验证新的就业文件（I9 和 ID）是否匹配

关于

摘要：提取通过电子邮件收到的 I9 和 ID 文档，并验证两个文档是否具有相同的持有者。 移动电子邮件，设置类别，并根据检查结果执行回复或转发操作。

应用程序：Outlook 电子邮件、Document Understanding

说明：此示例说明如何创建用于验证新就业单据（I9 和 ID）的工作流。当收到一封包含特定主题和附件的新电子邮件时，系统会触发机器人下载这两个附件，并验证这两个附件是否是 ID 和 I9 文档。验证后，它从两个文档中提取内容，并通过检查名字和姓氏来验证它们是否属于同一个人。选中文档后，系统会将电子邮件移至特定文件夹（有效提交/无效提交），设置类别，并在电子邮件有效时转发电子邮件。如果电子邮件无效，则向发件人发送回复。

此示例显示 Microsoft 365 活动，例如 已接收电子邮件、下载电子邮件附件、移动电子邮件和 Document Understanding 活动。

工作流

1. 打开 Studio Web 并创建一个新项目。
2. 对于 “如何启动自动化” ，选择“基于事件”，然后选择“已 接收 Microsoft 365 电子邮件”触发器活动。
3. 在触发器活动中：

   1. 设置 Microsoft OneDrive 和 SharePoint 连接。

   2. 设置“电子邮件文件夹”字段。 例如，收件箱。

   3. 将“其他筛选器”设置得尽可能具体。 例如，在本例中，将筛选条件设置为：主题 包含 新的就业机会。
   4. 设置可选字段：
      • 仅包含附件 - 开启。
      • 包含附件 - True。
      • 标记为已读 - False。
      
      

      

      
      
4. 添加“日志消息” 活动以记录收到的电子邮件的主题。 在“文本”字段中，选择触发器活动的输出变量，然后向下钻取以识别其“主题”属性：
   
   

   

   
   
5. 接下来，连续添加两个“下载电子邮件附件”活动。 在工作流的此步骤中，将下载包含所需文档（I9 和 ID）的附件。 按如下方式配置活动：
   1. 首先，重命名每个活动，以便在工作流中进一步轻松识别它们。 例如：下载电子邮件附件 - 包含 I9，输入 PDF ； 下载电子邮件附件 - 包含 ID，输入 PDF 。
   2. 设置 Microsoft Outlook 365 连接。
   3. 对于“电子邮件” 字段，选择触发器活动的输出变量。
   4. 设置“高级” 筛选器 ，以确定要下载的文档类型：
      
      

      

      
      
      
      

      

      
      
   5. 将“排除内联附件”设置为“False”。
6. 接下来，添加一个“ If 条件”活动，以验证两个附件是否确实是 ID 和 I9 文档。
   1. 设置 条件 以检查两个“下载电子邮件附件”活动的输出变量是否等于 0 （即，使用设置的筛选器未识别出任何文档）：
      
      

      

      
      
      
      

      

      
      
7. 配置活动的 Then 分支，即在条件为 True 时要执行的活动。 添加 回复电子邮件 活动。 其目的是通知发件人未正确提交文档。 请参阅下面的示例，了解如何配置此活动：
   
   

   

   
   
8. 在“回复电子邮件”活动旁边（在“ Then ”分支内）添加“引发 异常”活动，并进行如下配置：
   
   

   

   
   
9. 接下来，我们将使用 Document Understanding 活动从两个文档中提取内容，并通过检查每个文档中的名字和姓氏来验证它们属于同一所有者。
10. 添加 Document Understanding “分类文档” 活动。 将其重命名为对 I9 附件文档进行分类。
    1. 对于“输入”字段，选择“下载电子邮件附件 - 包含 I9，键入 PDF” 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
11. 添加“日志消息” 活动，以记录 I9 文档类型。 在 消息 字段中，选择对 I9 附件文档进行分类 活动的输出变量，然后向下钻取到 文档数据 以找到 DocumentType 属性。
    
    

    

    
    
