Exécution de l'analyse coûts-avantages

Sur cette page, le chef de projet est en mesure d'enregistrer les coûts nécessaires à l'implémentation de l'idée d'automatisation. Ceux-ci sont traités par le système afin de calculer le bénéfice net de l'automatisation de ce processus. En cliquant sur Modifier (Edit), les champs suivants deviennent modifiables, ce qui vous permet d'ajouter les informations spécifiques comme suit :

Plan du projet

Il s'agit d'une configuration précise pour la durée de chaque phase d'implémentation.

• La Facilité d'implémentation est affichée telle que calculée par l'algorithme dans la phase d'évaluation. Sur la base de son expérience, si le chef de projet considère qu'elle n'est pas exacte, il peut facilement l'ignorer.
• La table Base de référence (Baseline) doit être remplie avant de commencer l'implémentation avec les estimations du chef de projet concernant la durée d'implémentation. La plateforme calcule le nombre de jours ouvrés nécessaires pour terminer une Phase et définit automatiquement la date de début de la phase suivante. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Définir la base de référence (Set baseline), cette estimation initiale ne peut plus être mise à jour.

• Les colonnes situées dans Estimation actuelle et nouvelle estimation (Actual & New Estimate) doivent être remplies dès que les phases d'implémentation spécifiées sont terminées. Dans ce tableau, la réalité de la progression de l'implémentation est reflétée en fournissant une vue claire du delta entre l'estimation initiale et les estimations actuelles ou nouvelles.

  De plus, le champ Date de lancement (Launch Date) est également modifiable, permettant aux utilisateurs d'ajouter la date précise à laquelle une idée a été lancée. Si ce champ n'est pas renseigné dans la table Estimation actuelle et nouvelle estimation (Actual & New Estimate), par défaut la Date de lancement affichée dans les tables et rapports de l'espace de travail indique la date à laquelle l'automatisation a été mise à jour en phase Production, statut En production.

Estimation des robots requis et affinement des avantages

Consultez les hypothèses concernant le potentiel d'automatisation fournissant des informations sur la part du processus pouvant être automatisée. Ces résultats calculés par l'algorithme fournissent une estimation de la vitesse à laquelle un robot effectuerait le processus, par rapport à un humain.

Remarque :

• Si nécessaire, la valeur du Potentiel d'Automatisation peut être remplacée afin d'ajuster les volumes afin qu'ils reflètent la réalité du projet.
• Dès que la page Analyse coûts-avantages (Cost Benefit Analysis) est enregistrée (même sans aucune modification), le système enregistre la valeur existante du Potentiel d'automatisation final (Final Automation Potential) en tant qu'ICP du Potentiel d'automatisation révisé (Revised Automation Potential) et calcule sur cette base les ICP révisés qui se trouvent dans la table Ensemble des automatisations (Automation Pipeline).

• Tout d'abord, le Fournisseur de logiciels RPA utilisé (RPA Software Vendor Used) doit être sélectionné dans la liste déroulante. Cette liste est alimentée par tous les fournisseurs de logiciels définis lors de la configuration des coûts (Cost Setup) de la plate-forme et qui ont au moins 1 coût d'exécution (Running Cost) défini dans la section Configuration des coûts (Cost Setup) - Coûts d'exécution - Coûts logiciels RPA.
• Le tableau des Hypothèses d'automatisation (Automation Assumptions) permet au chef de projet de sélectionner le type de robot qui sera utilisé parmi les options ci-dessous :
• Attended : robots qui ont besoin d'une interaction humaine. Dans ce cas, les hypothèses du robot ne seront pas affichées car la plate-forme est configurée pour équilibrer le nombre d'Attended Robots avec le nombre d'employés effectuant le processus.
• Unattended : robots qui ne nécessitent aucune interaction humaine. Dans ce cas, le chef de projet doit saisir manuellement les hypothèses d'automatisation suivantes : Heures/journées de travail robotisé (Robot Working hours/day), Journées/années de travail robotisé (Robot Working days/year) et Multiplicateur de vitesse du robot (Robot Speed multiplier).
• La Volumétrie du processus (Process Volumetry) est automatiquement renseignée avec les informations de l'Évaluation détaillée (Detailed Assessment). Assurez-vous d’abord de terminer cette évaluation sur la page À propos (About).
• Le Temps de traitement moyen humain et automatisé (Average Handling Time Human vs Automated) est automatiquement renseigné avec les informations de l'Évaluation détaillée pour les automatisations assistées. Pour les automatisations non assistées, le Temps de traitement moyen par transaction pour le robot peut être ajouté manuellement ou obtenu par le système en divisant le Temps de traitement moyen par transaction pour un humain par le multiplicateur de vitesse du robot (saisie manuelle). Ce résultat est utilisé par la suite lors du calcul du nombre de robots nécessaires pour gérer le volume de transactions compte tenu du potentiel d'automatisation, ainsi que des hypothèses du robot.

