Bonnes pratiques d’annotation

Avant de commencer le processus d’annotation, il est important de créer une liste complète de tous les champs nécessaires pour ce type de document. Définissez clairement chaque champ pour éviter toute confusion. Selon vos préférences, vous pouvez utiliser un exemple de document et l’annoter en tant qu’exemple, ou bien créer une table détaillée qui explique chaque champ.

Directives générales

Le processus d’annotation implique une compréhension claire de deux types de champ clés :

• Champs de colonnes
• Champs réguliers

Les champs de colonne sont conçus pour capturer les informations spécifiquement présentes au niveau de la table, tandis que les champs réguliers récupèrent les informations du reste du document.

Si vous remarquez qu’un champ apparaît plusieurs fois dans le même document avec la même valeur, veillez à annoter chaque instance de ce champ. Par exemple, si le numéro de facture apparaît à la fois en haut et en bas du document, vous devez annoter les deux instances.

Dans les cas où les valeurs diffèrent, vous devez annoter uniquement la valeur correcte. Cela peut également s’appliquer aux cas où la valeur varie entre les documents d’un même fournisseur ou d’une même variation. Dans de telles situations, il est essentiel de toujours accorder la priorité à la cohérence des fournisseurs, même si cela implique d’ignorer des valeurs qui peuvent différer.

L’important est de maintenir la cohérence lors de l’annotation de mises en page similaires, afin de garantir des données précises et fiables.

Assurez-vous également que toutes les données annotées sont complètes. Vérifiez pour éviter des mots manquants dans les adresses ou d’autres informations critiques.

Enfin, ne conservez que les zones d’annotation nécessaires sur les champs. Par exemple, si vous avez annoté Date: 28-11-2022 comme date, assurez-vous de supprimer Date:, afin d’obtenir des informations succinctes et précises.

Directives relatives aux tables

Si vous travaillez avec plusieurs tables, n’oubliez pas que chaque colonne de chaque table a besoin de son propre champ de colonne. Ce processus est important pour capturer les données avec précision et efficacité.

Image 1. Champs de colonne associés à chaque colonne de table

Lorsque vous annotez des tables, assurez-vous de regrouper les lignes de table. Vous pouvez le faire en sélectionnant la ligne entière et en utilisant le raccourci clavier /. Cela permettra de lier les champs et assurera un traitement plus efficace de la table.

Si les lignes de la table sont réparties sur plusieurs pages, vous pouvez toujours regrouper toutes les cellules en une seule ligne. Il suffit de sélectionner tous les champs appartenant à une ligne à l’aide du raccourci clavier CTRL+Left Click, puis de sélectionner / pour créer un groupe. Cela permet au système de lire les lignes de manière fluide, même lorsqu’elles s’étendent sur plusieurs pages.

Image 2. Ligne de tableau répartie sur plusieurs pages