Configuring access for accounts

Lorsque vous disposez du rôle Administrator, vous pouvez configurer des autorisations de locataire ou de dossier affinées pour les objets qui existent déjà au niveau de l’organisation (c’est-à-dire les groupes, les utilisateurs, les comptes Robot et les applications externes) via Orchestrator, en les attribuant à des locataires ou à des dossiers dans Orchestrator. C’est par l’attribution d’un ou de plusieurs rôle(s) qu’un objet obtient les autorisations requises pour effectuer des opérations spécifiques dans un locataire ou un dossier.

Vous pouvez utiliser des groupes afin de simplifier le contrôle des accès, dans la mesure où les groupes vous permettent de gérer des objets présentant des besoins similaires.

Remarque :

• Lorsque vous renommez un groupe local au niveau de l’organisation, celui-ci sera également renommé dans Orchestrator. Si vous le renommez plusieurs fois dans un laps de temps très bref, seule la dernière modification sera capturée dans les journaux d’audit d’Orchestrator. Si vous souhaitez afficher tous ces changements, vous pouvez consulter l’audit au niveau de l’organisation.
• Étant donné que le nom d’utilisateur d’un compte Robot est permanent et qu’il ne peut pas être modifié une fois défini, la colonne Nom d’utilisateur sous Gérer l’accès reste également inchangée. Par exemple, si vous renommez le robot Test en Test1, seule la colonne Nom sera mise à jour avec la nouvelle valeur, tandis que le Nom d’utilisateur restera inchangé. Pour plus d’informations, voir la section Ajouter des comptes Robot.

Pour utiliser tous les types d’identités disponibles, les groupes, les utilisateurs, les comptes Robot et les applications externes sont répartis dans différentes pages dédiées respectivement aux groupes, aux utilisateurs, aux comptes Robot et aux applications externes. Vous les trouverez sous des onglets dédiés sur la page Gérer l’accès.

L’onglet Tout, qui propose une vue d’ensemble des onglets, inclut tous les objets pour lesquels l’accès a été attribué au niveau du locataire. Les onglets Groupes, Utilisateurs, Comptes Robot et Applications externes incluent les groupes locaux et les groupes d’annuaire, les utilisateurs locaux et les utilisateurs d’annuaire, les comptes Robot, ainsi que les applications externes auxquelles l’accès a été attribué au niveau du locataire.

Contrôle des accès au niveau du locataire

La page Gérer l’accès (Manage access) vous permet de contrôler l’accès à tous les objets (groupes de données, utilisateurs, comptes Robot, applications externes). Cela signifie que vous pouvez :

• affecter à un locataire l’ensemble des objets qui existent déjà au niveau de l’organisation
• configurer des autorisations pour les objets dans Orchestrator
• supprimer l’accès du locataire dans les objets existants

La configuration du groupe (rôles, connexion Web, paramètres du robot) est transmise à tout utilisateur appartenant à ce groupe, puis ajoutée ou enregistrée automatiquement ultérieurement.

Attribuer des groupes à un locataire

Dans un locataire, lorsque vous attribuez des groupes et que vous leur ajoutez des rôles, n’oubliez pas que ces derniers seront hérités par tous les utilisateurs et tous les comptes Robot appartenant à ce groupe.

Les groupes sont créés et gérés par les administrateurs de l'organisation à partir de la page Admin > Comptes et groupes (Accounts and Groups).

Remarque :

Par défaut, le filtre Type d’accès utilisateur de la page Tous et Utilisateurs est défini sur Élevé, affichant uniquement les utilisateurs avec un accès directement affecté ou élevé. Pour afficher tous les utilisateurs, y compris ceux qui héritent de l'accès via des groupes, définissez le filtre sur Tous.

1. Dans le champ de recherche, saisissez un groupe d’utilisateurs existant pour lequel vous souhaitez prouver l’accès du locataire.

Si un nouveau groupe est requis, cliquez sur Gérer les comptes afin d’arriver au niveau de l’organisation, où tous les nouveaux objets sont ajoutés.

2. Cliquez sur le champ Rôles, puis cochez la case de chaque rôle que vous souhaitez attribuer au groupe sélectionné.

Vous pouvez si besoin définir un nouveau rôle en cliquant sur Nouveau rôle.

