Verificar si los nuevos documentos de empleo (I9 e ID) coinciden

Acerca de

Resumen: Extraiga los documentos I9 y de identidad recibidos por correo electrónico y verifique si ambos documentos tienen el mismo soporte. El correo electrónico se mueve, se establecen categorías y se realizan acciones de respuesta o reenvío basadas en comprobaciones.

Aplicaciones: correo electrónico de Outlook, comprensión de documentos

Descripción:

Este ejemplo explica cómo crear un flujo de trabajo que verifique los nuevos documentos de empleo (I9 e ID). Cuando llega un nuevo correo electrónico que contiene un asunto específico con archivos adjuntos, los robots se activan para descargar los dos archivos adjuntos y verificar si los dos archivos adjuntos son documentos de identificación y I9. Tras la validación, extrae el contenido de los dos documentos y verifica si pertenecen a la misma persona, comprobando el nombre y los apellidos. Una vez que se comprueban los documentos, el correo electrónico se mueve a una carpeta específica (Envíos válidos / Envíos no válidos), se establecen categorías y el correo electrónico se reenvía si es válido o se envía una respuesta al remitente si no es válido.

Este ejemplo presenta actividades de Microsoft 365, como Correo electrónico recibido, Descargar archivos adjuntos de correo electrónico, Mover correo electrónico y Comprensión de documentos.

