Atividades: Verificar se os documentos dos novos trabalhos (I9 e ID) correspondem

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Atividades de produtividade

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Verificar se os novos documentos de emprego (I9 e ID) correspondem

Sobre

Resumo: os documentos Extract I9 e ID chegaram por e-mail e verificam se ambos os documentos têm o mesmo detentor. O email é movido, as categorias são definidas e ações de resposta ou encaminhamento são executadas com base nas verificações.

Aplicativos: Outlook Email, Document Understanding

Descrição: este exemplo explica como criar um fluxo de trabalho que verifica novos documentos de emprego (I9 e ID). Quando um novo email chega contendo um assunto específico com anexos, os robôs são disparados para baixar os dois anexos e verificar se os dois anexos são documentos ID e I9. Após a validação, ele extrai o conteúdo dos dois documentos e verifica se eles pertencem à mesma pessoa, verificando o primeiro nome e o sobrenome. Depois que os documentos são verificados, o email é movido para uma pasta específica (Envios Válidos /Envios Inválidos), as categorias são definidas e o email é encaminhado se for válido, ou uma resposta é enviada de volta ao remetente se for inválido.

Esse exemplo apresenta atividades do Microsoft 365, como Email Recebido, Baixar anexos de e-mail, Mover e-mail e Atividades do Document Understanding.