3. Dans Paramètres du compte, vous pouvez choisir si les membres du groupe peuvent se connecter à l’interface utilisateur d’Orchestrator.

Après la migration vers l'union des privilèges, l'accès à l'interface utilisateur est déterminé par les autorisations combinées de tous les groupes auxquels appartient un compte. Cela signifie que si au moins un groupe accorde l'accès à l'interface utilisateur, le compte aura accès quels que soient les paramètres du compte individuel.

4. Si vous souhaitez également créer un Attended Robot pour les membres du groupe, cliquez sur Suivant.

Sinon, cliquez sur Ignorer et attribuer (Skip and assign) pour appliquer vos paramètres.

Attribuer des comptes à un locataire

Nous vous recommandons de gérer l'accès des utilisateurs en attribuant des rôles aux groupes , puis en attribuant de manière adéquate les utilisateurs aux bons groupes pour leur accorder les rôles nécessaires.

Cependant, si vous devez procéder à une attribution de rôle unique pour un utilisateur spécifique, vous pouvez, directement fournir l'accès à l'utilisateur comme suit :

1. Dans le champ de recherche, saisissez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez attribuer l’accès au locataire.

Si un nouvel utilisateur est requis, cliquez sur Gérer les comptes afin d'arriver au niveau de l'organisation, où tous les nouveaux objets sont ajoutés.

2. Cliquez sur le champ Rôles (Roles), puis cochez la case de chaque rôle que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur sélectionné.

Vous pouvez si besoin définir un nouveau rôle en cliquant sur Nouveau rôle.

3. Dans Paramètres du compte, vous pouvez choisir si l'utilisateur peut se connecter à l'interface utilisateur d'Orchestrator.

Après la migration vers l'union des privilèges, l'accès à l'interface utilisateur est déterminé par les autorisations combinées de tous les groupes auxquels appartient un compte. Cela signifie que si au moins un groupe accorde l'accès à l'interface utilisateur, le compte aura accès quels que soient les paramètres du compte individuel.

4. (Facultatif) Sous Mettre à jour les paramètres de stratégie, choisissez le niveau de version vers lequel vous souhaitez que cet utilisateur soit obligé de mettre à jour les applications UiPath sur sa station de travail. Si vous sélectionnez une stratégie, l’utilisateur ne pourra pas utiliser le Robot UiPath®, Studio ou l’Assistant tant qu’il n’aura pas mis à niveau ces applications vers la version requise par la stratégie. Ce paramètre peut vous aider à vous assurer que tous vos utilisateurs utilisent les mêmes versions.
5. Si vous souhaitez également créer un robot Attended ou Unattended pour cet utilisateur, cliquez sur Suivant.

Sinon, cliquez sur Ignorer et attribuer (Skip and assign) pour appliquer vos paramètres.

Attribuer des comptes Robot à un locataire

Nous vous recommandons de gérer l’accès des Robots en attribuant des rôles aux groupes , puis en attribuant de manière adéquate les comptes Robot aux bons groupes pour leur accorder les rôles nécessaires.

Cependant, si vous devez procéder à une attribution de rôle unique pour un compte Robot spécifique, vous pouvez, directement fournir l’accès au Robot comme suit :

1. Dans le champ de recherche, saisissez le compte Robot pour lequel vous souhaitez accorder l’accès au locataire.

Si un nouveau Robot est requis, cliquez sur Gérer les comptes afin d’arriver au niveau de l’organisation, où tous les nouveaux objets sont ajoutés.

2. Cliquez sur le champ Rôles, puis cochez la case de chaque rôle que vous souhaitez attribuer au Robot sélectionné.

Vous pouvez si besoin définir un nouveau rôle en cliquant sur Nouveau rôle.

3. Si vous souhaitez également créer un Robot Unattended pour cet utilisateur, cliquez sur Suivant.

Sinon, cliquez sur Ignorer et attribuer (Skip and assign) pour appliquer vos paramètres.

Attribuer des applications externes à un locataire

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer des autorisations de locataire ou de dossier affinées pour les applications confidentielles , en les attribuant à des dossiers ou à des locataires dans Orchestrator. Une application externe obtient les autorisations requises pour effectuer des opérations particulières dans un dossier ou un locataire via un ou plusieurs rôles.

