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Travailler avec des tâches d'application

Ce didacticiel vous guide à travers le processus de création d’une tâche App, qui comprend les phases suivantes :

• Création d'une définition d'action et téléchargement de celle-ci dans Action Center.
• Développement d'une application d'action dans Apps et configuration de champs pour chaque propriété définie dans la définition de l'action.
• Publication de l'application et création d'un workflow dans Studio Web ou Studio Desktop à l'aide de l'activité Créer une tâche d'application .

1. Créer et télécharger la définition d’action

Pour lier les champs d'action à une application, vous devez créer un schéma JSON ; vous devez créer un schéma JSON appelé définition d'action. Cette définition décrit les champs d'action requis et spécifie les actions autorisées disponibles lors de l'exécution de l'action.

1. Préparez la définition d'action :
   1. Commencez par ajouter une accolade ouverte pour indiquer le début de l'objet JSON.
   2. À l'intérieur de l'objet JSON, définissez les propriétés Name et Description sous forme de chaînes, avec leurs valeurs.

      "Name": "Validate Document",
          "Description": "Validate and approve invoice",

   3. Ajoutez une propriété Allowed Actions sous la forme d'un tableau de chaînes pour spécifier les actions autorisées que vous pouvez effectuer à la fin de l'action. Les valeurs doivent être l'équivalent de Terminer ( Complete ) ou Refuser ( Decline).

      "AllowedActions": [
              "Yes",
              "No"
          ],

   4. Ajoutez une propriété Schema et attribuez-lui un objet qui respecte la norme JSONSchema : http://json-schema.org/draft-07/schema#.

      "Schema": {
              "$schema": "http://json-schema.org/draft-07/schema#",
              "type": "object",

   5. Dans l'objet properties , définissez chaque propriété que vous souhaitez inclure dans le schéma. Pour chaque propriété, spécifiez ses type et description.
      Chaque propriété du Schema est l'équivalent des champs d'entrée que vous ajouterez dans l'action d'application.

      "properties": {
                  "Description": {
                      "type": "string",
                      "direction": "in",
                      "description": "Validation message"
                  },
                  "invoice_document": {
                      "type": "string",
                      "direction": "in",
                      "description": "Document file."
                  },
                  "Comments": {
                      "type": "string",
                      "direction": "inout",
                      "description": "Approval or rejection comments"
                  }
              }

      Remarque : si la propriété direction n'est pas définie, sa valeur par défaut est inout (In/Out).
   6. Si certaines propriétés sont requises, incluez un tableau required , dans lequel vous répertoriez les propriétés que vous souhaitez marquer comme requises dans l'action.
   7. Fermez l'objet JSON en ajoutant une accolade de fermeture.
2. Importez la définition d'action dans Action Center :
   1. Ouvrez Action Center, accédez à Paramètres d’administration ( Admin Settings) et sélectionnez Locataire(Tenant).
   2. Dans l'onglet Définitions d'actions ( Action Definitions ), sélectionnez Ajouter une définition d'action ( Add Action Definition).
   3. Sélectionnez Télécharger l'exemple de définition d'action (Download action definition sample) pour télécharger un exemple de schéma JSON afin de vous aider à préparer la définition d'action.
   4. Sélectionnez Importer à partir d'un fichier (Import from file) et sélectionnez le fichier JSON que vous avez préparé précédemment.
   5. Saisissez un nom et une description appropriés pour la définition d' action, puis sélectionnez Créer(Create).

2. Créer l’application Action

Les applications créées à l'aide d'une intégration pour Actions sont conçues pour être utilisées dans des workflows de longue durée, et les utilisateurs finaux ne peuvent accéder à ces applications que via l'interaction avec les actions générées.

1. Ouvrez des applications au sein de l’organisation où vous avez téléchargé les définitions d’action.
2. Créez une nouvelle application à partir de zéro ou choisissez un modèle prédéfini qui répond à vos besoins.
3. À côté de Ajouter un contrôle ( Add Control), sélectionnez Ajouter tout (Add any ), puis sélectionnez Action (Action).
   Cette étape vous permet de spécifier la définition d'action pour cette application. Pour cet exemple, nous utilisons la définition d'action Validate Document .
4. Sélectionnez le locataire dans lequel vous avez précédemment téléchargé la définition d'action, puis sélectionnez Suivant(Next).
5. Dans la partie gauche de la boîte de dialogue Ajouter une action (Add action), sélectionnez la définition d'action que vous avez créée, puis cliquez sur Ajouter ( Add).
   
   

   

   
   

   Consultez le Référencement d'une définition d'action dans votre application pour en savoir plus sur l'utilisation des définitions d'action avec vos applications Action.

6. Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des commandes à votre application.
   Assurez-vous que les noms des contrôles d'application s'alignent précisément sur les noms utilisés dans le schéma JSON de la définition d'action. Par exemple, si vous incluez une commande de visionneuse de documents pour afficher la propriété invoice_document de la définition de l'action, nommez la commande invoice_document.
   Les paramètres d'entrée ou de sortie d'une action peuvent être liés à n'importe quelle commande d'application, en utilisant la syntaxe suivante : Actions.<referenced_action_name>.<action_parameter_name>
   1. Créez une page vierge et ajoutez-y une mise en page .
   2. À l'intérieur de la Mise en page ( Layout), ajoutez un Conteneur(Container), où vous pouvez ajouter des contrôles de zone de texte et d'image pour afficher le nom du client et le logo de l'entreprise qui valide le document.
   3. À l'intérieur de la mise en page ( Layout), ajoutez un conteneur, où vous placez la commande Visionnage de document ( Document Viewer) .
   4. Créez une variable nommée var_invoice_file et ajoutez-la comme Source de la commande de la visionneuse de documents .
   5. Ajoutez un autre conteneur à l'intérieur de la Mise en page (Layout), où vous pouvez ajouter une Zone de texte (Text Area) sur la gauche. Comme le type de texte par défaut dans l’expression suivante : Actions.Validate_Document.Comments.
   6. Ajoutez deux commandes Bouton (Button) responsables de l'achèvement de l'action et configurez une règle pour soumettre l'action, correspondant au Allowed Actions spécifié dans la définition de l'action :
      1. Accédez à Événements (Events) et sélectionnez Créer une règle (Create rule).
      2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Soumettre une action (Submit action).
      3. Sous Résultat de l'action ( Action result), sélectionnez l'action autorisée que vous souhaitez que le bouton se déclenche lorsque vous cliquez dessus : Yes ou No.

