Verificar se os novos documentos de emprego (I9 e ID) correspondem

Sobre

Resumo: extraia os documentos I9 e ID recebidos por email e verifique se ambos têm o mesmo suporte. O e-mail é movido, as categorias são definidas e as ações de resposta ou encaminhamento são executadas com base nas verificações.

Aplicativos: Email do Outlook, Document Understanding

Descrição:

Este exemplo explica como criar um fluxo de trabalho que verifique novos documentos de trabalho (I9 e ID). Quando um novo e-mail chega contendo um assunto específico com anexos, os robôs são acionados para baixar os dois anexos e verificar se eles são documentos ID e I9. Após a validação, ela extrai o conteúdo dos dois documentos e verifica se pertencem à mesma pessoa, verificando o nome e o sobrenome. Após a verificação dos documentos, o email é movido para uma pasta específica (Envios Válidos/Envios Inválidos), as categorias são definidas e o email é encaminhado, se válido, ou uma resposta é enviada de volta ao remetente, se for inválido.

Este exemplo apresenta as atividades do Microsoft 365, como as atividades de Email Received, Download Email Attachments, Move Email e Document Understanding.

Fluxo de Trabalho

Abra o Studio Web e crie um novo projeto.
Para Como iniciar a automação , selecione Com base em evento e, em seguida, selecione a atividade Microsoft 365 Email Received .
No gatilho da atividade:
1. Configure sua conexão do Microsoft OneDrive e SharePoint.
2. Definir o campo Definir pasta de e-mail . Por exemplo, a Caixa de entrada .
3. Defina os Filtros adicionais para serem o mais específicos possível. Por exemplo, nesse caso, defina o filtro como: Assunto contém Novo emprego.
4. Defina os campos opcionais:
  - Apenas com anexos - Habilitado.
  - Incluir anexos - Verdadeiro.
  - Marcar como lido - False.
Adicione uma atividade Log Message para gravar o assunto do e-mail recebido. No campo Texto , selecione a variável de saída da atividade Trigger e faça uma busca detalhada para identificar sua propriedade Assunto :
Em seguida, adicione duas atividades Download Email Attachments consecutivas. Nesta etapa do fluxo de trabalho, os anexos contendo os documentos necessários (I9 e ID) são baixados. Configure as atividades da seguinte forma:
1. Primeiro, renomeie cada atividade para identificá-la facilmente no fluxo de trabalho. Por exemplo: Baixar anexos de e-mail - contendo I9, tipo PDF e Baixar anexos de e-mail - contendo ID, digite PDF.
2. Configure sua conexão do Microsoft Outlook 365.
3. Para o campo Email , selecione a variável de saída da atividade Trigger.
4. Configure o filtro avançado para determinar que tipo de documento você deseja baixar:
5. Defina Excluir anexos incorporados como Falso.
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar se os dois anexos são de fato documentos ID e I9.
1. Defina a Condição para verificar se as variáveis de saída das duas atividades Download Email Attachments são iguais a 0 (ou seja, nenhum documento foi identificado usando os filtros definidos):
Configure a ramificação Then da atividade, ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja verdadeira. Adicione uma atividade Reply to Email . Seu objetivo é notificar remetentes de que seus documentos não foram enviados corretamente. Consulte um exemplo de como configurar essa atividade abaixo:
Logo ao lado da atividade Reply to Email (dentro da ramificação Then ), adicione uma atividade Throw Exception e configure-a da seguinte maneira:
Em seguida, usaremos as atividades do Document Understanding para extrair o conteúdo dos dois documentos e verificar se eles pertencem ao mesmo repositório, verificando o nome e o sobrenome em cada documento.
Adicione uma atividade Document Understanding Classify Document . Renomeie para Classify I9 Attachment Document.
1. Para o campo Entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF .
Adicione uma atividade Log Message para registrar o tipo de documento I9. No campo Mensagem , selecione a variável de saída da atividade Classify I9 Attachment Document e pesquise Dados do documento para encontrar a propriedade DocumentType .
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar a classificação do documento I9. Configure a condição da seguinte forma:
1. Selecione a variável de saída da atividade Classify I9 Attachment Document e, em seguida, pesquise os dados do documento > Tipo de documento > Nome > Nome.
2. Defina a condição: Name contém i9. No editor de Expressão, a condição se parece com esta: _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").
Para a ramificação Then , adicione uma atividade Extract Document Data . Configure a atividade da seguinte forma:
1. Para o campo Extrator , selecione I9 na lista suspensa.
2. Para Arquivo de entrada, selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF .
Para a ramificação Else , ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja falsa, adicione:
1. Uma atividade Log Message , com a seguinte mensagem: O email não contém um formulário I9.
2. Uma exceção Throw .
Em seguida, adicione outra atividade Classify Document para classificar os documentos de identificação. Renomeie-a como Classify ID Attachment Document.
1. Para o campo Entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo ID, tipo PDF .
Adicione uma atividade Log Message para registrar o tipo de documento ID. No campo Mensagem , selecione a variável de saída da atividade Classify ID Attachment Document e pesquise Dados do documento para encontrar a propriedade DocumentType .
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar a classificação do documento de identificação. Configure a condição da seguinte forma:
1. Selecione a variável de saída da atividade Classify ID Attachment Document e, em seguida, pesquise os dados do documento > Tipo de documento > Nome > Nome.
2. Defina a condição: Name Contains id_Cards. No editor de Expressão, a condição se parece com esta: _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").
Para a ramificação Then , adicione uma atividade Extract Document Data . Configure a atividade da seguinte forma:
1. Para o campo Extrator , selecione Cartões de identificação na lista suspensa.
2. Para o Arquivo de entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo ID, tipo PDF .
Para a ramificação Else , ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja falsa, adicione:
1. Uma atividade Log Message , com a seguinte mensagem: O email não contém um ID.
2. Uma exceção Throw .
Em seguida, adicione uma série de atividades Log Message para registrar o Nome e o Sobrenome nos documentos I9 e ID.
1. No Campo Mensagem, escreva I9 First Name e faça uma busca detalhada na seção Variáveis > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
2. Repita a etapa 22a para I9 - Last Name, depois para IDCard > FirstName e IDCard > LastName.
Adicione uma atividade If para verificar se o primeiro nome e o sobrenome em cada I9 e ID correspondem. Defina a condição da seguinte forma:
- I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim contém IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
- I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim é igual a IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
Para a ramificação Then , adicione:
1. Uma atividade Log Message para indicar que I9 e ID correspondem.
2. Uma atividade Move Email , configurada da seguinte forma:
  1. Email a mover — selecione a variável de saída da atividade Email Received do gatilho inicial.
  2. Para pasta de emails - por exemplo, uma pasta de Envios Válidos .
3. Uma atividade Definir categorias de e-mail , para atribuir uma categoria Envio válido ao e-mail movido.
4. Uma atividade Forward Email , se você quiser encaminhar o e-mail movido para alguém.
Para a ramificação Else , adicione:
1. Uma atividade Log Message para indicar que o I9 e o ID não correspondem.
2. Uma atividade Move Email , configurada da seguinte forma:
  - Email a mover — selecione a variável de saída da atividade Email Received do gatilho inicial.
  - Para pasta de emails - por exemplo, uma pasta de Envios Inválidos .
3. Uma atividade Definir Categorias de Email , para atribuir uma categoria Envio Inválido ao email movido.
4. Uma atividade Reply to Email , para lembrar ao remetente que o email foi considerado inválido por causa dos documentos.
Pronto para executar seu projeto.