1. Go to Tenant > Manage Access. The Manage Access page is displayed.
2. Cliquez sur Attribuer des rôles (Attribuer des rôles) > Application externe (External app) . La fenêtre Affecter des rôles à une application externe (Attribuer des rôles à une application externe) s'affiche.

Image 1. Affecter des rôles à une application externe

3. Dans le champ de recherche, saisissez le nom de l’application externe que vous souhaitez ajouter.
4. Under Roles, select the role(s) for this object.
5. Cliquez sur Affecter (Assign).

Attribuer plusieurs comptes

1. Accédez à Locataire > Gérer l'accès > et cliquez sur l'onglet Rôles.
2. Sur la page Rôles, sélectionnez un rôle dans la liste, puis cliquez sur Autres actions  > Gérer les utilisateurs.

La fenêtre Gérer les utilisateurs s'affiche et tous les utilisateurs, groupes et Robots sont répertoriés. Lorsque la case est cochée, cela signifie que le rôle a été attribué aux objets concernés.

3. Cochez ou décochez les cases selon vos besoins afin que seuls ceux qui devraient avoir ce rôle soient sélectionnés.

Figure 2. Gérer les utilisateurs administrateurs

4. Cliquez sur Mettre à jour (Update) pour enregistrer toutes vos modifications.

Les modifications apportées aux rôles s'appliquent immédiatement lorsqu'un utilisateur se connecte, ou automatiquement dans l'heure qui suit.

Vérification des rôles attribués

Vous pouvez afficher les rôles attribués à un objet (utilisateur, groupe, compte Robot, application externe) à partir des emplacements suivants au niveau du locataire :

• Gérer l’accès > onglet Attribuer les rôles > sélectionnez l’objet dans la liste > Autres actions > Vérifier les rôles et les autorisations
• Gérer l’accès > Attribuer les rôles > icône à trois points > Vérifier les rôles et les autorisations
• Robots > sélectionnez le compte dans la liste > Autres actions > Vérifier les rôles et les autorisations
• Surveillance > Sessions utilisateur > sélectionnez le compte dans la liste > Icône Vérifier les rôles et les autorisations

Ces options affichent la fenêtre Afficher les autorisations (View permissions), qui est divisée entre les sections Accès au locataire (Tenant access) et Accès au dossier (Folder access). Et, chaque section est constituée des éléments suivants :

• Le volet Rôles (Roles) : spécifie le nom du rôle et son type (soit explicitement attribué, soit hérité).
• Le volet des autorisations : répertorie les autorisations incluses dans les rôles sélectionnés.

Accès du locataire

Cette section affiche les rôles et les autorisations accordés au niveau du locataire. Choisissez l’une des options suivantes :

• Tous les rôles de ce locataire (All roles in this tenant) : le volet des autorisations affiche toutes les autorisations correspondant à l’ensemble des rôles accordés à l’entité sélectionnée au niveau du locataire.
• Rôle spécifique : le volet des autorisations affiche uniquement les autorisations correspondant au rôle sélectionné, telles que celles-ci ont été attribuées à l’entité sélectionnée au niveau du locataire.

Figure 3. Accès du locataire

Accès aux dossiers

Cette section affiche les rôles et les autorisations accordés au niveau du dossier.

Vous pouvez utiliser la zone de sélection pour choisir le dossier particulier pour lequel afficher les rôles et leurs autorisations. La liste contient uniquement les dossiers auxquels l’entité sélectionnée est attribuée.

Si l’entité sélectionnée a plusieurs rôles pour le dossier choisi, vous pouvez choisir entre ces options :

• Tous les rôles de ce locataire : le volet des autorisations affiche toutes les autorisations correspondant à l’ensemble des rôles, telles que celles-ci ont été attribuées à l’entité sélectionnée au niveau du dossier.
• Rôle spécifique : le volet des autorisations affiche uniquement les autorisations correspondant au rôle sélectionné, telles que celles-ci ont été attribuées à l’entité sélectionnée au niveau du dossier.

