Mejores prácticas de anotación

Antes de comenzar el proceso de anotación, es importante crear una lista completa de todos los campos necesarios para el tipo particular de documento. Define cada campo claramente para evitar cualquier confusión. Dependiendo de tu preferencia, puedes utilizar un documento de ejemplo y anotarlo como ejemplo, o puedes crear una tabla detallada que explique cada campo.

Directrices generales

El proceso de anotación implica una comprensión clara de dos tipos de campo clave:

• Campos de columna
• Campos regulares

Los campos de columna están diseñados para capturar información que está específicamente presente en el área de la tabla, mientras que los campos regulares recogen información del resto del documento.

Si notas un campo que aparece varias veces en el mismo documento y con el mismo valor, asegúrate de anotar cada instancia de este campo. Por ejemplo, si el número de factura aparece tanto en la parte superior como en la parte inferior del documento, debes anotar ambas instancias.

En los casos en que los valores difieren, solo debes anotar el valor correcto. Esto también puede aplicarse a los casos en los que el valor varía en diferentes documentos del mismo proveedor o variación. En tales situaciones, priorizar siempre la consistencia del proveedor es clave, incluso si esto significa ignorar valores que ocasionalmente difieren.

Un principio importante es mantener la consistencia al anotar en diseños similares. Esto garantiza datos limpios y uniformes.

Además, asegúrate de que todos los datos anotados estén completos. Asegúrate de evitar que falten palabras en direcciones u otra información crítica.

Por último, mantén solo los cuadros de anotación necesarios en los campos. Por ejemplo, si has anotado Date: 28-11-2022 como la fecha, asegúrate de eliminarDate: . Esto mantiene tu información sucinta y precisa.

Guías para tablas

Si trabajas con varias tablas, recuerda que cada columna de cada tabla necesita su propio campo de columna. Este proceso es importante para capturar datos de forma precisa y efectiva.

Figura 1. Campos de columna asociados a cada columna de la tabla

Al anotar tablas, asegúrate de agrupar las filas de la tabla. Puedes hacer esto seleccionando toda la fila y utilizando el atajo de teclado /.Esto vinculará los campos y permitirá un procesamiento más eficiente de la tabla.

Si tienes filas de la tabla divididas en varias páginas, puedes agrupar todas las celdas en una sola fila. Simplemente selecciona todos los campos pertenecientes a una fila utilizando CTRL+Left Click, y luego selecciona / para lograr este grupo. Esto permite al sistema leer filas sin problemas, incluso cuando abarcan varias páginas.

Figura 2. Fila de la tabla dividida en varias páginas