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2022.10
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StudioX ユーザー ガイド
Last updated 2024年8月7日

チュートリアル: Word の操作を自動化する

このチュートリアルでは、チームの各メンバーに対する個人別実績レビューを Word 文書として生成するオートメーション プロジェクトを作成します。この Word 文書は、テンプレートの Word ファイルと、複数の Excel およびテキスト ファイルから収集したデータに基づいて生成します。テンプレート ファイルには Word アクティビティを使用して値を入力することのできる、プレースホルダーのテキストとブックマークが設定されています。データのコピー元となる Excel とテキスト ファイルの名前は、従業員名を含む特定のパターンに従っているものとします。

[Excel ファイルを使用] アクティビティをオートメーション プロジェクトに追加して、追加する従業員情報が記載された Excel ファイルを指定することから始めます。その中に、従業員データが含まれる行を反復処理するために [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティを追加します。[繰り返し (Excel の各行)] 内で、[Word ファイルを使用] アクティビティでテンプレート ドキュメントをオートメーション プロジェクトに追加し、[テキストを置換][ブックマークのコンテンツを設定][ドキュメントにデータテーブルを挿入] の一連のアクティビティで、Excel ファイルとテキスト ファイルから Word ファイルに各従業員に必要な情報を入力します。最後に、テンプレート ドキュメントを従業員ごとに別のファイルとして保存するために、[名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティを追加します。

  1. 手順 1: プロジェクトを設定し、必要なファイルを取得する
    1. 既定の設定を使用して新しい空のプロジェクトを作成します
    2. このチュートリアルでは、このページ下部にあるボタンを使用して、オートメーション プロジェクトを収めたアーカイブをダウンロードして展開します。プロジェクト フォルダーに Files フォルダーをコピーします。
    3. プロジェクト フォルダーに Output という名前のフォルダーを作成します。
  2. 手順 2: 従業員データを含む Excel ファイルをプロジェクトに追加し、ファイル内の行を反復処理する
    1. StudioX のデザイナー パネルで [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Excel ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    2. アクティビティで次の操作を行います。
      • [Excel ファイル] フィールドの横にある [参照] docs image アイコンをクリックし、Files フォルダーを参照して Employees.xlsx を選択します。
      • [参照名] フィールドに「EmployeeData」と入力します。

        これで、このオートメーションでは名前を EmployeeData としたファイル Employees.xlsx を操作対象として指定したことになります。

    3. [Excel ファイルを使用] 内で [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティが、デザイナー パネルの [Excel ファイルを使用] アクティビティに追加されます。
    4. [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [繰り返し] テキスト ボックスの CurrentRowEmployee に置換します。
      • [対象範囲] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[EmployeeData] > [Sheet1 [シート]] を選択します。

        これで、Employees スプレッドシートの Sheet1 の行に対して反復処理を実行するように指定したことになります。各行には 1 名の従業員に関する情報が含まれているため、反復処理の現在の行の名前を Employee に変更しました。これは、オートメーション プロジで行に含まれる情報を識別しやすくするためです。



  3. 手順 3: テンプレートの Word ファイルをオートメーション プロジェクトに追加する
    1. [繰り返し (Excel の各行)] 内で [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Word ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    2. [Word ファイルを使用] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [Word ファイル] フィールドの横にある [参照] docs image アイコンをクリックし、Files フォルダーを参照して PerformanceReviewDoc_template.docx ファイルを選択します。
      • [自動保存] のチェック ボックスをオフにします。これにより、各従業員のデータが追加された状態でテンプレート ファイルが保存されてしまうのを確実に避けることができます。

        ここでは、PerformanceReviewDoc_template.docx というファイルを使用して作業するように指定しました。



  4. 手順 4: 従業員データを含む Excel ファイルから Word ファイルに情報を追加する
    1. [Word ファイルを使用] 内で [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [テキストを置換] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    2. [テキストを置換] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [次を検索] フィールドの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「<<FullName>>」と入力します。
      • [次で置換] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。

        ここでは、Word ファイル内のプレースホルダー テキスト <<FullName>> を、Excel ファイル Employees (従業員) の Full Name (フル ネーム) 列のセルからコピーした各従業員のフル ネームで置き換えるように指定しました。

    3. [テキストを置換] アクティビティの下の [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    4. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [ブックマーク名] フィールドの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「DirectManager」と入力します。
      • [ブックマーク テキスト] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Direct Manager] を選択します。

        ここでは、各従業員について、Excel ファイル Employees (従業員) の Direct Manager (課長) 列のセルの内容をコピーし、Word ファイルのブックマーク DirectManager (課長) の場所に貼り付けることで、Word ファイルに直属の上司の名前を追加するように指定しました。

