Preguntas frecuentes

¿Se pueden eliminar las ideas?

Una vez presentada, ya no podrás retirar la idea. Si la idea está en estado Esperando revisión, ponte en contacto con un Aprobador de ideas, responsable de tu área de automatización, y pídele que la rechace. También puedes ponerte en contacto con el gestor de programas y pedirle que archive o elimine la idea.

¿Cómo se evalúa una idea de automatización?

Para identificar los candidatos posibles para una automatización, un envío de idea pasa por una evaluación de 2 niveles:

• Evaluación de alto nivel

• Evaluación detallada

Al responder a un conjunto de 9 preguntas, recibirás una puntuación calculada automáticamente que te ayudará a tomar la decisión de trasladar la idea a una evaluación más detallada. A continuación, el Propietario del proceso proporcionará detalles más concretos mediante un cuestionario independiente y enumerará las aplicaciones utilizadas en el proceso. Un algoritmo destacará los beneficios estimados y la facilidad de implementación de esa idea.

Evaluación de alto nivel

Esto se consigue con tu ayuda, ya que explorarás el viaje "Comparte una idea". Contestando a 9 sencillas preguntas participarás en una experiencia educativa que te enseñará a identificar y presentar ideas dignas de ser automatizadas. También recibirás información instantánea generada por la plataforma, con una puntuación de automatización calculada para la idea enviada y una breve explicación sobre cómo se ha obtenido dicha puntuación. Esta será una forma de aprender y mejorar constantemente tus habilidades de selección.

Evaluación detallada

Si el responsable del programa decide que la puntuación de la idea es un indicio de que la propuesta de automatización para una evaluación detallada, invitará al propietario del proceso a responder a un conjunto predefinido de preguntas específicas.Al seleccionar las aplicaciones utilizadas en el proceso manual, se generará una puntuación de evaluación, centrada en los beneficios estimados (medidos en horas estimadas ahorradas anualmente) y la facilidad de implementación.

¿Cómo se toma la decisión de iniciar la automatización?

Una vez presentada una Idea de automatización, el Aprobador de ideas puede decidir si la aprueba. A continuación, el Gestor del programa decidirá, en función de la puntuación obtenida por la presentación, cuales serán las automatizaciones en las que invertirán más tiempo. En función de la información detallada relacionada con la tarea/proceso añadida por el propietario del proceso, se dispondrá de un conjunto de KPI:

• Potencial de automatización expresado en porcentaje.

• Facilidad de implementación expresada en porcentaje.

• Horas estimadas ahorradas por año.

Basándose en estos KPI, así como en el objetivo de automatización, el gestor de programas y las partes interesadas (financiadores y beneficiarios del programa) decidirán qué automatizaciones pasarán a la fase de implementación.

¿Qué sucede cuando se archiva una automatización?

La opción de Archivar una automatización solo está disponible para el Administrador del programa al editar el perfil de automatización. Si se activa esta acción, se te pedirá que añadas un comentario explicando la decisión. Este estará disponible en el hilo de comentarios, así como en las notificaciones enviadas a los colaboradores y a los usuarios que siguen la automatización. Una vez archivada una automatización:

• Ya no se mostrará en la página Explorar programas de automatización ni en la lista Seguir automatizaciones para los seguidores.

• Se mostrará en Mis envíos (para el remitente), Mis colaboraciones (para los demás colaboradores) y en Proceso de automatización (para el gestor de programas).

• Se revocarán los derechos de edición de todos los colaboradores del perfil de automatización excepto los del propietario del proceso, del gestor del proyecto y del gestor de programas.

¿Cómo se revisan las ideas de automatización?

A continuación se muestran las fases de la revisión para una idea de automatización:

• Un aprobador de ideas responsable de la categoría en la que se ha enviado la idea comprueba si ya se ha introducido una idea de automatización duplicada en el sistema.

• Si no existe un duplicado, se decidirá si la automatización puede aprobarse. La decisión se basará en la puntuación obtenida por el envío. Para una automatización con una decisión positiva, se enviará una invitación de la evaluación al propietario del proceso asignado a esa idea.

• El propietario del proceso rellenará la información y añadirá detalles relacionados con la tarea/proceso.

• Estarán disponibles el porcentaje de Potencial de automatización, el porcentaje de Facilidad de implementación y Horas estimadas ahorradas por año.