      Visitez Règle : Soumettre une action (Submit Action) pour en savoir plus sur cette règle spécifique.

7. Établissez un lien vers un compartiment de stockage dans lequel vous téléchargerez le document avant de le transférer dans le cadre de l'action.
8. Publiez l'application, ce qui la rend accessible à utiliser dans vos workflows Studio.

   Visitez la page Publication d'une application Action pour en savoir plus sur le processus de publication d'une application Action.

Remarque : Si vous souhaitez remplacer l'action que vous utilisez pour votre application, vous pouvez également consulter cette page.

3. Créer une tâche d’application dans un workflow

Créez un workflow dans Studio Web ou Studio Desktop pour télécharger un document de facturation à partir d'un compte Google Drive. Chargez le document téléchargé dans le compartiment de stockage lié à votre application Action. Ensuite, ajoutez une activité Action de l'utilisateur (User Action)/Action de l'application ( App action ) pour afficher le document spécifique pour l'approbation ou le rejet de l'utilisateur. Affectez la tâche à un utilisateur, attendez la fin de l'action et reprenez le workflow. Enregistrez un message détaillant la décision de validation de l'utilisateur pour le document.

1. Créez un projet dans Studio.
2. Ajoutez une activité Télécharger le fichier (Download File ).
   1. Établissez une connexion à Google Drive à l’intérieur de l'activité.
   2. Dans le champ Fichier à télécharger (File to download), spécifiez le nom du fichier à télécharger.
   3. Dans la section Sortie (Output), créez une variable pour stocker le fichier téléchargé.
      Pour cet exemple, nommez la variable downloadFile.
3. Ajoutez une activité Charger le fichier de stockage ( Upload Storage File ) pour charger le fichier dans le compartiment de stockage associé à votre application Action.
   1. À partir du Chemin d'accès au dossier Orchestrator ( Orchestrator Folder Path) et du Nom du compartiment de stockage (Storage Bucket Name), choisissez le chemin d'accès au dossier Orchestrator et le compartiment de stockage où vous souhaitez télécharger le fichier.
   2. Dans le champ Fichier (File), saisissez la variable où vous avez stocké le fichier que vous avez téléchargé.
      Pour cet exemple, entrez downloadFile.
   3. Dans le champ Où télécharger/cheminer ( Where to upload/Path ), saisissez l'expression downloadFile.FullName.toString pour enregistrer le fichier dans le compartiment de stockage.
      Conseil : vous pouvez stocker cette expression dans une variable.
   
   

   

   
   
4. Ajoutez une activité Créer une tâche d' application (Create App Task ) pour créer l'action.
   1. Définissez le Titre(Title) et la Priorité ( Priority ) en conséquence.
   2. Pour les applications, sélectionnez l' application Action créée précédemment dans le tutoriel.
   3. Renseignez les champs générés avec les variables appropriées.
   4. Sous la section Sortie (Output), créez une variable UserActionData pour stocker les données liées à l'action générée.
      Dans cet exemple, nommez la variable sous la forme taskID.
5. Ajoutez une activité Affecter des tâches (Assign Tasks ) pour affecter la tâche à un utilisateur de l'organisation.
   1. Dans le champ ID de tâche (Task Id ), saisissez une expression qui récupère l'ID de tâche à partir de la variable de sortie créée à l'étape 4, sous-étape d.
      Dans cet exemple, saisissez l'expression suivante : taskID.Id.Value.
   2. Dans le champ Nom d'utilisateur ou E-mail (User Name or Email ), saisissez le nom d'utilisateur ou l'adresse e-mail de l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer cette action.
   
   

   

   
   
6. Ajoutez une activité Attendre la tâche de l'application et reprendre (Wait For App Task And Resume) pour attendre que l'utilisateur termine l'action, puis reprend le workflow.
   1. Dans le champ Tâche d' application créée (Created App Task ), saisissez la variable de sortie créée à l'étape 4, sous-étape d.
   2. Dans le champ Action entreprise (Action entreprise), créez une variable (exemple : userActionTaken) pour stocker le type d'action que l'utilisateur a effectué pour terminer la tâche.
7. Ajoutez une activité Message du journal ( Log Message ) pour imprimer le type d'action que l'utilisateur a effectué pour terminer la tâche. Utiliser une expression telle que "The action that user used to complete the Validate Invoice action was " + userActionTaken.ToString
   
   

   

   
   

Exemple de workflow

Pour suivre les étapes et essayer le tutoriel vous-même, téléchargez l’exemple de projet Studio Desktop ici. Pour l'ouvrir dans Studio Web, enregistrez le projet dans Cloud, puis recherchez dans Studio Web le projet qui peut l'ouvrir ici.