    5. ステップ 3 ~ 4 を 3 回繰り返し、各従業員の Full Name (フル ネーム)、Location (勤務地)、Title (役職) を Word ファイルに追加する [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを追加します。各アクティビティを次のように設定します。
      • [ブックマーク名] FullName、[ブックマーク テキスト] Employee > Full Name
      • [ブックマーク名] Location、[ブックマーク テキスト] Employee > Location
      • [ブックマーク名] PositionTitle、[ブックマーク テキスト] Employee > Position Title


  5. 手順 5: プロジェクトに関するデータを含む Excel ファイルから Word ファイルに情報を追加する
    1. 最後の [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティの下の [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Excel ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    2. [Excel ファイルを使用] アクティビティで次の操作を行います。
      • [Excel ファイル] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。

        テキスト ビルダーで

        1. Files\」と入力します。
        2. テキスト ビルダーの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
        3. _Projects.xlsx」と入力します。
          テキストは「Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx」のようになります。
        4. テキスト ビルダーで [保存] をクリックします。

      ここでは、従業員ごとにプロジェクトの Excel ファイルをオートメーション プロジェクトに追加するように指定しました。Excel ファイルの選択では動的なファイル パスを使用し、プロジェクト ファイルを使用するアクティビティでデータを選択できるように、ファイルの 1 つをテンプレート ファイルとして指定しました。

    3. 新しく追加した [Excel ファイルを使用] アクティビティ内の [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ドキュメントにデータテーブルを挿入] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    4. [ドキュメントにデータテーブルを挿入] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [挿入するテーブル] フィールドの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[Projects] > [Sheet1 [シート]] > [Table1 [テーブル]] を選択します。
      • [次を基準にして挿入] ドロップダウン メニューから [ブックマーク] を選択します。
      • [検索するブックマーク] フィールドの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「Projects」と入力します。
      • [挿入位置] ドロップダウン メニューから [後] を選択します。

      これで、各従業員について、Projects Excel ファイルから Table1 をコピーし、Word ファイルの Projects という名前のブックマークの後に貼り付けるように指定したことになります。



  6. 手順 6: 上司からのフィードバックを含むテキスト ファイルから Word ファイルに情報を追加し、従業員ごとに別のファイルに保存する
    1. 新しく追加した [Excel ファイルを使用] アクティビティの下の [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    2. [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [ファイル名] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。

        テキスト ビルダーで

        1. Files\」と入力します。
        2. テキスト ビルダーの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
        3. _ManagerFeedback.txt」と入力します。
          テキストは「Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt」のようになります。
        4. テキスト ビルダーで [保存] をクリックします。
      • [プロパティ] パネルで [コンテンツ] フィールドの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[後で使用するために保存] を選択します。名前として「ManagerFeedback」を入力し、[OK] をクリックします。

      ここでは、各従業員について、ファイル名に従業員名を含むテキスト ファイルから上司のフィードバックをコピーし、後からオートメーション プロジで使用するために保存するように指定しました。

    3. [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティの下の [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    4. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [ブックマーク名] フィールドの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[テキスト] を選択します。テキスト ビルダーに「DirectManagerFeedback」と入力します。
      • [ブックマーク テキスト] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[保存された値を使用] > [ManagerFeedback] を選択します。

        ここでは、各従業員について、後で使用するために [テキスト ファイルを読み込み] アクティビティで保存しておいた上司のフィードバックをコピーし、Word ファイルのブックマーク DirectManagerFeedback の場所に貼り付けるように指定しました。



    5. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティの下の [アクティビティを追加] docs image アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
    6. [名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティで、次の操作を行います。
      • [ファイル パス] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。

        テキスト ビルダーで

        1. Output\」と入力します。
        2. テキスト ビルダーの右側にあるプラス記号 docs image をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
        3. _PerformanceReview.docx」と入力します。
          テキストは「Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx」のようになります。
        4. テキスト ビルダーで [保存] をクリックします。
      • その他のオプションは、既定の選択のままにします。

      ここでは、各従業員のデータに基づいて変更したテンプレート ファイルを、Output (出力) という名前の新規フォルダーに保存するように指定しました。Excel ファイル Employees (従業員) の Full Name (フル ネーム) 列の値に基づいて、各従業員のフル ネームがファイル名に追加されます。

    7. StudioX のリボンで [保存] をクリックしてオートメーションを保存し、[実行] をクリックしてオートメーションを実行します。

    オートメーションにより、Outputs フォルダーに各従業員のパフォーマンス レビューが記載された Word 文書が個別に作成されます。この Word 文書には、従業員データとプロジェクト情報を含む Excel ファイルからの情報と、マネージャーからのフィードバックを含むテキスト ファイルからの情報が入力されます。

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