Automation Hub
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Automation Hub-Benutzerhandbuch
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Last updated 27. Juni 2024

Seite „Automatisierungsprofil“

Auf der Seite „Automatisierungsprofil“ haben Sie Zugriff auf die folgenden Informationen, die die Automatisierung beschreiben:

  • Über;

  • Kosten-Nutzen-Analyse;

  • Dokumentation;

  • Komponenten;

  • Mitarbeitende;

  • Änderungsanforderungen;

  • Verlauf.

Über

Allgemeine Informationen über die angezeigte Einreichung finden Sie in den folgenden Abschnitten:

  • Übersicht: Eine kurze Beschreibung der Aufgabe/des Prozesses.
  • Automatisch generierte ID: Die automatisch generierte eindeutige ID der Automatisierungsidee aus der Datenbank, die in API-Aufrufen oder zu anderen Zwecken verwendet werden kann.
  • Tags: Ein Tag kann jeder Automatisierungsidee hinzugefügt werden. Nach der Erstellung verbleibt es in der Liste, und der Benutzer kann es für andere Ideen erneut auswählen. Dies hilft, Links zwischen verschiedenen Ideen oder Automatisierungen zu gruppieren oder zu erstellen.
  • Nützliche Links: Links können zu nützlichen Materialien oder Dokumenten hinzugefügt werden, die für die Automatisierungen oder Ideen erforderlich sind. (nur für Ideen von Process Mining und Task Mining verfügbar)
  • Einfache Bewertung: Allgemeine Informationen über die Aufgabe/den Prozess, die vom Einreicher der mitarbeitergesteuerten Ideen gesammelt wurden.
  • Detaillierte Bewertung: Erweiterte Informationen über die Aufgabe/den Prozess, die zur Berechnung des geschätzten Nutzens und der Implementierungsfreundlichkeit verwendet werden, die vom Prozessinhaber oder Einreicher der CoE-gesteuerten Ideen gesammelt wurden.
  • Citizen Developer-Bewertung: Allgemeine Informationen über die Aufgabe/den Prozess sowie Daten vor und nach der Automatisierung, die vom Einreicher der Citizen Developer-Automatisierungen gesammelt wurden.
  • Nutzen: Beschreibung des erwarteten Nutzens vor der Implementierung sowie des tatsächlichen Nutzens nach der Implementierung.
  • Herausforderungen: Beschreibung der erwarteten Schwierigkeiten und der Schwierigkeiten, die während der Implementierung auftreten.
  • Erkenntnisse: Nützliches Wissen für die zukünftige Implementierung.
  • Medien: Mit diesem Prozess verknüpfte Bilder und Videos.
  • Ähnliche Automatisierungen: Ähnliche Automatisierungsideen wie die aktuelle.
  • Fragen-/Kommentarbereich: Der Bereich, in dem interessierte Benutzer oder Mitarbeitende Kommentare und/oder Fragen hinterlassen können.
  • Bewertungspunktzahl: Abschnitt mit den Indikatoren und Nutzen, die für die Automatisierungsideen berechnet werden, die über den mitarbeitergesteuerten, CoE-gesteuerten oder den Process Mining-Pfad gesammelt werden.
  • Ideenpunktzahl: Abschnitt, der einen Wert anzeigt, der die Eignung und Bereitschaft der Idee darstellt. Weitere Informationen finden Sie unter: Eine Idee einreichen.

    Weitere Informationen zur Berechnung dieser Informationen finden Sie auf der Seite Algorithmus für die detaillierte Bewertung:

  • Potenzieller Nutzen: Der potenzielle Nutzen für die Automatisierung, ausgedrückt pro Mitarbeiter und im gesamten Unternehmen, berechnet für die Citizen Developer-Automatisierungen, die über das Formular „Eine Automatisierung freigeben“ gesammelt werden.

Hinweis:
  • Die Abschnitte Nutzen, Herausforderungen, Erkenntnisse, Medien und Ähnliche Automatisierungen werden nur dann im Ansichtsmodus angezeigt, wenn in den entsprechenden Feldern Informationen hinzugefügt wurden. Weitere Details finden Sie unter Informationen
  • Der Abschnitt Detaillierte Bewertung wird nicht für Automatisierungsideen in der Ideenphase angezeigt. Dieser Abschnitt wird verfügbar, sobald die Bewertung gestartet wurde.
  • Mit dem Feld Automatisierungs-ID können der Prozessinhaber, der Projektmanager und alle Mitarbeitenden, die über Bearbeitungsrechte im Abschnitt „Über“ verfügen, für jede Idee eine (alpha-)numerische ID hinzufügen.
  • Benutzer verfügen standardmäßig über Bearbeitungsrechte für den Abschnitt „Über“ der von ihnen übermittelten Ideen.


Kosten-Nutzen-Analyse

Dieser Abschnitt wird für Einreichungen mit mitarbeitergesteuerter, CoE-gesteuerter oder Process-Mining-Ideenquelle beginnend mit der Bewertungsphase angezeigt und ist nur für den Projektmanager, den Systemadministrator, den Programm-Manager und die Mitarbeitenden sichtbar, denen Bearbeitungsrechte für diesen Abschnitt auf der Seite „Mitarbeitende“ der Automatisierung zugewiesen sind.

