验证新的就业文件（I9 和 ID）是否匹配

关于

摘要：提取通过电子邮件收到的 I9 和 ID 文档，并验证两个文档是否具有相同的持有者。 移动电子邮件，设置类别，并根据检查结果执行回复或转发操作。

应用程序：Outlook 电子邮件、Document Understanding

说明：

此示例说明如何创建用于验证新的就业文件（I9 和 ID）的工作流。 当收到包含特定主题和附件的新电子邮件时，系统会触发机器人下载这两个附件，并验证这两个附件是否为 ID 和 I9 文档。 验证后，它会从两个文档中提取内容，并通过检查名字和姓氏来验证它们是否属于同一个人。 检查文档后，电子邮件将移动到特定文件夹（有效提交/无效提交），并设置类别，如果电子邮件有效，则转发电子邮件；如果电子邮件无效，则将回复发送给发件人。

此示例显示 Microsoft 365 活动，例如 已接收电子邮件、下载电子邮件附件、移动电子邮件和 Document Understanding 活动。

工作流

1. 打开 Studio Web 并创建一个新项目。
2. 对于 “如何启动自动化” ，选择“基于事件”，然后选择“已 接收 Microsoft 365 电子邮件”触发器活动。
3. 在触发器活动中：

   1. 设置 Microsoft OneDrive 和 SharePoint 连接。

   2. 设置“电子邮件文件夹”字段。 例如，收件箱。

   3. 将“其他筛选器”设置得尽可能具体。 例如，在本例中，将筛选条件设置为：主题 包含 新的就业机会。
   4. 设置可选字段：
      • 仅包含附件 - 开启。
      • 包含附件 - True。
      • 标记为已读 - False。
      
      

      

      
      
4. 添加“日志消息”活动以记录收到的电子邮件主题。 在“文本”字段中，选择触发器活动的输出变量，然后向下钻取以标识其“主题”属性：
   
   

   

   
   
5. 接下来，连续添加两个“下载电子邮件附件”活动。 在工作流的此步骤中，将下载包含所需文档（I9 和 ID）的附件。 按如下方式配置活动：
   1. 首先，重命名每个活动，以便在工作流中进一步轻松识别它们。 例如：下载电子邮件附件 - 包含 I9，输入 PDF ； 下载电子邮件附件 - 包含 ID，输入 PDF 。
   2. 设置 Microsoft Outlook 365 连接。
   3. 对于“电子邮件” 字段，选择触发器活动的输出变量。
   4. 设置“高级” 筛选器 ，以确定要下载的文档类型：
      
      

      

      
      
      
      

      

      
      
   5. 将“排除内联附件”设置为“False”。
6. 接下来，添加“IF条件”活动，以验证这两个附件是否确实是 ID 文档和 I9 文档。
   1. 设置 条件 以检查两个“下载电子邮件附件”活动的输出变量是否等于 0 （即，使用设置的筛选器未识别出任何文档）：
      
      

      

      
      
      
      

      

      
      
7. 配置活动的 Then 分支，即在条件为 True 时要执行的活动。 添加 回复电子邮件 活动。 其目的是通知发件人未正确提交文档。 请参阅下面的示例，了解如何配置此活动：
   
   

   

   
   
8. 在“回复电子邮件”活动旁边（在“ Then ”分支内）添加“引发 异常”活动，并进行如下配置：
   
   

   

   
   
9. 接下来，我们将使用 Document Understanding 活动从两个文档中提取内容，并通过检查每个文档中的名字和姓氏来验证它们属于同一所有者。
10. 添加 Document Understanding 对文档活动。 将其重命名为 “对I9 附件文档进行分类” 。
    1. 对于“输入”字段，选择“下载电子邮件附件 - 包含 I9，键入 PDF” 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
11. 添加“日志消息” 活动，以记录 I9 文档类型。 在 消息 字段中，选择对 I9 附件文档进行分类 活动的输出变量，然后向下钻取到 文档数据 以找到 DocumentType 属性。
    
    

    

    
    
