Usar recursos de archivos y carpetas

Puedes automatizar flujos de trabajo que involucren operaciones de archivos y carpetas, como copiar, descargar, cargar, mover o eliminar a través de aplicaciones y servicios en línea. Las actividades de Microsoft 365 y Google WorkSpace permiten explorar el almacenamiento en línea para indicar qué archivos o carpetas usar en tus flujos de trabajo.

Recuperar archivos

Al crear flujos de trabajo entre diferentes aplicaciones en línea, el primer paso para utilizar un recurso de archivo o carpeta es ponerlo a disposición en tu automatización mediante actividades que recuperen archivos, por ejemplo:

• Desencadenadores Archivo creado (para Google Drive o Microsoft One Drive y SharePoint) y Archivo actualizado (para Google Drive o Microsoft One Drive y SharePoint): inicia una automatización cuando se crea o actualiza un archivo.
• Descargar actividades: descarga archivos de una aplicación o servicio en línea. Las actividades Descargar archivo están disponibles para múltiples aplicaciones y servicios en línea y las actividades Descargar archivos adjuntos de correo electrónico están disponibles para Gmail y Microsoft Outlook.
• Actividades Obtener: permiten obtener una referencia a recursos de archivo en una aplicación en línea para usarla en otras actividades. Por ejemplo, las actividades Obtener archivo/carpeta y Obtener lista de archivos para Google Drive o Microsoft OneDrive y SharePoint.
• Para cada archivo/carpeta : iterar sobre una lista de archivos y carpetas en Google Drive o Microsoft OneDrive y SharePoint.

Cargar y enviar archivos

Una vez recuperado un recurso de archivo en una automatización, podrás cargarlo o enviarlo. Por ejemplo:

• Actividades Cargar: permiten cargar archivos a una aplicación o un servicio en línea. Las actividades Cargar archivos están disponibles para múltiples aplicaciones y servicios en línea.
• Actividades que envían correos electrónicos con archivos adjuntos, como Enviar correo electrónico, Responder al correo electrónico para Google Drive o Microsoft OneDrive y SharePoint, o actividades que envían archivos, como Enviar archivo al canal para Slack.

Mover archivos y carpetas

Hay actividades dedicadas disponibles para mover archivos dentro de Google Drive (Mover archivo) y archivos o carpetas dentro de Microsoft OneDrive y Sharepoint (Mover archivo/carpeta).

Eliminar archivos y carpetas

Las actividades Eliminar archivo dedicadas están disponibles para eliminar archivos de varias aplicaciones. Las actividades Eliminar archivo/carpeta para Google Drive y Microsoft OneDrive y Sharepoint pueden eliminar tanto archivos como carpetas.

Propiedades de recursos de archivo

Además del recurso en sí, puedes usar varias propiedades para realizar determinadas acciones en tus automatizaciones. Por ejemplo, puedes crear condiciones basadas en el tamaño o la extensión de un archivo para filtrar qué archivos usar, o añadir el nombre del archivo en el cuerpo de un correo electrónico.

La siguiente tabla enumera las propiedades de recursos de archivo más comunes. No todas las propiedades están disponibles para todas las actividades.

Propiedad	Descripción
NombreCompleto	Nombre del archivo con extensión.
Nombre	Nombre de archivo sin extensión.
Extensión	Extensión del archivo.
Fecha de creación	Fecha y hora en que se creó el archivo. Hay valores adicionales disponibles basados en la fecha, por ejemplo, el día de la semana, o partes de la fecha como el año.
Fecha de última modificación	Fecha y hora en que se modificó el archivo por última vez. Hay valores adicionales disponibles basados en la fecha, por ejemplo, el día de la semana, o partes de la fecha como el año.
ID	ID único del recurso.
TipoMime	Tipo de archivo multimedia del recurso, si está disponible.
Tamaño en bytes	Tamaño en bytes.
Es una carpeta	Si el recurso es una carpeta.
EstáResuelto	Si el recurso remoto está disponible para su uso.
URI	URI que identifica el recurso remoto.
RutaLocal	La ruta de acceso a la que se descarga el recurso de forma local.
CopiaLocal	Hace referencia a la copia local del recurso.

Ejemplos de uso de recursos de archivo en una automatización

Cargar archivos adjuntos de correo electrónico desde Gmail a Google Drive

Esta automatización simple se activa cuando se recibe un nuevo correo electrónico con archivos adjuntos, descarga los archivos adjuntos del correo electrónico y luego los carga en una carpeta de Google Drive.

Consejo: Si quieres ahorrar tiempo, utiliza la plantilla Cargar archivos adjuntos de correo electrónico desde Gmail a Google Drive para crear este flujo de trabajo.

1. Crea un nuevo proyecto y selecciona el correo electrónico de Google Workspace recibido como desencadenador.
2. En la actividad Desencadenador:
   1. Crea o selecciona una conexión.
   2. Selecciona Mostrar opciones adicionales y luego, la opción Solo con archivos adjuntos.
   3. Selecciona la carpeta a la que llegan los correos electrónicos desde el campo Carpeta o etiqueta de correo electrónico.
3. Añade una actividad Descargar archivos adjuntos de correo electrónico de Google Workspace. En la actividad, selecciona una conexión y, a continuación, para la opción Correo electrónico , selecciona el campo etiquetado Haz clic para usar una variable y, a continuación, Correo electrónico recibido > Correo electrónico.
4. Añade una actividad Cargar archivos de Google Workspace. En la actividad:
   1. Crea o selecciona una conexión.
   2. Selecciona el campo Archivo(s) etiquetado como Hacer clic para usar una variable y, a continuación, selecciona Descargar archivos adjuntos de correo electrónico > Archivos adjuntos.
   3. Selecciona la Carpeta de destino mediante el explorador de carpetas.

Enviar correo electrónico cuando se crea un nuevo archivo

Esta automatización simple envía un correo electrónico cuando se crea un nuevo archivo en una carpeta de Microsoft OneDrive. Las actividades utilizadas en este ejemplo también están disponibles para Google Drive, por lo que puedes seguir los mismos pasos para crear una automatización similar si utilizas Google WorkSpace en lugar de Microsoft 365.

1. Crea un nuevo proyecto y selecciona Archivo de Microsoft 365 creado como desencadenador.
2. En la actividad Desencadenador:
   1. Crea o selecciona una conexión.
   2. Selecciona la carpeta donde se crea el archivo del campo Ubicación, por ejemplo, Informes.
3. Añade una actividad Enviar correo electrónico de Microsoft 365. En la actividad:
   1. Crea o selecciona una conexión.
   2. Añade un destinatario en el campo Para.
   3. Añade un asunto en el campo Asunto, por ejemplo, Informe creado.
   4. Añade el cuerpo en el campo Cuerpo. Por ejemplo, para introducir un mensaje que contiene el nombre del nuevo archivo Un nuevo informe, File name, está disponible en la carpeta Informes.
      1. Escribe Un nuevo informe, .
      2. Para añadir la variable para el nombre del archivo después del último carácter, selecciona Archivo creado > Mostrar más > Archivo > NombreCompleto.
      3. Continúe escribiendo después de que la variable esté disponible en la carpeta Informes.