チュートリアル: Word の操作を自動化する

このチュートリアルでは、チームの各メンバーに対する個人別実績レビューを Word 文書として生成するオートメーション プロジェクトを作成します。この Word 文書は、テンプレートの Word ファイルと、複数の Excel およびテキスト ファイルから収集したデータに基づいて生成します。テンプレート ファイルには Word アクティビティを使用して値を入力することのできる、プレースホルダーのテキストとブックマークが設定されています。データのコピー元となる Excel とテキスト ファイルの名前は、従業員名を含む特定のパターンに従っているものとします。

[ Excel ファイルを使用 ] アクティビティをオートメーション プロジェクトに追加して、追加する従業員情報が記載された Excel ファイルを指定することから始めます。その中に、従業員データが含まれる行を反復処理するために [ 繰り返し (Excel の各行 )] アクティビティを追加します。[繰り返し (Excel の各行)] 内で、[ Word ファイルを使用 ] アクティビティでテンプレート ドキュメントをオートメーション プロジェクトに追加し、[ テキストを置換]、[ ブックマークのコンテンツを設定]、[ ドキュメントにデータテーブルを挿入 ] の一連のアクティビティで、Excel ファイルとテキスト ファイルから Word ファイルに各従業員に必要な情報を入力します。最後に、テンプレート ドキュメントを従業員ごとに別のファイルとして保存するために、[ 名前を付けて Word ファイルを保存 ] アクティビティを追加します。

1. プロジェクトを設定し、必要なファイルを取得します。
   1. 既定の設定を使用して新しい空のプロジェクトを作成します。
   2. このチュートリアルでは、このページ下部にあるボタンを使用して、オートメーション プロジェクトを収めたアーカイブをダウンロードして展開します。プロジェクト フォルダーに Files フォルダーをコピーします。
   3. プロジェクト フォルダーに Output という名前のフォルダーを作成します。
2. 従業員データを含む Excel ファイルをプロジェクトに追加し、ファイル内の行を反復処理する
   1. StudioX のデザイナー パネルで [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Excel ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   2. アクティビティで次の操作を行います。

      • [Excel ファイル] フィールドの横にある [ 参照] アイコンをクリックし、Files フォルダーを参照してファイルEmployees.xlsx を選択します。

      • [参照名] フィールドに「EmployeeData」と入力します。

        これで、このオートメーションでは名前を EmployeeData としたファイル Employees.xlsx を操作対象として指定したことになります。

   3. [Excel ファイルを使用] 内で [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティが、デザイナー パネルの [Excel ファイルを使用] アクティビティに追加されます。
   4. [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [繰り返し] テキスト ボックスの CurrentRow を Employee に置換します。

      • [ 対象範囲] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ EmployeeData > Sheet1 [シート]] を選択します。

        これで、Employees スプレッドシートの Sheet1 の行に対して反復処理を実行するように指定したことになります。各行には 1 名の従業員に関する情報が含まれているため、反復処理の現在の行の名前を Employee に変更しました。これは、オートメーション プロジで行に含まれる情報を識別しやすくするためです。

        

3. テンプレートの Word ファイルをオートメーション プロジェクトに追加します。
   1. [繰り返し (Excel の各行)] 内で [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Word ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   2. [Word ファイルを使用] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [Word ファイル] フィールドの横にある [ 参照] アイコンをクリックし、Files フォルダーを参照してファイル PerformanceReviewDoc_template.docxを選択します。

      • [変更を保存] のチェック ボックスをオフにします。これにより、各従業員のデータが追加された状態でテンプレート ファイルが保存されてしまうのを確実に避けることができます。

        ここでは、PerformanceReviewDoc_template.docx というファイルを使用して作業するように指定しました。

        

4. 従業員データを含む Excel ファイルから Word ファイルに情報を追加します。
   1. [Word ファイルを使用] 内で [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [テキストを置換] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   2. [テキストを置換] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [次を検索] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「<>」と入力します。

      • [ 次で置換] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ Employee (従業員の> フルネーム)] を選択します。

        これで、Word ファイルのプレースホルダー テキスト <> を、Excel ファイル Employees の [フル ネーム] 列のセルから各従業員に対してコピーされたフル ネームに置き換えるように指定したことになります。

   3. [テキストを置換] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   4. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [ ブックマーク名] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「 DirectManager」と入力します。

      • [ ブックマーク] テキスト フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ Employee > Direct Manager] を選択します。

        ここでは、各従業員について、Excel ファイル Employees (従業員) の Direct Manager (課長) 列のセルの内容をコピーし、Word ファイルのブックマーク DirectManager (課長) の場所に貼り付けることで、Word ファイルに直属の上司の名前を追加するように指定しました。

