específicas conforme a imagem abaixo:

Plano do Projeto

Essa é uma configuração granular para a duração de cada fase de implementação.

• A facilidade de implementação é exibida conforme calculada pelo algoritmo na fase de avaliação. Se o gerente de projeto considerar que isso, com base em sua experiência, não tem precisão, ele pode facilmente substituí-lo.
• A tabela Linha de Base deve ser preenchida antes do início da implementação com estimativas do Gerente de Projeto acerca da duração da implementação. A plataforma calcula o número de dias de trabalho necessários para concluir uma Fase e ela define automaticamente a data de início para a próxima fase. Assim que você clica no botão Definir linha de base, essa estimativa inicial não pode mais ser atualizada.

• As colunas de Estimativa Real e Nova precisam ser preenchidas assim que as fases de implementação especificadas são concluídas. Nesta tabela, há um reflexo da realidade do progresso de implementação, fornecendo uma visão clara do delta entre a estimativa inicial e o real ou novas estimativas.

  Além disso, o campo Data de Lançamento também pode ser editado, permitindo que os usuários adicionem a data exata em que uma ideia é lançada. Se esse campo não for preenchido na tabela Estimativa Real e Nova, por padrão, a Data de Lançamento exibida nas tabelas e relatórios do espaço de trabalho mostra a data em que a automação foi atualizada para a fase Ativa, com o status Em Produção.

Estimativa de Robôs Necessários e Refinamento de Benefícios

Confira as suposições referentes ao Potencial de Automação, que fornecem informações sobre quanto do processo pode ser automatizado. Esses resultados calculados pelo algoritmo fornecem uma estimativa do quão mais rápido um robô executaria o processo, se comparado a um humano.

Observação:

• Se necessário, o valor do Potencial de Automação pode ser substituído para ajustar os volumes de forma que reflitam a realidade do projeto.
• Assim que a página Análise de Custo-Benefício é salva (mesmo sem nenhuma alteração), o sistema salva o valor existente para o Potencial de Automação Final como o KPI de Potencial de Automação Revisado e calcula com base nele os KPIs Revisados que podem ser encontrados na tabela de Pipeline de Automação.

• Primeiro, o Fornecedor de Software de RPA Usado precisa ser selecionado na lista suspensa. Essa lista é preenchida com todos os fornecedores de software configurados durante a plataforma Configuração de custos que têm pelo menos 1 Custo de execução definido na seção Configuração de custos - Custos de execução-Custos de software de RPA.
• A tabela Suposições sobre a Automação permite que o Gerente de Projeto selecione o tipo de robô que será usado dentre as opções abaixo:
• Assistido: robôs que precisam de interação humana. Nesse caso, os suposições do robô não serão exibidas, pois a plataforma é configurada de maneira a balancear o número de robôs assistidos com o número de funcionários realizando o processo.
• Não assistido: robôs que não requerem nenhuma interação humana. Nesse caso, o Gerente de Projeto precisa inserir manualmente as seguintes suposições sobre a automação: Funcionamento do Robô em horas/dia, Funcionamento do Robô em dias/ano e multiplicador de Velocidade do Robô.
• A Volumetria do Processo é preenchida automaticamente com informações da Avaliação Detalhada. Certifique-se de concluir primeiro essa avaliação na página Sobre.
• O Tempo Médio de Processamento Humano vs Automatizado é preenchido automaticamente com informações da Avaliação Detalhada para o caso de Automações Assistidas. Para Automações Não Assistidas, o Tempo Médio de Processamento por transação para o robô pode ser adicionado manualmente ou obtido pelo sistema dividindo o Tempo Médio de Processamento por transação para um humano pelo multiplicador de velocidade do robô (entrada manual). Esse resultado é usado posteriormente ao calcular quantos robôs seriam necessários para processar o volume de transações dado o potencial de automação e as suposições do robô.

• As Estimativas de Desmembramento de Volume fornecem os KPIs relacionados ao processo como está: totalmente realizado por humanos (coluna Antes da Automação), junto com os segmentos que ainda serão gerenciados por humanos após a automação, caso o processo não passe a ser 100% automatizado (coluna Após a Automação).

  • As últimas duas colunas fornecem informações sobre o que acontece com os robôs conforme estimado pelo algoritmo, com base no potencial de automação calculado pelo sistema e no potencial de automação final, que pode ser fornecido pelo gerente de projeto que pode ter informações adicionais além daquelas introduzidas na avaliação detalhada. Caso o usuário tente substituir o Potencial de Automação, a plataforma destaca todos os valores impactados.

  • O FTR total pós-automação é baseado na seleção feita para o Tipo de Automação:

    • para o caso de Automações Assistidas, o valor sugerido pelo algoritmo será igual ao número de funcionários realizando a tarefa/processo;

    • para o caso de Automações Não Assistidas, o valor calculado leva em consideração as suposições introduzidas na tabela de Suposições de Automação e o Multiplicador de Velocidade do Robô, que ajuda a calcular o Tempo Médio de Processamento do robô por transação.

      O valor do FTR pode ser substituído se necessário.

  • O custo operacional anual pós-automação representa a soma de todos os custos de operação adicionados na página Análise de Custo-Benefício - seção Estimativas de Custos.

  • O custo operacional por transação representa os Custos Operacionais Anuais divididos pelos Volumes anuais.

Estimativas de Custo

Isso fornece uma estimativa dos custos totais necessários para essa ideia de automação, incluindo os custos de implementação, que podem ser definidos por fases de implementação, e os custos operacionais, que incluem custos de licença, infraestrutura, manutenção, suporte, hospedagem e outros custos recorrentes. Essa informação afeta o cálculo do Custo Operacional por Ano para o robô.

• Os dados inseridos pelo Gerente de Programa em Custos Únicos — Custos de Implementação de Pessoas fornece um resumo de quanto cada fase custa, bem como o custo total para a implementação.

• Em Custos Operacionais, o gerente de programa define os custos por ano para toda a vida útil da ideia de automação e o número de itens/licenças.

  Após todos os tipos de custo dessa categoria serem preenchidos, o resumo com todos os tipos de custo é exibido com uma base mensal ou anual. O custo por transação quando o processo é realizado por um humano versus o custo por transação quando o processo é realizado por um robô é exibido na parte superior da página nas estimativas de Desmembramento de Volume.