Verificar se os novos documentos de emprego (I9 e ID) correspondem

Sobre

Resumo: extraia os documentos I9 e ID recebidos por email e verifique se ambos têm o mesmo suporte. O e-mail é movido, as categorias são definidas e as ações de resposta ou encaminhamento são executadas com base nas verificações.

Aplicativos: Email do Outlook, Document Understanding

Description: This examples explains how to create a workflow that verifies new employment documents (I9 and ID). When a new email arrives containing a specific subject with attachments, the robots get triggered to download the two attachments and verify if the two attachments are ID and I9 documents. After validation, it extracts the content from the two documents and verifies if they belong to the same person, by checking the first name and last name. Once the documents are checked, the email is moved to a specific folder (Valid Submissions / Invalid Submissions), categories are set, and the email is forwarded if valid, or a reply is sent back to the sender if it is invalid.

Este exemplo apresenta as atividades do Microsoft 365, como as atividades de Email Received, Download Email Attachments, Move Email e Document Understanding.

Fluxo de Trabalho

Abra o Studio Web e crie um novo projeto.
Para Como iniciar a automação , selecione Com base em evento e, em seguida, selecione a atividade Microsoft 365 Email Received .
No gatilho da atividade:
1. Configure sua conexão do Microsoft OneDrive e SharePoint.
2. Definir o campo Definir pasta de e-mail . Por exemplo, a Caixa de entrada .
3. Defina os Filtros adicionais para serem o mais específicos possível. Por exemplo, nesse caso, defina o filtro como: Assunto contém Novo emprego.
4. Defina os campos opcionais:
  - Apenas com anexos - Habilitado.
  - Incluir anexos - Verdadeiro.
  - Marcar como lido - False.
Adicione uma atividade Log Message para registrar o assunto do email recebido. No campo Text , selecione a variável de saída da atividade Trigger e faça uma busca detalhada para identificar sua propriedade Assunto :
Em seguida, adicione duas atividades Download Email Attachments consecutivas. Nesta etapa do fluxo de trabalho, os anexos contendo os documentos necessários (I9 e ID) são baixados. Configure as atividades da seguinte forma:
1. Primeiro, renomeie cada atividade para identificá-la facilmente no fluxo de trabalho. Por exemplo: Baixar anexos de e-mail - contendo I9, tipo PDF e Baixar anexos de e-mail - contendo ID, digite PDF.
2. Configure sua conexão do Microsoft Outlook 365.
3. Para o campo Email , selecione a variável de saída da atividade Trigger.
4. Configure o filtro avançado para determinar que tipo de documento você deseja baixar:
5. Defina Excluir anexos incorporados como Falso.
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar se os dois anexos são realmente documentos de ID e I9.
1. Defina a Condição para verificar se as variáveis de saída das duas atividades Download Email Attachments são iguais a 0 (ou seja, nenhum documento foi identificado usando os filtros definidos):
Configure a ramificação Then da atividade, ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja verdadeira. Adicione uma atividade Reply to Email . Seu objetivo é notificar remetentes de que seus documentos não foram enviados corretamente. Consulte um exemplo de como configurar essa atividade abaixo:
Logo ao lado da atividade Reply to Email (dentro da ramificação Then ), adicione uma atividade Throw Exception e configure-a da seguinte maneira:
Em seguida, usaremos as atividades do Document Understanding para extrair o conteúdo dos dois documentos e verificar se eles pertencem ao mesmo repositório, verificando o nome e o sobrenome em cada documento.
Adicione uma atividade Document Understanding Classify Document . Renomeie-a como Classify I9 Attachment Document.
1. Para o campo Entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF .
Adicione uma atividade Log Message para registrar o tipo de documento I9. No campo Mensagem , selecione a variável de saída da atividade Classify I9 Attachment Document e pesquise Dados do documento para encontrar a propriedade DocumentType .
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar a classificação do documento I9. Configure a condição da seguinte forma:
1. Selecione a variável de saída da atividade Classify I9 Attachment Document e, em seguida, pesquise os dados do documento > Tipo de documento > Nome > Nome.
2. Defina a condição: Name contém i9. No editor de Expressão, a condição se parece com esta: _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").
Para a ramificação Then , adicione uma atividade Extract Document Data . Configure a atividade da seguinte forma:
1. Para o campo Extrator , selecione I9 na lista suspensa.
2. Para Arquivo de entrada, selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF .
Para a ramificação Else , ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja falsa, adicione:
1. Uma atividade Log Message , com a seguinte mensagem: O email não contém um formulário I9.
2. Uma exceção Throw .
Em seguida, adicione outra atividade Classify Document para classificar os documentos de identificação. Renomeie-a como Classify ID Attachment Document.
1. Para o campo Entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo ID, tipo PDF .
Adicione uma atividade Log Message para registrar o tipo de documento ID. No campo Mensagem , selecione a variável de saída da atividade Classify ID Attachment Document e pesquise Dados do documento para encontrar a propriedade DocumentType .
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar a classificação do documento de identificação. Configure a condição da seguinte forma:
1. Selecione a variável de saída da atividade Classify ID Attachment Document e, em seguida, pesquise os dados do documento > Tipo de documento > Nome > Nome.
2. Defina a condição: Name Contains id_Cards. No editor de Expressão, a condição se parece com esta: _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").
Para a ramificação Then , adicione uma atividade Extract Document Data . Configure a atividade da seguinte forma:
1. Para o campo Extrator , selecione Cartões de identificação na lista suspensa.
2. Para o Arquivo de entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo ID, tipo PDF .
Para a ramificação Else , ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja falsa, adicione:
1. Uma atividade Log Message , com a seguinte mensagem: O email não contém um ID.
2. Uma exceção Throw .
Em seguida, adicione uma série de atividades Log Message para registrar o Nome e o Sobrenome nos documentos I9 e ID.
1. No Campo Mensagem, escreva I9 First Name e faça uma busca detalhada na seção Variáveis > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
2. Repita a etapa 22a para I9 - Last Name, depois para IDCard > FirstName e IDCard > LastName.
Adicione uma atividade If para verificar se o primeiro nome e o sobrenome em cada I9 e ID correspondem. Defina a condição da seguinte forma:
- I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim contém IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
- I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim é igual a IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
Para a ramificação Then , adicione:
1. Uma atividade Log Message para indicar que I9 e ID correspondem.
2. Uma atividade Move Email , configurada da seguinte forma:
  1. Email a mover — selecione a variável de saída da atividade Email Received do gatilho inicial.
  2. Para pasta de emails - por exemplo, uma pasta de Envios Válidos .
3. Uma atividade Definir categorias de e-mail , para atribuir uma categoria Envio válido ao e-mail movido.
4. Uma atividade Forward Email , se você quiser encaminhar o e-mail movido para alguém.
Para a ramificação Else , adicione:
1. Uma atividade Log Message para indicar que o I9 e o ID não correspondem.
2. Uma atividade Move Email , configurada da seguinte forma:
  - Email a mover — selecione a variável de saída da atividade Email Received do gatilho inicial.
  - Para pasta de emails - por exemplo, uma pasta de Envios Inválidos .
3. Uma atividade Definir Categorias de Email , para atribuir uma categoria Envio Inválido ao email movido.
4. Uma atividade Reply to Email , para lembrar ao remetente que o email foi considerado inválido por causa dos documentos.
Pronto para executar seu projeto.