Flujo de trabajo

Abre Studio Web y crea un nuevo proyecto.
En Cómo iniciar la automatización , selecciona Basado en eventos y, a continuación, selecciona la actividad Desencadenador Correo electrónico recibido de Microsoft 365.
En la actividad Desencadenador:
1. Configure su conexión de Microsoft OneDrive y SharePoint.
2. Establece el campo de la carpeta de correo electrónico . Por ejemplo, Bandeja de entrada.
3. Establece los Filtros adicionales para que sean lo más específicos posible. Por ejemplo, en este caso, establezca el filtro como: El asunto contiene un nuevo trabajo.
4. Establezca los campos opcionales:
  - Solo con archivos adjuntos : activado.
  - Incluir archivos adjuntos : verdadero.
  - Marcar como leído : falso.
Añade una actividad Registrar mensaje para registrar el asunto del correo electrónico recibido. En el campo Texto , selecciona la variable de salida de la actividad del desencadenador y profundiza para identificar su propiedad Asunto :
A continuación, añade dos actividades Descargar archivos adjuntos de correo electrónico consecutivas. En este paso del flujo de trabajo, se descargan los archivos adjuntos que contienen los documentos necesarios (I9 e ID). Configure las actividades de la siguiente manera:
1. Primero, cambie el nombre de cada actividad para identificarlas fácilmente en el flujo de trabajo. Por ejemplo: Descargar archivos adjuntos de correo electrónico, que contienen I9, escribir PDF y Descargar archivos adjuntos de correo electrónico que contienen ID, escribir PDF.
2. Configura tu conexión de Microsoft Outlook 365.
3. Para el campo Correo electrónico , selecciona la variable de salida de la actividad desencadenador.
4. Configure el filtro avanzado para determinar qué tipo de documentos desea descargar:
5. Establece Excluir archivos adjuntos en línea en Falso.
A continuación, añade una actividad Si para verificar si los dos archivos adjuntos son realmente documentos ID e I9.
1. Establece la Condición para verificar si las variables de salida de las dos actividades Descargar archivos adjuntos de correo electrónico son iguales a 0 (es decir, no se identificaron documentos utilizando los filtros establecidos):
Configura la rama Entonces de la actividad, es decir, la actividad a ejecutar en caso de que la condición sea verdadera. Añadir una actividad Responder al correo electrónico . Su propósito es notificar a los remitentes que sus documentos no se han enviado correctamente. Vea un ejemplo de cómo configurar esta actividad a continuación:
Justo al lado de la actividad Responder al correo electrónico (dentro de la rama Entonces ), agrega una actividad Lanzar excepción y configúrala de la siguiente manera:
A continuación, usaremos las actividades de Document Understanding para extraer el contenido de los dos documentos y verificar que pertenecen al mismo titular comprobando el nombre y los apellidos en cada documento.
Añade una actividad de Document Understanding Clasificar documento . Cámbiale el nombre a Clasificar documento adjunto I9.
1. Para el campo Entrada , selecciona la variable de salida de la actividad Descargar archivos adjuntos de correo electrónico, que contiene I9, tipo PDF .
Añade una actividad Registrar mensaje para registrar el tipo de documento I9. En el campo Mensaje , selecciona la variable de salida de la actividad Clasificar documento adjunto I9 y profundiza en Datos del documento para encontrar la propiedad DocumentType .
A continuación, añade una actividad Si para verificar la clasificación de documentos I9. Configure la condición de la siguiente manera:
1. Selecciona la variable de salida de la actividad Clasificar documento adjunto I9 y, a continuación, profundiza en Datos del documento> Tipo de documento> Nombre > Nombre.
2. Establezca la condición: el nombre contiene i9. En el editor de expresiones, la condición tiene este aspecto: _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").
Para la rama Entonces , añade una actividad Extraer datos del documento . Configura la actividad de la siguiente manera:
1. Para el campo Extractor , selecciona I9 en la lista desplegable.
2. En Archivo de entrada, selecciona la variable de salida de la actividad Descargar archivos adjuntos de correo electrónico, que contiene I9, tipo PDF .
Para la rama Si no, es decir, la actividad que se ejecutará en caso de que la condición sea falsa, añada:
1. Una actividad Registrar mensaje , con el siguiente mensaje: El correo electrónico no contiene un formulario I9.
2. Una excepción de lanzamiento .
A continuación, agregue otra actividad Clasificar documento para clasificar los documentos de identificación. Cámbiele el nombre a Clasificar documento adjunto de ID.
1. Para el campo Entrada , selecciona la variable de salida de la actividad Descargar archivos adjuntos de correo electrónico - que contienen el ID, tipo PDF .
Añade una actividad Registrar mensaje para registrar el tipo de documento de identificación. En el campo Mensaje , selecciona la variable de salida de la actividad Clasificar documento adjunto de ID y profundiza en Datos del documento para encontrar la propiedad DocumentType .
A continuación, añade una actividad Si para verificar la clasificación del documento de identificación. Configure la condición de la siguiente manera:
1. Selecciona la variable de salida de la actividad Clasificar documento de archivo adjunto de ID y, a continuación, profundiza en Datos del documento> Tipo de documento> Nombre > Nombre.
2. Establezca la condición: el nombre contiene tarjetas_id. En el editor de expresiones, la condición tiene este aspecto: _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").
Para la rama Entonces , añade una actividad Extraer datos del documento . Configura la actividad de la siguiente manera:
1. Para el campo Extractor , selecciona Tarjetas de identificación en la lista desplegable.
2. En Archivo de entrada , selecciona la variable de salida de la actividad Descargar archivos adjuntos de correo electrónico - que contienen el ID, tipo PDF .
Para la rama Si no, es decir, la actividad que se ejecutará en caso de que la condición sea falsa, añada:
1. Una actividad Registrar mensaje , con el siguiente mensaje: El correo electrónico no contiene un ID.
2. Una excepción de lanzamiento .
A continuación, añade una serie de actividades Registrar mensaje para registrar el nombre y el apellido en los documentos I9 y de identidad.
1. En el Campo del mensaje, escribe Nombre I9 y, a continuación, accede a la sección Variables > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
2. Repite el paso 22a para I9 - Last Name, luego para IDCard > FirstName y IDCard > LastName.
Añade una actividad " Si " para verificar si el nombre y el apellido en cada I9 e ID coinciden. Establezca la condición de la siguiente manera:
- I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim contiene IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
- I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim es igual a IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
Para la rama Entonces , añada:
1. Una actividad Registrar mensaje para indicar que I9 y el ID coinciden.
2. Una actividad Mover correo electrónico , configurada de la siguiente manera:
  1. Correo electrónico para mover : selecciona la variable de salida de la actividad desencadenador Correo electrónico recibido inicial.
  2. A la carpeta de correo electrónico : por ejemplo, una carpeta de envíos válidos .
3. Una actividad Establecer categorías de correo electrónico para asignar una categoría de envío válido al correo electrónico movido.
4. Una actividad Reenviar correo electrónico , si desea reenviar el correo electrónico movido a otra persona.
Para la rama Si no, añada:
1. Una actividad Registrar mensaje para indicar que I9 y el ID no coinciden.
2. Una actividad Mover correo electrónico , configurada de la siguiente manera:
  - Correo electrónico para mover : selecciona la variable de salida de la actividad desencadenador Correo electrónico recibido inicial.
  - A la carpeta de correo electrónico : por ejemplo, una carpeta de envíos no válidos .
3. Una actividad Establecer categorías de correo electrónico para asignar una categoría de envío no válido al correo electrónico movido.
4. Una actividad Responder al correo electrónico para recordar al remitente que su correo electrónico se consideró no válido debido a los documentos.
¡Ya ha terminado y está listo para ejecutar su proyecto!