Purchase-to-Pay-App-Vorlage

Einleitung

Die App-Vorlage für Purchase-to-Pay bietet Prozessinhabern, Geschäftsanwendern und RPA-Teams die Fähigkeit, Automatisierungspotenziale zu entdecken und Initiativen zur Prozessverbesserung durch die Überwachung von KPIs im Purchase-to-Pay-Prozess schnell voranzutreiben. Sie vereinfacht die Prozessanalyse und -überwachung bei der Beschaffung und für die Beteiligten in der Auftragsverwaltung durch vordefinierte Metriken (z. B. Durchlaufzeiten und Liefertermintreue) und Dashboards, die auf die für den Erfolg ihrer jeweiligen Abteilungen entscheidenden Geschäftsergebnisse zugeschnitten sind. Es stehen mehrere Ansichten zum End-to-End-Prozess zur Verfügung, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Beteiligten zugeschnitten sind.

Die Purchase-to-Pay App wandelt rohe Prozessdaten aus dem Quellsystem in verwertbare und automatisierbare Erkenntnisse um. Die Integration mit dem Automation Hub ermöglicht es, Aktivitäten zu erkennen und zu priorisieren, die die besten Automatisierungskandidaten sind, um RPA zu implementieren und die Ergebnisse im Purchase-to-Pay-Prozess zu überwachen.

Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay ist der Prozess des Kaufs, des Empfangs, der Bezahlung und der Abrechnung von Waren aus der Sicht des Käufers. Der Prozess beginnt mit einer Kaufanfrage und endet mit der Bezahlung der Rechnung, einschließlich aller dazwischen liegenden Schritte zur Bestätigung und Überprüfung. Es ist einer der Kernprozesse in einer Organisation und wird in der Regel von mehreren Abteilungen ausgeführt. Wichtige Artefakte des Purchase-to-Pay-Prozesses sind die Bestellanforderungen, die Bestellungen, der Wareneingang und die Rechnung.

Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay deckt die folgenden Hauptprozesse im Beschaffungslebenszyklus ab.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Beachten Sie, dass die Prozesse Lieferung und (Teile der) Zahlung in der Regel parallel ausgeführt werden.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine Übersicht über die Schritte in einem typischen Purchase-to-Pay- Prozess.

In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess beschrieben.

Prozessschritt	Beschreibung
Buying	Der Prozess beginnt mit einem Käufer des Unternehmens, der einige Waren kaufen möchte. Der Käufer fordert den Kauf mithilfe einer Bestellanforderung an. Procurement ist beteiligt, um das beste Angebot zu erhalten. Dabei kann es sich um die Verhandlung eines neuen Vertrags oder die Anpassung an einen bereits verfügbaren Vertrag handeln. Procurement konvertiert die Anforderung in eine Bestellung und stellt sicher, dass die fehlenden Informationen, wo dies erforderlich ist, ausgefüllt werden. Procurement genehmigt die Bestellung, die dann an den Anbieter gesendet wird.
Lieferung	Die Lagerabteilung ( sofern verfügbar) wartet auf den Wareneingang. Wenn Waren eintreffen, wird der Bestand überprüft und aktualisiert. Die Waren werden vom ersten Käufer empfangen, der die Waren akzeptiert.
Zahlung	Die Finanzabteilung wartet auf den Erhalt der Rechnung. Wenn die Rechnung eintrifft, wird sie verwaltet. Die Rechnung wird nach Kreditorenkonten bezahlt. Die Buchhaltung verwaltet die Zahlung.

Prozesseinblicke

Der obige Prozess beschreibt ein ideales Szenario, in dem der Käufer die Waren von guter Qualität rechtzeitig zum bestmöglichen Preis erhält. In vielen Fällen wird es jedoch Unterschiede und Abweichungen dazu geben.

Ein erheblicher Teil der Betriebskosten innerhalb eines Unternehmens wird für die Verwaltung des Purchase-to-Pay-Prozesses aufgewendet. Je größer die Ineffizienzen im Prozess sind, desto größer ist das Risiko negativer Auswirkungen auf den Cashflow des Unternehmens. Die Verwaltung eines konsistenten Purchase-to-Pay-Prozesses sorgt für ein zuverlässiges und gesundes Unternehmen.

Purchase-to-Pay-Aktivitäten wirken sich auf Vorgänge im gesamten Unternehmen aus, z. B. auf die Bestandsverwaltung und das Lieferkettenmanagement. Die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses beseitigt Ineffizienzen und kann in der gesamten Organisation zu Vorteilen führen.

Mit der Purchase-to-Pay-Prozess-App erhalten Sie mehr Einblicke in die tatsächliche Ausführung des Purchase-to-Pay-Prozesses und detaillierte Informationen zur Analyse der Auftragsstatus, der Lieferung der Waren und der Rechnungen.