同意プロンプトを設定する

管理者は、組織にログインするユーザー用の同意プロンプトを設定できます。これらのプロンプトにより、Automation Cloud を使用する前に同意する必要がある内部ポリシーを各ユーザーに確実に通知します。

記録保持のために、同意に関する対話それぞれの詳細なログにアクセスできます。これらのログには、ログイン ユーザーの ID、ログイン日、プロンプトを承諾したか、それとも拒否したか、承諾した同意の有効期限が記録されています。承諾した同意の有効期限が過ぎてもユーザーの接続は解除されませんが、次回のログイン時にあらためて同意を確認するよう求められます。

拒否を選択したユーザーはログインできませんが、考え直した場合に同意に承諾するためのオプションがあります。

同意プロンプトを設定する

同意プロンプトを設定するには、次の手順を実行します。

1. 組織の [管理] > [ユーザーの同意] に移動します。

2. [ユーザーの同意を作成] を選択して、新しい同意を作成します。[ユーザーの同意を作成] ウィンドウが表示されます。左側で同意プロンプトを設定できます。右側には、同意プロンプトのリアルタイムのプレビューが表示されます。

   注:

   同意プロンプトは、組織あたり 1 つだけ設定できます。

3. [タイトル] フィールドでタイトルを設定します。ユーザーが同意する必要があるポリシーへの同意の概要をわかりやすく簡潔に指定します。

4. [内容] フィールドに内容を追加します。ここには、ユーザーが同意する必要がある特定のポリシーの詳細を入力する必要があります。必要に応じてメッセージの書式を設定したり、マークダウンを使用して表を組み込んだりすることができます。

   注: マークダウン形式の表をコピーして [内容] フィールドに直接貼り付けると、表として表示されませんが、生のマークダウンの構文は維持されています。表を正しく表示するには、貼り付け後に、コピーしたテキストの最後の文字を削除してから追加し直すか、表全体を手動で入力します。

5. 同意オプションおよび拒否オプション用に定義したラジオ ボタンのテキストを入力します。

   • [ラジオ ボタン - 同意] フィールドに、同意オプションのテキストを入力します。このオプションを選択すると、ユーザーにプラットフォームの使用が許可されます。

   • [ラジオ ボタン - 拒否] フィールドに、拒否オプションのテキストを入力します。このオプションを選択すると、ユーザーはプラットフォームを使用できません。拒否を選択したユーザーには、考え直した場合に同意するためのオプションがあります。

6. 希望する [繰り返し] オプションを選択します。

   • 同意プロンプトを 1 回だけ表示するには、[1 回] を選択します。

   • 定期的なプロンプトを設定するには、[繰り返し] を選択します。必要に応じて、頻度の間隔を特定の日数、週数、月数、年数に設定できます。繰り返しの期限が過ぎてもユーザーの接続は解除されませんが、次回のログイン時にあらためて同意を確認するよう求められます。

7. [保存] を選択して変更を保存します。

既存の同意プロンプトを編集する

既存の同意プロンプトを編集するには、次の手順を実行します。

1. 組織の [管理] > [ユーザーの同意] に移動します。

2. [ユーザーの同意を編集] をクリックして、既存の同意を編集します。[ユーザーの同意を編集] ウィンドウが表示されます。左側で同意プロンプトを設定できます。右側には、同意プロンプトのリアルタイムのプレビューが表示されます。

3. 同意プロンプトに対して必要な編集を行います。利用可能なオプションについて詳しくは、「同意プロンプトを設定する」をご覧ください。

4. [保存] を選択して変更を保存します。[内容の変更] ウィンドウが表示されます。ここで、初期の同意プロンプトの既存のユーザーのレコードを保持するか、レコードをリセットするかを選択できます。

   

5. 既存のユーザーのレコードを保持する場合は、[既存のユーザーのレコードは保持し、まだ承諾していないユーザーにのみ新しいメッセージを表示します。] を選択します。既存のユーザーのレコードを削除し、編集した同意プロンプトを承諾するようすべてのユーザーに対して要求するには、[既存のユーザーのレコードを削除し、すべてのユーザーに新しいメッセージを再び表示します。] を選択します。

既存の同意プロンプトを削除する

同意プロンプトを削除すると同意レコードは消去され、すべてのユーザーが新しく作成されたプロンプトを再度承諾する必要があります。同意プロンプトを削除するには、次の手順を実行します。

1. 組織の [管理] > [ユーザーの同意] に移動します。[ユーザーの同意] ウィンドウに、既存の同意プロンプトの概要が表示されます。

   

2. [削除] を選択して、既存のプロンプトを削除します。[ユーザーの同意を削除] ウィンドウが表示されます。

3. [削除] を選択して同意プロンプトの削除を確定するか、[キャンセル] を選択して、プロンプトを削除せずに [ユーザーの同意] ウィンドウに戻ります。