12. 接下来，添加一个“ If 条件”活动，以验证 I9 文档分类。 按如下方式配置条件：
    1. 选择“ 对 I9 附件文档进行分类” 活动的输出变量，然后向下钻取到 “文档数据” > “文档类型” >“ 名称” > “名称” 。
    2. 设置条件：名称包含 i9 。 在“表达式编辑器”中，条件如下所示： _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9") 。
       
       

       

       
       
13. 对于“ Then ”分支，添加“提取文档数据” 活动。 按如下方式配置活动：
    1. 对于“提取程序”字段，从下拉列表中选择“I9”。
    2. 对于 输入文件，选择 下载电子邮件附件 - 包含 I9，键入 PDF 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
14. 对于 Else 分支，即在条件为 False 时要执行的活动，添加：
    1. “日志消息” 活动，其中包含以下消息：电子邮件不包含 I9 表单。
    2. 引发 异常。
       
       

       

       
       
15. 接下来，添加另一个 “分类文档” 活动，以对 ID 文档进行分类。 将其重命名为对 ID 附件文档进行分类。
    1. 对于“输入”字段，选择“下载电子邮件附件 - 包含 ID，键入 PDF” 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
16. 添加“日志消息” 活动，以记录 ID 文档类型。 在 消息 字段中，选择对 附件文档 ID 进行分类 活动的输出变量，然后向下钻取到 文档数据 以找到 DocumentType 属性。
17. 接下来，添加一个“ If 条件”活动，以验证 ID 文档分类。 按如下方式配置条件：
    1. 选择“ 对 ID 附件文档进行分类” 活动的输出变量，然后向下钻取到 “文档数据” > “文档类型” >“ 名称” > “名称” 。
    2. 设置条件：名称包含 id_cards 。 在“表达式编辑器”中，条件如下所示： _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards") 。
       
       

       

       
       
18. 对于“ Then ”分支，添加“提取文档数据” 活动。 按如下方式配置活动：
    1. 对于“提取 程序” 字段，从下拉列表中选择“身份证”。
    2. 对于 输入 文件，选择 下载电子邮件附件 - 包含 ID，键入 PDF 活动的输出变量。
       
       

       

       
       
19. 对于 Else 分支，即在条件为 False 时要执行的活动，添加：
    1. “日志消息” 活动，其中包含以下消息： “电子邮件不包含 ID” 。
    2. 引发 异常。
       
       

       

       
       
20. 接下来，添加一系列“日志消息” 活动，以记录 I9 和 ID 文档中的“名字”和“姓氏”。
    1. 在“消息”字段中，写入“ I9 First Name”，然后向下钻取到“变量”部分 > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName 。
    2. 对 I9 - Last Name重复步骤 22a，然后对 IDCard > FirstName 和 IDCard > LastName重复步骤。
       
       

       

       
       
21. 添加 “ If 条件”活动，以验证每个 I9 和 ID 中的名字和姓氏是否匹配。 按如下方式设置条件：
    • I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim 包含 IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
    • I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim 等于 IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
    
    

    

    
    
22. 对于 Then 分支，添加：
    1. “日志消息” 活动，用于声明 I9 和 ID 匹配。
    2. “移动电子邮件”活动，配置如下：
       1. 要移动的电子邮件 - 选择初始触发器“已 接收电子邮件”活动的输出变量。
       2. 至电子邮件文件夹 - 例如，“有效提交”文件夹。
          
          

          

          
          
    3. “设置电子邮件类别” 活动，用于为移动的电子邮件分配“有效提交”类别。
    4. 转发电子邮件 活动，如果您要将移动的电子邮件转发给某人。
23. 对于 Else 分支，添加：
    1. 一个“日志消息” 活动，用于声明 I9 和 ID 不匹配。
    2. “移动电子邮件”活动，配置如下：
       • 要移动的电子邮件 - 选择初始触发器“已 接收电子邮件”活动的输出变量。
       • 至电子邮件文件夹 - 例如， 无效的提交 文件夹。
    3. “设置电子邮件类别” 活动，用于为移动的电子邮件分配“无效提交”类别。
    4. “回复电子邮件”活动，以提醒发件人他们的电子邮件因文档而被视为无效。
24. 您已完成操作，可以运行项目了！