Configuration des alertes

Définition des préférences d'alerte par utilisateur

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les alertes que vos utilisateurs reçoivent. Une fois définis, vos utilisateurs commencent à recevoir des notifications d'alerte sur les événements que vous avez sélectionnés pour eux. Votre sélection remplace les préférences d'alerte de vos utilisateurs, mais vos utilisateurs peuvent modifier leurs préférences à tout moment.

Important : assurez-vous que l'utilisateur pour lequel vous effectuez la sélection répond aux exigences de dossier et d'autorisation.

Pour définir les préférences d'alerte d'un utilisateur spécifique :

1. Accédez à la page Locataire (Tenant) > Gérer l'accès (Manage Access ).
2. Pour l'utilisateur souhaité, cliquez sur le bouton Autres actions ( More Actions ).
3. Sélectionnez Ouvrir les préférences des alertes (Open Alert Preferences). La page Préférences d'alerte de cet utilisateur spécifique s'ouvre.

4. Sélectionnez les événements pour lesquels l'utilisateur doit recevoir des alertes.

   
   

   

   
   

Définition des préférences d'alertes par groupe

En tant qu'administrateur, vous pouvez définir différentes règles d'alerte pour les groupes de l'annuaire, au niveau du locataire. Les membres des groupes locaux continuent de recevoir des alertes en fonction de leurs propres profils d'abonnement.

Autorisations

Les membres du groupe ont besoin des autorisations de Consultation sur les alertes au niveau du groupe pour pouvoir recevoir les alertes configurées pour le groupe.

Pour modifier les abonnements aux alertes d'un groupe, il vous faut les autorisations de Modification (Edit) des utilisateurs.

Problèmes connus (Known issue) : Toutes les autorisations nécessaires doivent être héritées du même groupe ou directement attribuées à l’utilisateur. Cette option ne fonctionnera pas si les autorisations sont héritées de différents groupes.

Alertes pour les groupes locaux

Les groupes locaux sont nativement disponibles dans votre organisation. Si un groupe a été créé à partir de l'onglet Admin > Comptes et groupes > Groupes (Admin > Accounts and Groups > Groups) dans votre organisation, il s'agit d'un groupe local.

Orchestrator vérifie l'appartenance des utilisateurs au groupe local. S'il est valide, les utilisateurs commencent à recevoir leurs alertes en fonction de leur profil d'abonnement. Des e-mails d'alerte sont envoyés à l'adresse e-mail de l'utilisateur.

Attention : Un groupe local de plus de 1 000 membres ne reçoit pas d'alertes.

Alertes pour les groupes de l'annuaire

Les groupes d'annuaires sont des groupes externes à Orchestrator (tels que les groupes AD ou Outlook) qui peuvent contenir un e-mail de groupe prédéfini, que vous ne pouvez pas modifier depuis Orchestrator. Tous les e-mails d'alerte sont envoyés à l'adresse e-mail activée pour le groupe d'annuaire. Un groupe d'annuaire peut être créé par des administrateurs Active Directory. L'appartenance aux groupes d'annuaires est importée depuis AD, à condition que les utilisateurs se connectent à Orchestrator.

Les abonnements aux alertes définis au niveau de l'utilisateur (c'est-à-dire, membre du groupe) sont prioritaires sur ceux définis au niveau du groupe. Par exemple :

• Si un groupe a activé l'alerte Tâche défaillante, mais que l'alerte Tâche défaillante est désactivée pour un membre de ce groupe, il ne reçoit pas d'alertes sur les tâches défaillantes.

• Si un groupe a désactivé les alertes pour un dossier spécifique, mais qu'un membre de ce groupe les a activées, il continue de recevoir des alertes dans ce dossier.

Pour permettre à un membre du groupe de recevoir les mêmes alertes que le groupe, vous devez activer ou désactiver ces alertes au niveau de l'utilisateur.

Remarque :

Problèmes connus :

• Les e-mails d'alerte envoyés aux groupes peuvent être rédigés en anglais, quelle que soit la langue de préférence des membres du groupe.

• Les utilisateurs locaux faisant partie des groupes AD/AAD locaux et à extension messagerie peuvent recevoir des e-mails en double pour les alertes qui ont été générées pour les deux groupes.

Pour définir les préférences d'alerte d'un groupe spécifique :

1. Accédez à la page Locataire (Tenant) > Gérer l'accès (Manage Access ).
2. Pour le groupe d'annuaires souhaité, cliquez sur le bouton Autres actions (More Action).
3. Sélectionnez Ouvrir les préférences d'alertes (Open Alert Preferences). La page Préférences d'alertes (Alert preferences) de ce groupe spécifique s'ouvre.

4. Sélectionnez les événements pour lesquels le groupe doit recevoir des alertes.

Localisation des alertes par e-mail

Lorsque vous activez la fonctionnalité d’alerte par e-mail, tenez compte des scénarios suivants :

• Les alertes par e-mail envoyées à un groupe AD ou AAD activé par e-mail utilisent la langue que vous avez définie au niveau de l’organisation Orchestrator. Ce type d’alerte par e-mail ne tient pas compte des paramètres de langue propres aux e-mails du groupe de destinataires.
• Les alertes par e-mail envoyées à un utilisateur individuel utilisent la langue selon l’ordre suivant :
  • La langue de l’utilisateur individuel.
  • La langue du locataire.
  • La langue par défaut au niveau de l’application.

Pour recevoir des e-mails dans une langue spécifique, définissez la préférence linguistique dans Orchestrator comme suit :

1. Sous votre profil Orchestrator, sélectionnez le bouton Préférences (Preferences).
2. Vous êtes ensuite redirigé vers une page au niveau du portail.
3. Dans la section Langue (Language), sélectionnez votre langue préférée.
4. Pour que les modifications s’appliquent, revenez à l’interface utilisateur d’Orchestrator.

Activer/désactiver les alertes de dossier

En tant qu'administrateur de dossier, vous pouvez contrôler les utilisateurs qui doivent recevoir des alertes de votre dossier.

1. Accédez à la page Locataire (Tenant) > Dossiers (Folders) .
2. Sélectionnez le dossier pour lequel vous souhaitez administrer les alertes.
3. Sur le côté droit, dans l'onglet Utilisateurs (Users), identifiez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez activer ou désactiver les alertes.

4. Cliquez sur le bouton Autres actions ( More Actions ) de l'utilisateur correspondant et sélectionnez Désactiver/Activer les alertes (Disable/Enable alerts).

   
   

   

   
   

5. Pour appliquer le même paramètre à plusieurs utilisateurs :

   5.1. Sélectionnez les utilisateurs.

   5.2. Cliquez sur le bouton Activer/désactiver les alertes en haut de la liste.

   
   

   

   
   

Si vous sélectionnez Désactiver les alertes, les utilisateurs sélectionnés ne reçoivent plus les alertes générées dans le dossier sélectionné à l'étape 2.

Si vous sélectionnez Activer les alertes, l'utilisateur sélectionné commence à recevoir les alertes générées dans le dossier sélectionné à l'étape 2. Les choix de préférences d'alerte sont conservés dans ce dossier.

La colonne Alertes de la grille Dossiers > Utilisateurs (Users) affiche l'état d'alerte de chaque utilisateur.