Fluxo de Trabalho

Abra o Studio Web e crie um novo projeto.
Para Como iniciar a automação, selecione Baseado em evento e, em seguida, selecione a atividade Microsoft 365 Email Received .
No gatilho da atividade:
- Configure sua conexão do Microsoft OneDrive e SharePoint.
- Defina o campo Pasta de e-mail . Por exemplo, Caixa de entrada.
- Defina os Filtros adicionais para serem o mais específico possível. Por exemplo, neste caso, defina o filtro como: Assunto contém Novo emprego.
- Defina os campos opcionais:
  - Apenas com anexos - Ativado.
  - Incluir anexos - Verdadeiro.
  - Marcar como lido - Falso.
Adicione uma atividade Log Message para registrar o assunto do e-mail recebido. No campo Texto , selecione a variável de saída da atividade Trigger e faça um detalhamento para identificar sua propriedade Assunto :
Em seguida, adicione duas atividades Download Email Attachments consecutivas. Nesta etapa do fluxo de trabalho, os anexos contendo os documentos necessários (I9 e ID) são baixados. Configure as atividades da seguinte forma:
- Primeiro, renomeie cada atividade, para identificá-las mais no fluxo de trabalho. Por exemplo: Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF e Download Email Attachments - contendo ID, tipo PDF.
- Configure sua conexão do Microsoft Outlook 365.
- Para o campo E-mail , selecione a variável de saída do gatilho de atividade.
- Configure o filtro Avançado para determinar que tipo de documentos você deseja baixar:
- Defina Excluir anexos incorporados como Falso.
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar se os dois anexos são realmente documentos ID e I9.
- Defina a Condição para verificar se as variáveis de saída das duas atividades Download Email Attachments são iguais a 0 (ou seja, nenhum documento foi identificado usando os filtros definidos):
Configurar a ramificação Then da atividade, ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja verdadeira. Adicione uma atividade Reply to Email . Sua finalidade é notificar os remetentes de que seus documentos não foram enviados corretamente. Consulte um exemplo de como configurar esta atividade abaixo:
Logo ao lado da atividade Reply to Email (dentro da ramificação Then ), adicione uma atividade Throw Exception e configure-a da seguinte forma:
Em seguida, usaremos as atividades do Document Understanding para extrair o conteúdo dos dois documentos e verificar se eles pertencem ao mesmo repositório, verificando o nome e o sobrenome em cada documento.
Adicione uma atividade Classify Document do Document Understanding. Renomeie-a para Classify I9 Attachment Document.
- Para o campo Entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF .
Adicione uma atividade Log Message para registrar o tipo de documento I9. No campo Mensagem , selecione a variável de saída da atividade Classify I9 Attachment Document e se aprofunde nos Dados do Documento para encontrar a propriedade DocumentType .
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar a classificação do documento I9. Configure a condição da seguinte forma:
- Selecione a variável de saída da atividade Classify I9 Attachment Document e, em seguida, detalhe para Dados do Documento > Tipo de Documento > Nome > Nome.
- Defina a condição: O nome contém i9. No Editor de expressão, a condição tem a seguinte aparência: _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").
Para a ramificação Then , adicione uma atividade Extract Document Data . Configure a atividade da seguinte forma:
- Para o campo Extrator , selecione I9 na lista suspensa.
- Para Input file, selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments - contendo I9, tipo PDF .
Para a ramificação Else , ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja falsa, adicione:
- Uma atividade Log Message , com a seguinte mensagem: O e-mail não contém um formulário I9.
- Uma exceção de lançamento .
Em seguida, adicione outra atividade Classify Document para classificar os documentos de ID. Renomeie-o para Classify ID Attachment Document.
- Para o campo Entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments — contendo ID, tipo PDF .
Adicione uma atividade Log Message para registrar o tipo de documento de ID. No campo Mensagem , selecione a variável de saída da atividade Classify ID Attachment Document e se aprofunde nos Dados do Documento para encontrar a propriedade DocumentType .
Em seguida, adicione uma atividade If para verificar a classificação do documento de ID. Configure a condição da seguinte forma:
- Selecione a variável de saída da atividade Classify ID Attachment Document e, em seguida, detalhe para Dados do Documento > Tipo de Documento > Nome > Nome.
- Defina a condição: Name Contains id_Cards. No Editor de expressão, a condição tem a seguinte aparência: _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").
Para a ramificação Then , adicione uma atividade Extract Document Data . Configure a atividade da seguinte forma:
- Para o campo Extrator , selecione Cartões de identificação na lista suspensa.
- Para Arquivo de entrada , selecione a variável de saída da atividade Download Email Attachments — contendo ID, tipo PDF .
Para a ramificação Else , ou seja, a atividade a ser executada caso a condição seja falsa, adicione:
- Uma atividade Log Message , com a seguinte mensagem: O e-mail não contém um ID.
- Uma exceção de lançamento .
Em seguida, adicione uma série de atividades Log Message para registrar o Nome e Sobrenome nos documentos I9 e ID.
- No Campo da mensagem, escreva I9 Primeiro nome e, em seguida, pesquise a seção Variáveis > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
- Repita a etapa 22a para I9 - Last Name, depois para IDCard > FirstName e IDCard > LastName.
Adicione uma atividade If para verificar se o primeiro nome e sobrenome em cada I9 e ID correspondem. Defina a condição da seguinte forma:
- I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim contém IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
- I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim é igual a IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
Para a ramificação Then , adicione:
- Uma atividade Log Message para indicar que o I9 e o ID correspondem.
- Uma atividade Move Email , configurada da seguinte forma:
  - Email a mover - Selecione a variável de saída da atividade Email Recebido do gatilho inicial.
  - Para pasta de email - Por exemplo, uma pasta Envios válidos .
- Uma atividade Definir Categorias de Email , para atribuir uma categoria Envio Válido ao email movido.
- Uma atividade Encaminhar e-mail , se você quiser encaminhar o e-mail movido para alguém.
Para a ramificação Else , adicione:
- Uma atividade Log Message para indicar que o I9 e o ID não correspondem.
- Uma atividade Move Email , configurada da seguinte forma:
  - Email a mover - Selecione a variável de saída da atividade Email Recebido do gatilho inicial.
  - Para pasta de email - Por exemplo, uma pasta Envios inválidos .
- Uma atividade Definir Categorias de Email , para atribuir uma categoria de Envio Inválido ao email movido.
- Uma atividade Reply to Email , para lembrar ao remetente que seu e-mail foi considerado inválido por causa dos documentos.
Pronto para executar seu projeto.