Crear una automatización a partir de una idea

Una automatización consta de una secuencia de actividades relacionadas e interconectadas. Una actividad es el componente básico de una automatización y representa un paso o una tarea en un flujo de trabajo que se puede automatizar.

Para crear una automatización:

1. Divide la idea que deseas automatizar en cada uno de sus pasos individuales, decide qué debería desencadenar la automatización e identifica todas las aplicaciones y servicios que usas en ella.
2. Crea un proyecto en Studio Web. Asegúrate de comprobar las plantillas disponibles, puedes encontrar una que se adapte a tu escenario y ahorrar tiempo y esfuerzo al no empezar desde cero.
3. Identifica las actividades que te permiten automatizar cada uno de los pasos, añádelas a tu proyecto y configúralas en el diseñador de proyectos.
4. Prueba tu proyecto. Es posible que no se ejecute correctamente en el primer intento y que debas hacer ajustes y ejecutarlo varias veces antes de que funcione como deseas.
5. Publica tu proyecto para que esté disponible como automatización. Si usas un desencadenador de evento o un desencadenador de tiempo, la automatización se ejecutará automáticamente.

Ejemplo de creación de una automatización

Una idea puede ser tan simple como "Quiero que todos los eventos cancelados se eliminen automáticamente de mi calendario de Outlook".

Al desglosar el proceso y el modo en que podemos automatizarlo, queremos:

• Automatiza el calendario de Outlook, por lo que usaremos actividades de Microsoft Office 365.
• Ejecuta la automatización cada vez que se actualiza un evento del calendario, de modo que la automatización se desencadene con el Evento de calendario actualizado.
• Elimina un evento solo si se canceló, por lo que añadiremos una condición para procesar solo el evento si se ha cancelado mediante una actividad Si. y luego, añade una actividad Eliminar evento para eliminarlo de nuestro calendario si se cumple la condición.

Crear automatización

1. Ve a la página Proyectos en Studio Web y crea un nuevo proyecto. Para el desencadenador, selecciona el evento de Microsoft 365 Evento de calendario actualizado. La actividad del desencadenador se añade al proyecto.
2. En la actividad Evento de calendario actualizado, añade o selecciona una conexión.
3. Haz clic en Añadir actividad después del desencadenador y añade una actividad Si .

   Esta actividad permite definir una condición, añadir actividades para ejecutar cuando la condición se cumpla en la rama Entonces y, opcionalmente, actividades que se ejecutan cuando la condición no se cumpla en la rama Si no. Para nuestro escenario, necesitamos la condición de que el evento se cancele y solo usaremos la rama Entonces para añadir una actividad con el fin de eliminar el evento cuando se cumpla la condición.

4. En la actividad Si, haz clic en el campo Condición para abrir el Creador de condición:

   1. En el primer campo, queremos encontrar la propiedad de evento IsCancelled para el evento que desencadenó la automatización. Podemos buscar el texto cancelar o seleccionar Ver más > Usar variable > Evento de calendario actualizado > Evento > IsCancelled.
   2. En el segundo campo, selecciona Es verdadero.
      
      

      

      
      
5. Haz clic en Añadir actividad en el cuadro Entonces y añade una actividad Eliminar evento de Microsoft 365. Lo configuraremos para eliminar el evento que desencadenó la automatización.
   1. Añade o selecciona una conexión.
   2. Evento que se desea eliminar: haz clic en y selecciona Evento de calendario actualizado > Evento para indicar que quieres eliminar el evento. Como esta actividad se añade dentro de la rama Entonces, el evento solo se eliminará si se canceló.
   3. Eliminar: selecciona Solo evento para eliminar solo la ocurrencia, si el evento es recurrente.
      
      

      

      
      

Probar la automatización

Para probar la automatización, asegúrate de que existe un evento cancelado recientemente en tu calendario de Outlook. Puedes seleccionar Probar desencadenador en la actividad del desencadenador para comprobar si tienes al menos un evento actualizado.

Haz clic en Probar en la parte superior del diseñador para probar la automatización y consulta tu calendario para ver si el evento cancelado se ha eliminado.

Publicar la automatización

Si la automatización funciona según lo esperado, todo lo que necesitas hacer para que se ejecute es publicarla en tu espacio de trabajo personal. Haz clic en Publicar en la parte superior del diseñador, introduce un nombre y una descripción sugerentes, y haz clic en Publicar.