Cómo iniciar una automatización

Un paso clave en el diseño de una automatización es decidir qué desencadenará el flujo de trabajo. Cada proyecto contiene un desencadenador que es la primera actividad del flujo de trabajo principal. Selecciona cómo se iniciará una automatización cuando crees un nuevo proyecto. Cuando creas un proyecto a partir de una plantilla, la plantilla ya contiene el desencadenador.

Las automatizaciones se pueden desencadenar de una de las siguientes maneras:

• Manualmente: la automatización se ejecuta cuando la inicias manualmente. Al seleccionar la opción Automatización manual, se añade una actividad Desencadenador manual al flujo de trabajo. Este es el desencadenador predeterminado para las automatizaciones.
• Según una programación: la automatización se ejecuta a horas específicas de acuerdo con una programación específica. Al seleccionar la opción Automatización programada, se añade una actividad Desencadenador de tiempo al flujo de trabajo. Utiliza este tipo de desencadenador para las automatizaciones que deben ejecutarse con una programación fija, por ejemplo, cuando necesites cargar un informe semanalmente a un archivo compartido en línea. La programación se configura desde la actividad.
• Por un evento: la automatización se ejecuta cuando se produce un evento especificado en una aplicación, por ejemplo, cuando se crea o actualiza un elemento como un archivo o registro, o cuando se recibe un correo electrónico. Elige la aplicación y luego el evento que desencadena la automatización, y la actividad de desencadenador correspondiente se añade al flujo de trabajo.

Una vez creado el proyecto, configura la actividad de desencadenador en el diseñador de proyectos para que la automatización se inicie exactamente cuando lo desees. Por ejemplo, si utilizas un desencadenador de tiempo, configura su programación; si utilizas un desencadenador de evento como cuando se reciba un correo electrónico, configura un filtro para asegurarte de que la automatización se active solo con los correos electrónicos correctos.

Después de publicar el proyecto, puedes administrar el desencadenador desde Orchestrator.

Probar el desencadenador

Cuando pruebas un proyecto que utiliza un desencadenador manual o basado en tiempo, el proyecto se inicia tan pronto como inicias la ejecución.

Cuando se utiliza un desencadenador de eventos, el robot intenta encontrar un elemento reciente que coincida con la configuración del desencadenador. Puedes probar tu desencadenador de eventos antes de ejecutar un proyecto utilizando la opción disponible en la actividad del desencadenador. Esto comprueba si hay elementos que coincidan con la configuración actual del desencadenador.

La información sobre la prueba del desencadenador se muestra en el panel Salida , incluidas las propiedades y los valores de prueba resultantes de cualquier elemento que se encuentre. Estos datos también se muestran en la ventana de selección de variables cuando seleccionas la variable de salida para el desencadenador en otras actividades del proyecto. Los datos están disponibles de inmediato para su uso al reabrir un proyecto y son específicos del usuario. Si no se encuentra ningún elemento, puedes:

• Expande la búsqueda para aumentar el intervalo de tiempo seleccionando una opción de tiempo en el menú desplegable. A continuación, puedes volver a probar tu desencadenador utilizando el nuevo intervalo.
• Selecciona un elemento no coincidente sugerido en el menú desplegable.

Por ejemplo:

• Para probar un desencadenador de Correo electrónico recibido en Gmail con una configuración de filtro específica, envíate a ti mismo un correo electrónico que coincida con el filtro.
• Para probar un desencadenador de Archivo creado en Microsoft OneDrive con una configuración de filtro específica, crea un archivo que coincida con el filtro.

Cambiar el desencadenador en un proyecto

Para cambiar el desencadenador en un proyecto, en la actividad del desencadenador, selecciona Acciones > Cambiar desencadenador. Las cuatro categorías de desencadenadores más utilizadas aparecen en la primera fila de la ventana de selección de desencadenadores.