12. 接下来，添加一个“ If 条件”活动，以验证 I9 文档分类。 按如下方式配置条件：
    1. 选择“ 对 I9 附件文档进行分类” 活动的输出变量，然后向下钻取到 “文档数据” > “文档类型” >“ 名称” > “名称” 。
    2. 设置条件：名称包含 i9 。 在“表达式编辑器”中，条件如下所示： _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9") 。
       
       

       

       
       
13. 对于“ Then ”分支，添加“提取文档数据”活动。 按如下方式配置活动：
    1. 对于“提取程序”字段，从下拉列表中选择“I9”。
    2. 对于 输入文件，选择 下载电子邮件附件 - 包含 I9，键入 PDF 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
14. 对于 Else 分支，即在条件为 False 时要执行的活动，添加：
    1. “日志消息” 活动，其中包含以下消息：电子邮件不包含 I9 表单。
    2. 引发 异常。
       
       

       

       
       
15. 接下来，添加另一个 “分类文档” 活动，以对 ID 文档进行分类。 将其重命名为对 ID 附件文档进行分类。
    1. 对于“输入”字段，选择“下载电子邮件附件 - 包含 ID，键入 PDF” 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
16. 添加“日志消息” 活动，以记录 ID 文档类型。 在 消息 字段中，选择对 附件文档 ID 进行分类 活动的输出变量，然后向下钻取到 文档数据 以找到 DocumentType 属性。
17. 接下来，添加一个“ If 条件”活动，以验证 ID 文档分类。 按如下方式配置条件：
    1. 选择“ 对 ID 附件文档进行分类” 活动的输出变量，然后向下钻取到 “文档数据” > “文档类型” >“ 名称” > “名称” 。
    2. 设置条件：名称包含 id_cards 。 在“表达式编辑器”中，条件如下所示： _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards") 。
       
       

       

       
       
18. 对于“ Then ”分支，添加“提取文档数据”活动。 按如下方式配置活动：
    1. 对于“提取 程序” 字段，从下拉列表中选择“身份证”。
    2. 对于 输入 文件，选择 下载电子邮件附件 - 包含 ID，键入 PDF 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
19. 对于 Else 分支，即在条件为 False 时要执行的活动，添加：
    1. “日志消息” 活动，其中包含以下消息： “电子邮件不包含 ID” 。
    2. 引发 异常。
       
       

       

       
       
20. 接下来，添加一系列“日志消息” 活动，以记录 I9 和 ID 文档中的“名字”和“姓氏”。
    1. 在“消息”字段中，写入“ I9 First Name”，然后向下钻取到“变量”部分 > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName 。
    2. 对 I9 - Last Name重复步骤 22a，然后对 IDCard > FirstName 和 IDCard > LastName重复步骤。
       
       

       

       
       
21. 添加 “ If 条件”活动，以验证每个 I9 和 ID 中的名字和姓氏是否匹配。 按如下方式设置条件：
    • I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim 包含 IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
    • I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim 等于 IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
    
    

    

    
    
22. 对于 Then 分支，添加：
    1. “日志消息” 活动，用于声明 I9 和 ID 匹配。
    2. “移动电子邮件”活动，配置如下：
       1. 要移动的电子邮件 - 选择初始触发器“已 接收电子邮件”活动的输出变量。
       2. 至电子邮件文件夹 - 例如，“有效提交”文件夹。
          
          

          

          
          
    3. “设置电子邮件类别” 活动，用于为移动的电子邮件分配“有效提交”类别。
    4. 转发电子邮件 活动，如果您要将移动的电子邮件转发给某人。
23. 对于 Else 分支，添加：
    1. 一个“日志消息” 活动，用于声明 I9 和 ID 不匹配。
    2. “移动电子邮件”活动，配置如下：
       • 要移动的电子邮件 - 选择初始触发器“已 接收电子邮件”活动的输出变量。
       • 至电子邮件文件夹 - 例如， 无效的提交 文件夹。
    3. “设置电子邮件类别” 活动，用于为移动的电子邮件分配“无效提交”类别。
    4. “回复电子邮件”活动，以提醒发件人他们的电子邮件因文档而被视为无效。
24. 您已完成操作，可以运行项目了！