FAQ

Puis-je supprimer une idée ?

Une fois envoyé, vous ne pouvez plus retirer l'idée. Si l'idée affiche le statut En attente de révision (Awaiting Review), contactez un approbateur d'idées responsable de votre domaine d'automatisation et demandez-lui de la rejeter. Vous pouvez également contacter le gestionnaire de programme et lui demander d'archiver ou de supprimer l'idée.

Comment évalue-t-on une idée d'automatisations ?

Pour identifier les candidats appropriés pour l'automatisation, un envoi d'idée passe par une évaluation à 2 niveaux :

• Évaluation de haut niveau

• Évaluation détaillée

En répondant à une série de 9 questions, vous recevrez un score calculé automatiquement qui vous aidera à prendre la décision de faire passer l'idée à une évaluation plus détaillée. Ensuite, le propriétaire du processus fournit des détails plus spécifiques dans un questionnaire séparé et répertorie les applications utilisées dans le processus. Un algorithme met en évidence les avantages estimés et la facilité d'implémentation de cette idée.

Évaluation de haut niveau

Cela se fera avec votre aide, tandis que vous explorerez le parcours « Partager une idée ». En répondant à 9 questions simples, vous participerez à une expérience éducative qui vous apprendra à identifier et à soumettre des idées qui méritent d’être automatisées. Vous recevrez également des commentaires instantanés générés par la plateforme, avec un score d'automatisation calculé pour l'idée envoyée et une brève explication sur la façon dont ce score a été obtenu. C'est un moyen d'apprendre et d'améliorer constamment vos compétences en sélection.

Évaluation détaillée

Si le gestionnaire de programme décide que le score de l'idée est une indication que la proposition d'automatisation peut être considérée pour une évaluation détaillée, il invitera le propriétaire du processus à répondre à une série de questions prédéfinies spécifiques. En sélectionnant les applications utilisées dans le processus manuel, un score d’évaluation portant sur les avantages estimés (mesurés en heures annualisées estimées économisées) et la facilité d'implémentation sera généré.

Par quel processus décide-t-on qu'une idée doit être automatisée ?

Une fois qu'une idée d'automatisation est soumise, l'approbateur d'idées peut décider de l'approuver. Ensuite, le gestionnaire de programme décidera, en fonction du score obtenu par la soumission, dans quelles automatisations il investira plus de temps. Il le fera en lançant l'évaluation. Sur la base des informations détaillées liées à la tâche/au processus ajouté par le propriétaire du processus, un ensemble de ICP sera disponible :

• le potentiel d'automatisation exprimé en pourcentage

• la facilité d'implémentation exprimée en pourcentage

• l'estimation des heures économisées par an

Sur la base de ces ICP, ainsi que de l'objectif d'automatisation, le gestionnaire de programme décide avec ses parties prenantes (bailleurs de fonds et bénéficiaires du programme) quelles automatisations seront implémentées.

Que se passe-t-il lorsqu’une automatisation est archivée ?

L'option pour archiver une automatisation n'est disponible que pour le gestionnaire de programme lors de la modification du profil de l'automatisation. Si cette action est déclenchée, il lui sera demandé d'ajouter un commentaire expliquant la décision. Celui-ci sera mis à disposition dans le fil de commentaires ainsi que dans les notifications envoyées aux collaborateurs et aux utilisateurs qui suivent l'automatisation.

• Elle ne sera plus affichée dans la page Parcourir le programme d'automatisations (Explore Automation Program) ou dans la liste des automatisations suivantes pour les abonnés.

• Elle sera affichée dans Mes Envois (My Submissions) (pour l'auteur), Mes collaborations (My collaborations) (pour les autres collaborateurs) et dans l'Ensemble des automatisations (Automation Pipeline) (pour le gestionnaire de programme).

• Les droits d'édition sont révoqués pour tous les collaborateurs du profil d'automatisation, à l'exception du propriétaire du processus, du chef de projet et du gestionnaire de programme.

Comment les idées d'automatisation sont-elles passées en revue ?

Vous trouverez ci-dessous les phases de révision d'une idée d'automatisation :

• Un approbateur d'idées responsable de la catégorie dans laquelle l'idée a été envoyée vérifie si une idée d'automatisation dupliquée est déjà saisie dans le système.

• S'il n'y a pas de doublon, il décide si l'automatisation peut être approuvée. La décision est basée sur le score obtenu par l'envoi. Pour les automatisations avec une décision positive, une invitation à l'évaluation sera envoyée au propriétaire du processus affecté à cette idée.

• Le propriétaire du processus affinera les informations et ajoutera des détails liés à la tâche/au processus.

• Le pourcentage de potentiel d'automatisation, le pourcentage de facilité d'implémentation et l'estimation des heures économisées par an seront disponibles.