• Les estimations divisées en volume (Volume Split Estimations) fournissent les KPI liés au processus tels quels : entièrement effectués par l'humain (colonne Avant l'automatisation (Before Automation)), ainsi que les segments qui seront toujours traités par un humain après l'automatisation si le processus ne peut pas être automatisé à 100 % (colonne Après l'automatisation).

  • Les deux dernières colonnes fournissent des informations sur ce qui se passe avec le robot tel qu'il est estimé par l'algorithme basé sur le potentiel d'automatisation calculé par le système, et le potentiel d'automatisation final qui peut être fourni par le chef de projet qui pourrait avoir des informations supplémentaires en plus de celles introduites dans l'Évaluation détaillée. Si l'utilisateur tente de remplacer le potentiel d'automatisation, la plate-forme met en surbrillance toutes les valeurs impactées.

  • La post-automatisation FTR totale est basée sur la sélection effectuée pour le type d'automatisation :

    • dans le cas des automatisations assistées, la valeur suggérée par l'algorithme sera la même que le nombre d'employés effectuant la tâche/le processus ;

    • dans le cas des automatisations non assistées, la valeur calculée prend en compte les hypothèses introduites dans le tableau des hypothèses d'automatisation et le multiplicateur de vitesse du robot qui aide à calculer le temps de traitement moyen du robot par transaction.

      La valeur du FTR peut être remplacée si nécessaire.

  • Le coût de fonctionnement par an après l'automatisation représente la somme de tous les coûts de fonctionnement ajoutés dans la page Analyse coûts-avantages - section Estimations des coûts.

  • Le coût de fonctionnement par transaction représente les Coûts de fonctionnement par an divisés par les Volumes par an.

Estimation des coûts

Cela fournit une estimation des coûts totaux requis pour cette idée d'automatisation, y compris les coûts d'implémentation pouvant être configurés par phases d'implémentation et les coûts de fonctionnement qui incluent les coûts de licence ainsi que les coûts d'infrastructure, de maintenance, de support, d'hébergement ou d'autres coûts de fonctionnement. Ces informations ont un impact sur le calcul du coût de fonctionnement par année du robot.

• Les données saisies par le gestionnaire de programme dans les Coûts uniques - coûts humains d'implémentation (One Time Costs - Implementation People Costs) fournissent un résumé du coût de chaque phase ainsi que le coût total de l'implémentation.

• Dans les coûts de fonctionnement, le gestionnaire de programme définit les coûts par an pour la durée de vie complète de l'idée d'automatisation et le nombre d'éléments/licences.

  Une fois que tous les types de coûts de cette catégorie ont été complétés, le récapitulatif avec tous les types de coûts sur une base annuelle et mensuelle s'affiche. Le coût par transaction lorsque le processus est exécuté par un humain par rapport au coût par transaction lorsque le processus est exécuté par un robot est affiché dans la partie supérieure de la page dans les Estimations divisées en volume.