ベストプラクティス

Task Capture は汎用性がありながら容易に使用できるツールであり、プロセスマップダイアグラムをキャプチャし、エクスポートするための最適な方法を提供します。このツールを使用して十分な効果が得られるよう、以下のベストプラクティスの推奨事項に従ってください。

プロセスのアクションのキャプチャを開始するには、まずプロセスマップを作成する適切な方法を選択します。以下のオプションが利用できます。

[ダイアグラムを作成] オプションを使用してプロセスを手動で作成し、その後で関連するアクションをキャプチャします。
タスクの実行中に自動的にプロセスをキャプチャします。また、[プロセスをキャプチャ] オプションを選択することによって Task Capture で自動的にマップを作成します。

適切なプロセス作成方法を選択する

ダイアグラムを作成する

[ダイアグラムを作成] オプションは、プロセスの概要を把握している場合、およびワークフローダイアグラムを作成してからキャプチャしたアクションを入力することが苦ではない場合に適しています。

ダイアグラムを作成するアプローチから開始するのは、次のような場合です。

文書化するプロセスが複雑であると言える場合
ビジネスレベルのプロセスステップに精通し、ダイアグラムプランに変換できる場合
プロセスとそのバリエーションを開発した後で各シーケンスに必要なアクションをキャプチャしたい場合
包括的ですぐに使用できるプロセスマップダイアグラム (PDD) を作成することが目的である場合

利点:

最初から結果を制御できる高速で使いやすいメソッドです。
プロセスマップがレコーディングされた後のリファクタリングに時間がかかりません。
レコーディング全体を通してプロセスを確認することによって、見過ごしていた可能性のあるその他の自動化の機会を発見できます。

プロセスをキャプチャする

[プロセスをキャプチャ] にアクセスすると、レコーダーが直ちに起動します。これにより、プロセスを実行しながら、各クリック、ホットキー、およびキーボード入力のスクリーンショットをツールでキャプチャすることが可能になります。プロセスを完了すると、キャプチャしたアクションの種類と環境に基づき、ツールによってワークフローダイアグラムが自動作成されます。

プロセスをキャプチャするアプローチから開始するのは、次のような場合です。

文書化するプロセスが線形であると言える場合
自動化のイニシアティブではなく文書化の目的で後から使用可能なプロセスアクションに対するフォーカスをキャプチャすることが目的の場合

利点:

プロセスの完了に必要なアクションを簡単かつ迅速に取得します。
プロセスをすばやく文書化できます。

アクションをレコーディングし、シーケンスを文書化する

アクションをレコーディングするオプションが [ダイアグラムを作成] と [プロセスをキャプチャ] の両方のメソッドで使用されるため、選択するメソッドに関係なく以下の推奨事項が適用されます。

プロセスに関係のないアクションを除外し、重要なアクションだけをキャプチャする場合は必ず、[一時停止] ボタンを使用します。このようにして、クリーンで実行しやすいプロセスダイアグラムを作成できます。

このボタンは、キャプチャウィジェットがアクティブなときには常に使用できます。
有益で使いやすいプロセスマップを生成するには、キャプチャするアクションの数をシーケンスあたり 50 未満に抑えることを推奨します。
なお、この制限は Task Capture を最大限活用するための指針となるベストプラクティクスとして設けられたものであり、500 件以上のアクションを含むプロセスを作成できなくなるわけではありません。

レコーディングされたアクションを効率的に管理する

プロセスの文書化のためにレコーディングしたアクションは、ワークフローの主要な要素であり、そのアクションを効率的に処理するには、シンプルなルールに従うことが非常に重要です。プロセスマップを作成するメソッドに応じて、適用されるルールは異なります。

[ダイアグラムを作成] メソッド

各ステップに明確なタイトルと説明を追加します。できるだけ多くの詳細を含めながら短くまとめます。
必要な場合は、[テキスト] オプションを使用して各スクリーンショットに詳細情報を追加できます。

[プロセスをキャプチャ] メソッド

アクションおよびシーケンスに対してレコーディングしたタイトルと説明をチェックします。必要に応じて更新します。目標は、この情報をできるだけ明確にすることです。
同じビジネスアクションを表すいくつかの連続するシーケンスをレコーディングした場合は、[シーケンスを結合] オプションを使用してこれらを結合します。これにより、ダイアグラムを短く、包括的な状態に維持することができます。

機密データを処理する

プロセス時に機密データがキャプチャされる可能性があると考えられる場合は、ダミーデータを使用して必要な情報をレコーディングしてみることを推奨します。

それが可能でなければ、機密データの処理中にレコーダーを一時停止できます。これらのステップはダイアグラム内に含まれないことにご注意ください。

作成したステップをすべて正確にキャプチャしたい場合、レコーディング時にダミーデータを使用できなければ、Task Capture 内にダイアグラムを作成した後、これを慎重にチェックし、[ぼかす] オプションを使用して、キャプチャされる可能性のある機密データをすべてスクリーンショット上で非表示にしてください。

別の方法として、キャプチャした文字列にパスワードや機密情報が含まれる場合に、対象の文字列を [アクションの説明] プロパティから手動で削除することもできます。