Figure 4. Accès aux dossiers

Suppression d’un utilisateur ou d'un groupe

La suppression d'un utilisateur ou d'un groupe d'Orchestrator ne supprime pas le compte de votre organisation.

1. Accédez à Locataire (Tenant) > Gérer l'accès (Manage access) > onglet Attribuer des rôles (Assign roles).
2. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe, cliquez sur Autres actions et sélectionnez Supprimer.

Si l'utilisateur dont vous souhaitez supprimer le rôle a un Robot actuellement occupé, vous êtes informé que toutes les tâches en cours seront supprimées, et il vous est demandé si vous souhaitez procéder à la suppression ou annuler l'opération.

3. Confirmez l'opération.

L'utilisateur ou le groupe est supprimé d'Orchestrator et tous les rôles sont révoqués.

Sinon, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs et cliquez sur le bouton Supprimer (Remove).

Important :

• Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur ayant le rôle Administrateur (Administrator).
• Vous ne pouvez pas supprimer ou annuler l'affectation d'utilisateurs faisant partie des mappages utilisés dans les déclencheurs du dossier dans lequel réside le déclencheur. Assurez-vous que l'utilisateur n'est pas défini comme cible d'exécution dans un déclencheur afin de pouvoir le supprimer.
• La suppression d’un groupe d’annuaire ne supprime pas la licence d’un utilisateur d’annuaire associé, même si la suppression du groupe annule l’affectation de l’utilisateur aux dossiers. La seule façon de publier la licence est de fermer l’assistant UiPath.

Mappage recommandé de rôles à des groupes

La combinaison appropriée de groupes et de rôles vous permet de séparer correctement les autorisations et d'accorder un contrôle granulaire aux personnes appropriées. Pour ce faire, nous vous recommandons le couplage rôle-groupe suivant :

Groupe	A accès à l’interface Orchestrator	A accès à tous les dossiers/espaces de travail personnel uniquement	A accès à l'API	rôle du locataire	rôle de dossier
Automation Users	Non (No)	Espace de travail personnel Important : Si un utilisateur est affecté à d'autres dossiers via l'API, il a également accès à ces derniers en plus de l'espace de travail personnel.	Oui (Yes)	Autoriser à être un utilisateur d’automatisation (Allow to be Automation User)	Utilisateur d'automatisation
Automation Developers	Oui (Yes)	Tous les dossiers	Oui (Yes)	Allow to be Automation Developer	Automation Developer
Administrators	Oui (Yes)	Tous les dossiers	Oui (Yes)	Administrator d'Orchestrator	Administrateur de dossiers
Automation Express	Oui (Yes)	Tous les dossiers	Oui (Yes)	Autoriser à être un utilisateur d’automatisation (Allow to be Automation User)	Utilisateur d'automatisation

Résolution des problèmes

Erreur « Introuvable »

If an account was removed from the organization, when attempting to edit, enable/disable, or remove the account from Orchestrator (Tenant > Manage Access), a Not found (#1002) error is displayed.

Dans ce cas, le compte n'existe plus et n'a plus accès aux produits UiPath.

Contrôle des accès au niveau du dossier

Dans le locataire, l’accès peut également être contrôlé au niveau du dossier à partir de l’onglet Dossiers, utilisé pour la gestion des dossiers et des objets, ainsi qu’à partir du contexte du dossier, dans le menu de la barre latérale.

Attribuer des objets à un dossier

Accédez à l’onglet Locataire > Dossiers, choisissez le dossier et cliquez sur Comptes et groupes. Ensuite, cliquez sur Affecter (Assign) et sélectionnez l’objet à ajouter au dossier.

Remarque :

Vous pouvez également filtrer les objets par catégorie (tous, utilisateur, groupe, compte Robot, application externe).

Pour attribuer l’objet, vous devez lui ajouter un rôle. Une fois qu’il dispose d’un rôle, cliquez sur Affecter (Assign) : l’objet devient alors visible dans la liste.

Une autre méthode pour affecter des objets à un dossier consiste à accéder au contexte du dossier à partir du menu de la barre latérale et de cliquer sur Utilisateurs > Attribuer (Assign). Dans le champ de recherche, saisissez le nom de l’objet que vous souhaitez ajouter au dossier, sélectionnez les rôles nécessaires et cliquez sur Affecter (Assign) pour terminer la configuration.