   5. ステップ 3 ～ 4 を 3 回繰り返し、各従業員の Full Name (フル ネーム)、Location (勤務地)、Title (役職) を Word ファイルに追加する [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを追加します。各アクティビティを次のように設定します。

      • [ブックマーク名] FullName、[ブックマーク テキスト] Employee > Full Name

      • [ブックマーク名] Location、[ブックマーク テキスト] Employee > Location

      • [ブックマーク名] PositionTitle、[ブックマーク テキスト] Employee > Position Title

        

5. プロジェクトに関するデータを含む Excel ファイルから Word ファイルに情報を追加します。
   1. 最後の [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Excel ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   2. [Excel ファイルを使用] アクティビティで次の操作を行います。

      • [ Excel ファイル] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。

        テキスト ビルダーで

        1. 「Files\」と入力します。

        2. テキスト ビルダーの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。

        3. 「_Projects.xlsx」と入力します。

           テキストは「Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx」のようになります。

        4. テキスト ビルダーで [保存] をクリックします。

           ここでは、従業員ごとにプロジェクトの Excel ファイルをオートメーション プロジェクトに追加するように指定しました。Excel ファイルの選択では動的なファイル パスを使用し、プロジェクト ファイルを使用するアクティビティでデータを選択できるように、ファイルの 1 つをテンプレート ファイルとして指定しました。

   3. 新しく追加した [Excel ファイルを使用] アクティビティ内の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ドキュメントにデータテーブルを挿入] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   4. [ドキュメントにデータテーブルを挿入] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [ 挿入するテーブル] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ Projects] > [ Sheet1 [シート]] >[Table1 [テーブル]] を選択します。

      • [次を基準にして挿入] ドロップダウン メニューから [ブックマーク] を選択します。

      • [ 検索するブックマーク] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「 Projects」と入力します。

      • [挿入位置] ドロップダウン メニューから [後] を選択します。

        これで、各従業員について、Projects Excel ファイルから Table1 をコピーし、Word ファイルの Projects という名前のブックマークの後に貼り付けるように指定したことになります。

        

6. 上司からのフィードバックを含むテキスト ファイルから Word ファイルに情報を追加し、従業員ごとに別のファイルに保存します。
   1. 新しく追加した [Excel ファイルを使用] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   2. [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [ ファイル名] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。

        テキスト ビルダーで

        1. 「Files\」と入力します。

        2. テキスト ビルダーの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。

        3. 「_ManagerFeedback.txt」と入力します。

           テキストは「Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt」のようになります。

        4. テキスト ビルダーで [保存] をクリックします。

      • [プロパティ] パネルで [ 出力先] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ 詳細エディターを開く] を選択します。式 Saved.Values(Of String)("ManagerFeedback") を入力し、[ OK] をクリックします。

        ここでは、各従業員について、ファイル名に従業員名を含むテキスト ファイルから上司のフィードバックをコピーし、後からオートメーション プロジで使用するために保存するように指定しました。

   3. [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   4. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [ ブックマーク名] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「 DirectManagerFeedback」と入力します。

      • [ ブックマーク] テキスト フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ ManagerFeedback > 保存された値を使用] を選択します。

        ここでは、各従業員について、後で使用するために [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティで保存しておいた上司のフィードバックをコピーし、Word ファイルのブックマーク DirectManagerFeedback の場所に貼り付けるように指定しました。

        

   5. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
   6. [名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティで、次の操作を行います。

      • [ ファイルとして保存] フィールドの右側にある プラス 記号 をクリックし、[ テキスト] を選択します。

        テキスト ビルダーで

        1. 「Output\」と入力します。

        2. テキスト ビルダーの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。

        3. 「_PerformanceReview.docx」と入力します。

           テキストは「Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx」のようになります。

        4. テキスト ビルダーで [保存] をクリックします。

      • その他のオプションは、既定の選択のままにします。

        ここでは、各従業員のデータに基づいて変更したテンプレート ファイルを、Output (出力) という名前の新規フォルダーに保存するように指定しました。Excel ファイル Employees (従業員) の Full Name (フル ネーム) 列の値に基づいて、各従業員のフル ネームがファイル名に追加されます。

   7. StudioX のリボンで [ 保存 ] をクリックしてオートメーションを保存し、[ 実行 ] をクリックしてオートメーションを実行します。オートメーションは、Output フォルダーに従業員ごとに個別の業績評価 Word 文書を作成し、Excel ファイルに、従業員データとプロジェクト情報を含む Excel ファイル、およびマネージャーからのフィードバックを含むテキスト ファイルに情報を入力します。サンプルをダウンロード