Gérer les actions

Important: Vous pouvez seulement valider une action qui vous est attribuée. Les actions affectées à un utilisateur sont affichées en lecture seule pour les autres utilisateurs. Les actions non affectées sont affichées en lecture seule pour tous les utilisateurs.

Auto-affectation d'une action et son ouverture

1. Pour une action non affectée, cliquez sur Autres actions (More Actions) > Affecter à soi-même et ouvrir (Assign to Self and Open). L'action vous est affectée et est automatiquement ouverte.
2. Effectuez les modifications requises et validez l'action à l'aide du bouton d'action défini. Le statut de l'action passe sur Terminé (Completed) et l'exécution du processus reprend lorsqu'un robot est disponible.

Affectation d'une action à un utilisateur à partir de la page Actions

La procédure de réaffectation et de désaffectation d'une action est similaire.

1. Pour une tâche non affectée, cliquez sur Autres actions (More Actions) > Affecter (Assign). La fenêtre Affecter l'action (Assign Action) s'affiche.
2. Dans le menu déroulant Affecter à l’utilisateur (Assign to User), sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez affecter l'action.
   • Tous les utilisateurs du répertoire s'affichent dans ce menu déroulant. Cependant, seuls ceux dotés des autorisations requises par rapport au dossier contenant l'action peuvent se voir affecter une tâche.
   • Tous les utilisateurs locaux dotés des autorisations requises par rapport au dossier contenant l'action s'affichent dans ce menu déroulant, et peuvent implicitement se voir affecter une action.
3. Cliquez sur Attribuer (Assign).

Affectation d'une action à un utilisateur à partir de la vue des actions

La procédure de réaffectation d'une action est similaire. L'annulation de l'affectation d'une action peut uniquement être effectuée sur la page Actions. Lisez la procédure ci-dessus.

1. Pour l'action souhaitée, cliquez sur Autres actions (More Actions) > Ouvrir (Open). L'action s'affiche.
2. Cliquez sur Affecter (Assign) dans l'en-tête de l'action. La fenêtre Affecter l'action (Assign Action) s'affiche.
3. Dans le menu déroulant Affecter à l’utilisateur (Assign to User), sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez affecter l'action.
   • Tous les utilisateurs du répertoire s'affichent dans ce menu déroulant. Cependant, seuls ceux dotés des autorisations requises par rapport au dossier contenant l'action peuvent se voir affecter une tâche.
   • Tous les utilisateurs locaux dotés des autorisations requises par rapport au dossier contenant l'action s'affichent dans ce menu déroulant, et peuvent implicitement se voir affecter une action.
4. Cliquez sur Affecter (Assign) pour affecter l'action à l'utilisateur. La vue de l'action est actualisée et mise à jour avec le nouvel état de l'action et le bénéficiaire.

Ouvrir une action

En fonction de l'état de l'action, il existe deux scénarios:

• Actions en attente ou non affectées : cliquez sur Autres actions (More Actions) > Ouvrir (Open). L'action s'ouvre. Si l'action est ouverte par l'utilisateur auquel elle a été affectée, elle peut être validée. Si un autre utilisateur l'ouvre, elle est en lecture seule.
• Actions terminées : cliquez sur le bouton Ouvrir (Open). L'action en lecture seule est ouverte. Une fois terminée, la validation ne peut pas être annulée.

Outre la validation d'une action dans la vue des actions, vous pouvez également l'affecter ou la réaffecter (à l'aide des boutons Affecter (Assign) et Réaffecter (Reassign)), et parcourez les actions (boutons Précédent (Previous) et Suivant (Next)).

Une fois la validation d'une action terminée, vous pouvez également obtenir la suivante automatiquement. Les actions affichées en premier sont celles présentant le niveau de priorité le plus élevé ou les plus anciennes, si leur priorité est identique.

Si vous voulez annuler vos modifications, il suffit de cliquer sur X, puis sur Oui (Yes) pour confirmer.

La validation des actions de validation de documents oblige l’utilisateur à utiliser la station de validation dans Orchestrator. Cliquez ici pour apprendre à utiliser la Station de validation.

La validation des actions de classification de documents oblige l’utilisateur à utiliser la station de classification dans Orchestrator. Cliquez ici pour apprendre à utiliser la Station de classification.

Actions externes

Les systèmes externes gèrent l’achèvement de l’action dans Orchestrator. Sinon, dans le cas où le système externe ne peut pas marquer l’action comme terminée, tout utilisateur d’action dans Orchestrator pour qui l’action est visible peut la marquer comme terminée. Pour terminer une action externe, il suffit de cliquer sur Terminer (Complete) pour l’action souhaitée. L’action est marquée comme terminée et son bénéficiaire modifie l’utilisateur sous lequel son achèvement a été effectué.