Modifier l’accès

Pour accorder un accès de dossier spécifique aux objets attribués (groupes, utilisateurs, comptes Robot, applications externes), ouvrez un dossier à partir du menu de la barre latérale et accédez à Utilisateurs. À côté de l’objet dont vous souhaitez modifier l’accès au dossier, cliquez sur Autres actions > Modifier le rôle dans ce dossier (Edit role in this folder). La page d’affectation va s’afficher, à partir de laquelle vous pouvez ajouter ou supprimer n’importe quel rôle pour l’objet sélectionné.

Les mêmes étapes peuvent être appliquées en allant dans Locataire > onglet Dossier > Comptes et groupes > Autres actions à côté de l’objet que vous souhaitez modifier > Modifier le rôle dans ce dossier (Edit role in this folder). Vous pouvez désormais ajouter ou supprimer n’importe quel rôle pour l’objet sélectionné.

Suppression de l'accès au dossier

Accédez à l’onglet Locataire > Dossiers, choisissez le dossier et cliquez sur Comptes et groupes. À côté de l’objet que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Autres actions > Annuler l’affectation (Unassign). Une fois cette opération effectuée, l’objet n’aura plus accès au dossier.

Important :

Les comptes faisant partie des mappages compte-machine utilisés dans les déclencheurs ne peuvent pas être supprimés ou désaffectés du dossier dans lequel est situé le déclencheur. Assurez-vous que le compte n'est pas défini comme cible d'exécution dans un déclencheur afin de pouvoir le supprimer.

Accès aux sous-dossiers

Une hiérarchie de dossiers peut être établie avec jusqu’à 7 niveaux. Cette structure inclut le dossier de niveau supérieur et permet 6 couches supplémentaires de sous-dossiers en dessous. En termes d’accès utilisateur, il est hérité des dossiers parents. Cela signifie que si l’accès vous est attribué à un dossier, vous avez automatiquement accès à tous ses sous-dossiers.

Important :

Une dégradation des performances et des erreurs possibles se produisent lors du chargement du menu de sélection de dossier ( Folder selection) pour un compte affecté à plus de 1 000 dossiers.

Contrôle de l’accès à l’espace de travail personnel

Lorsque vous configurez des Attended Robots pour un groupe ou un seul utilisateur, vous avez également la possibilité de créer un espace de travail personnel pour celui-ci.

Pour configurer cette option, allez à Locataire > Gérer l'accès > sélectionnez un utilisateur ou un groupe > Autres Actions > Modifier.Sous Paramètres > Profil d’IU, choisissez l’une des options suivantes :

• None: l'utilisateur n'a pas accès à l'interface utilisateur d'Orchestrator.
• Espace de travail personnel: l'utilisateur n'a accès qu'aux fonctionnalités spécifiques à l' espace de travail personnel.
• Standard: l'utilisateur a accès à l'interface Orchestrator standard en fonction des rôles et des autorisations qui lui sont affectés.
  Important :

  Si le profil d’IU est défini sur Aucun, l’utilisateur peut ne pas être en mesure d’accéder à Orchestrator ou rencontrer une erreur “No access” . Cochez ce paramètre si un utilisateur ne peut pas accéder à l'interface utilisateur d'Orchestrator de manière inattendue.

Autorisations des espaces de travail personnels

Autorisations au niveau du locataire requises pour gérer les espaces de travail des autres utilisateurs :

• Paramètres - Affichage et Paramètres - Modifier pour autoriser l'utilisation d'espaces de travail personnels dans le locataire à partir de la page Locataire (Tenant) > Paramètres (Settings).
• Utilisateurs - Affichage et Utilisateurs - Modifier (Users - Modifier) pour activer un espace de travail personnel pour un utilisateur ou un groupe en le modifiant à partir de la page Gérer l'accès ( Manage Access ).