Sie enthält Informationen zu den folgenden drei Abschnitten:

  • Automatisierungspotenzial und Implementierungsfreundlichkeit: Vergleich zwischen den durch den Algorithmus berechneten Werten für das Automatisierungspotenzial und die Implementierungsfreundlichkeit und den Werten dieser beiden Indikatoren, wie sie von den technischen Experten im Bearbeitungsmodus der Seite Kosten-Nutzen-Analyse angegeben wurden.
  • Geschätzte Kosten und Nutzen: Zeigt die Kosten des Prozesses vor der Automatisierung im Vergleich zu den geschätzten Kosten nach der Automatisierung sowie den Nettonutzen.

    • Geschätzter Nettonutzen im 1. Jahr: Kosten pro Jahr für den Prozess im aktuellen Zustand (berechnet in der detaillierten Bewertung) – Kosten für Personal, das den manuellen Prozess für die Transaktionen ausführt, die nicht automatisiert werden konnten – Kosten für Implementierungspersonal – Laufende Kosten/Jahr.
    • Geschätzter Nettonutzen im 2. Jahr: Kosten pro Jahr für den Prozess im aktuellen Zustand (berechnet in der detaillierten Bewertung) – Kosten für Personal, das den manuellen Prozess für die Transaktionen ausführt, die nicht automatisiert werden konnten – Laufende Kosten/Jahr. Laufende Kosten/Jahr = RPA-Softwarekosten + Sonstige Softwarekosten + Supportteam + Infrastruktur + Sonstige Kosten.
  • Projektplan: Vergleich zwischen der Basiszykluszeit jeder Implementierungsphase und der tatsächlichen Dauer jeder Phase, die sich im Verlauf der Implementierung in der Tabelle „Istwert und neue Schätzung“ widerspiegelt.

Sobald all diese Informationen erfasst wurden, können sie dazu verwendet werden, Ihren Stakeholdern für jede umgesetzte Automatisierungsidee Transparenz zu bieten.



Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, kann die Seite bearbeitet werden, sodass Sie die Kosten-Nutzen-Analyse durchführen können.

Dokumentation

Suchen Sie die Dateien und Links, die vom Einreicher und den Mitarbeitenden mit Bearbeitungsrechten auf der Seite „Dokumentation“ hinzugefügt wurden. Auf diese Informationen können alle Benutzer zugreifen.



Die Seite ist in zwei Abschnitte unterteilt:

  1. Automatisierungsdateien

    Suchen Sie die Dokumentationskarten für die Dateien und URLs, die vom Einreicher und Mitarbeitenden hochgeladen wurden. Wenn Sie auf eine Dokumentationskarte klicken, verhält sich das System unterschiedlich, abhängig von der Art der enthaltenen Informationen:

    • Bei hochgeladenen Dateien: Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie dazu auffordert, den Download der Datei auf Ihren Computer zu bestätigen.
    • Bei URLs: Die URL wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

      Benutzer mit Bearbeitungsrechten für die Seite „Dokumentation“ haben folgende Optionen zum Hinzufügen von Dokumentation:

    • die Karte Neues Prozessdokument mit Task Capture erstellen. Klicken Sie auf Erstellen, um Task Capture zu starten und die Prozesse auf einfache Weise zu dokumentieren, die in der Idee, die gerade geteilt wurde, beschrieben sind.
    • die Datei hinzufügen-Schaltfläch.
  2. Automatisierungsvorlagen

Greifen Sie auf folgende Dokumentationstypen zu:

  • Prozessdefinitionsdokument (PDD),
  • Lösungsentwurfsdokument (SDD)
  • Dokument zur Entwicklungsspezifikation (DSD)

    Wenn Sie auf eine Dokumentationskarte klicken, zeigt das System eine Meldung an, in der Sie aufgefordert werden, den Download der Datei auf Ihrem Computer zu bestätigen.

Komponenten

Hinweis: Diese Option wird möglicherweise nicht angezeigt, wenn der Unternehmensadministrator sie von der Seite Einstellungen entfernt. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren der Einstellungen.

Suchen Sie eine Galerie mit den Karten aller Komponenten, die dem Automatisierungsprofil hinzugefügt wurden.



Die Schaltfläche Komponente hinzufügen ist nur für den Prozessinhaber, den Projektmanager und die Mitarbeitenden mit Bearbeitungsrechten im Abschnitt Komponenten verfügbar. Sie können damit Komponenten zum Automatisierungsprofil hinzufügen.

Mitarbeitende

Zeigt die Liste der Mitarbeitenden an, die dem Automatisierungsprofil zugewiesen sind. Jedes Mitarbeitendenprofil wird als Benutzerkarte angezeigt.



Dem Prozessinhaber und dem Projektmanager steht eine zusätzliche Karte zur Verfügung: Rollen und Berechtigungen verwalten. Durch Anklicken dieser Karte wird die Liste der Mitarbeitenden, die der Automatisierung hinzugefügt wurden, im Bearbeitungsmodus geöffnet, sodass sie die Liste der Automatisierungsideemitarbeitenden hinzufügen und verwalten können.

Änderungsanforderungen

Zeigt alle nach Einreichungsdatum sortierten Änderungsanforderungen an, die von der Idee oder Automatisierung erstellt wurden.



Sie können auf eine Karte klicken, um die Seite „Anforderungsprofil ändern“ zu öffnen. Die Schaltfläche + Änderungsanforderung ist für den Kontoinhaber, den Systemadministrator oder den Programm-Manager sowie die Mitarbeitenden verfügbar, die über die Berechtigung zum Einreichen einer Änderungsanforderung für eine Idee oder Automatisierung verfügen.

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