プロセスを文書化する

プロセスのレコーディングを開始し、自動化のアイデアを文書化するには、以下の利用可能な 3 つのオプションのいずれかを選択します。

ダイアグラムを作成 - 必要なアクションがすべて揃った独自のワークフローダイアグラムを作成します。さらに Task Capture を使用して各アクションのスクリーンショットを作成すると、必要なデータが自動的にキャプチャされます。
プロセスをキャプチャ - 一連の業務プロセスを実行している間に、ツールがアクションを自動的にキャプチャし、マウスをクリックするごとにスクリーンショットを取得し、収集したデータに基づいてワークフローダイアグラムを構築します。
PC からファイルを開く - Task Capture で作成して保存したファイルを更新する場合に、そのファイルを開きます。.ssp または .ssg 形式のファイルを開くことができます。

キャプチャウィジェットを使用すると、業務プロセスをキャプチャできます。このウィジェットは、[プロセスをキャプチャ] オプションをクリックすると表示されます。使用している Task Capture のバージョンに応じて、利用できるオプションが異なります。

図1: バージョン 2020.10.2 以前

キャプチャプロセスを一時停止します。無関係なデータを取得しないようにする機能です。
文書化プロセスを完了します。

図2: バージョン 2020.10.3 ウィジェットが表示されると [キャプチャを開始] ボタンがクリックできるようになり、キャプチャプロセスの開始を制御できます。[キャプチャを開始] ボタンを押す前に、業務プロセスで使用する関連アプリケーションをすべて準備しておくことをお勧めします。

[キャプチャを開始] をクリックするとキャプチャが開始され、以下の管理オプションが表示されます。

一時停止: 無関係なデータを取得しないようにできます。
停止: 文書化プロセスを完了できます。
タイトルを追加: キャプチャした各アクションに関連するタイトルを追加できます。
説明を追加 : キャプチャした各アクションに関連する説明を追加できます。

キャプチャしたアクションの件数と、アクション件数の上限 (500 件) に対する残数も表示されます。この機能について詳しくは、「アクション件数の上限」をご覧ください。

プロセスのタイトル

キャプチャされたプロセスには、既定で、プロセスのキャプチャが開始された日付、月、時間を含むタイトルが付きます。

キャプチャされたプロセスのタイトルを変更するには、以下の手順に従います。

鉛筆の形をした [編集] アイコンをクリックします。このアイコンは、アプリケーションのトップパネル中央にある画面の上部にあります。
[プロセスドキュメントの名前を変更] ポップアップが表示されたら、プロセスの新しい名前を入力し、[提出] をクリックします。

アクション件数の上限

プロセスドキュメント内でキャプチャされたアクションの数は、ダイアグラムエディター、画像エディター、エクスポートオプション、業務プロセス定義書の操作を含む、アプリケーションのパフォーマンスに影響します。そのため、キャプチャ可能なアクションの最大数は 500 件に設定されています。この制限は Task Capture を最大限活用するための指針となるベストプラクティクスとして設けられたものであり、500 件以上のアクションを含むプロセスを作成できなくなるわけではありません。

[ダイアグラムビルダー] ウィンドウの右隅では、常にアクションカウンターでワークフロー全体に追加されたアクションの数を監視でき、**[情報]** アイコンで制限に関する詳細を確認できます。

さらに、プロセスを構成するアクションをキャプチャできるキャプチャウィジェットによって、文書化されたシーケンスでキャプチャしたアクションの数、および 500 件のアクションの制限に達するまでの残りのアクションの数が表示されます。

図3: バージョン 2020.10.2 以前

図4: バージョン 2020.10.3

ドキュメントあたり 500 件を超えるアクションがキャプチャされると、[キャプチャを続行] または [キャプチャを停止] を選択するポップアップメッセージが表示されます。

図5: バージョン 2020.10.2 以前

図6: バージョン 2020.10.3

プロセスのキャプチャを続行する場合は、ポップアップの下部にキャプチャウィジェットが表示され、500 件のアクション制限を超えたアクション数が示されます。

図7: バージョン 2020.10.2 以前

図8: バージョン 2020.10.3

制限を超える結果となるアクションをコピーして挿入するか複製しようとすると、アクションを [キャンセル] するか [続行] するかを選択するポップアップメッセージが表示されます。

その他の詳細

作成/キャプチャプロセス時に言語設定を更新すると、新しい言語の設定後にレコーディングされたアクションだけがそれぞれの言語で表示されます。

Task Capture ではキーボード入力を定義しないため、機密データをレコーディングできます。このデータは、データがキャプチャおよび削除されたステップの [ステップの説明] フィールドにアクセスすることによって、手動で削除できます。キャプチャプロセスの開始時に、この挙動について知らせるポップアップ通知が表示されます。

ワークフローのプロパティ編集、会社固有のブランディングの保存、エクスポート、適用を行うには、[ファイル] をクリックします。各オプションの詳細については、「ファイルオプション」の章をご覧ください。