Autorisations au niveau du dossier requises pour utiliser un espace de travail personnel :

• Alertes (Alerts) - Afficher pour voir les alertes générées pour l'espace de travail personnel.
• Actions - Afficher,Actions - Modifier,Actions - Créer et Actions - Supprimer pour activer l’exécution de workflows de longue durée dans l’espace de travail personnel.
• Catalogues d’actions - Afficher,Catalogues d’actions - Modifier,Catalogues d’actions - Créer,Catalogues d’actions - Supprimer pour permettre à l’utilisateur de gérer les catalogues d’actions dans l’espace de travail personnel.

Vérification des rôles attribués

Vous pouvez afficher les rôles attribués à un objet (utilisateur, groupe, compte Robot, application externe) à partir des emplacements suivants au niveau du locataire :

• Gérer l’accès > onglet Attribuer les rôles > sélectionnez l’objet dans la liste > Autres actions > Vérifier les rôles et les autorisations
• Gérer l’accès > Attribuer les rôles > icône à trois points > Vérifier les rôles et les autorisations
• Robots > sélectionnez le compte dans la liste > Autres actions > Vérifier les rôles et les autorisations
• Surveillance > Sessions utilisateur > sélectionnez le compte dans la liste > Icône Vérifier les rôles et les autorisations

Ces options affichent la fenêtre Afficher les autorisations (View permissions), qui est divisée entre les sections Accès au locataire (Tenant access) et Accès au dossier (Folder access). Et, chaque section est constituée des éléments suivants :

• Le volet Rôles (Roles) : spécifie le nom du rôle et son type (soit explicitement attribué, soit hérité).
• Le volet des autorisations : répertorie les autorisations incluses dans les rôles sélectionnés.

Accès du locataire

Cette section affiche les rôles et les autorisations accordés au niveau du locataire. Choisissez l’une des options suivantes :

• Tous les rôles de ce locataire (All roles in this tenant) : le volet des autorisations affiche toutes les autorisations correspondant à l’ensemble des rôles accordés à l’entité sélectionnée au niveau du locataire.
• Rôle spécifique : le volet des autorisations affiche uniquement les autorisations correspondant au rôle sélectionné, telles que celles-ci ont été attribuées à l’entité sélectionnée au niveau du locataire.

Figure 5. Accès du locataire

Accès aux dossiers

Cette section affiche les rôles et les autorisations accordés au niveau du dossier.

Vous pouvez utiliser la zone de sélection pour choisir le dossier particulier pour lequel afficher les rôles et leurs autorisations. La liste contient uniquement les dossiers auxquels l’entité sélectionnée est attribuée.

Si l’entité sélectionnée a plusieurs rôles pour le dossier choisi, vous pouvez choisir entre ces options :

• Tous les rôles de ce locataire : le volet des autorisations affiche toutes les autorisations correspondant à l’ensemble des rôles, telles que celles-ci ont été attribuées à l’entité sélectionnée au niveau du dossier.
• Rôle spécifique : le volet des autorisations affiche uniquement les autorisations correspondant au rôle sélectionné, telles que celles-ci ont été attribuées à l’entité sélectionnée au niveau du dossier.

Figure 6. Accès aux dossiers

Mappage recommandé de rôles à des groupes

La combinaison appropriée de groupes et de rôles vous permet de séparer correctement les autorisations et d'accorder un contrôle granulaire aux personnes appropriées. Pour ce faire, nous vous recommandons le couplage rôle-groupe suivant :

Groupe	A accès à l’interface Orchestrator	A accès à tous les dossiers/espaces de travail personnel uniquement	A accès à l'API	rôle du locataire	rôle de dossier
Automation Users	Non (No)	Espace de travail personnel Important : Si un utilisateur est affecté à d'autres dossiers via l'API, il a également accès à ces derniers en plus de l'espace de travail personnel.	Oui (Yes)	Autoriser à être un utilisateur d’automatisation (Allow to be Automation User)	Utilisateur d'automatisation
Automation Developers	Oui (Yes)	Tous les dossiers	Oui (Yes)	Allow to be Automation Developer	Automation Developer
Administrators	Oui (Yes)	Tous les dossiers	Oui (Yes)	Administrator d'Orchestrator	Administrateur de dossiers
Automation Express	Oui (Yes)	Tous les dossiers	Oui (Yes)	Autoriser à être un utilisateur d’automatisation (Allow to be Automation User)	Utilisateur d'automatisation