Gestión de las acciones

Requisitos previos

• Asegúrate de que estás en la carpeta correcta de Orchestrator.
• Tienes que tener los permisos de usuario adecuados para poder ver y gestionar acciones.
• Ve a la pestaña Bandeja de entrada.

Nota:

• Solo puedes editar una acción que esté asignada a ti mismo. Tus acciones pendientes son de solo lectura para otros usuarios. Las acciones no asignadas son de solo lectura para todos los usuarios.
• Para todas las tareas asignadas por el usuario, las operaciones de desasignación, reasignación y reenvío están deshabilitadas.
• La característica Políticas de retención para tus acciones completadas actualmente solo está disponible en Automation Cloud. Aún no es compatible con Automation Suite.

Resumen de las operaciones

Las siguientes tablas muestran las operaciones disponibles para cada estado de acción y los permisos de usuario necesarios.

Vista Mis acciones

Estas son todas las operaciones disponibles en la vista Mis acciones (para usuarios de acciones):

Estado de la acción	Menú Más opciones: operaciones disponibles	Encabezado de página: operaciones disponibles
Pendiente	Cancelar asignación Show similar actions Edit labels Editar propiedades (siempre que el usuario tenga los permisos adecuados) Quitar	Guardar Avanzar Cancelar asignación
Sin asignar	Asignar a uno mismo. Show similar actions Edit labels Eliminar completo *	Completar *
Completado	Show similar actions Edit labels Quitar	N/A

*La operación Completar solo está disponible para acciones externas.

Gestionar vista Acciones

Estas son todas las operaciones disponibles en la vista Gestionar acciones (para usuarios administradores de acciones):

Estado de la acción	Menú Más opciones: operaciones disponibles	Encabezado de página: operaciones disponibles
Pendiente	Reasignar Cancelar asignación Mostrar acciones similares Editar etiquetas Editar propiedades (siempre que el usuario tenga los permisos adecuados) Quitar	Cancelar asignación
Sin asignar	Asignar al usuario Asignar a uno mismo. Mostrar acciones similares Editar etiquetas Editar propiedades (siempre que el usuario tenga los permisos adecuados) Quitar Completar	Asignar a uno mismo. Completar *
Completado	Show similar actions Edit labels Quitar

*La operación Completar solo está disponible para acciones externas.

Asignación de acciones como usuario de acción

Para asignarte una acción a ti mismo:

1. En la pestaña Sin asignar , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Selecciona Asignar a uno mismo.

Asignación de acciones como un usuario administrador de acciones

Todos los usuarios que tengan los permisos necesarios para la carpeta específica pueden tener una acción asignada. Para asignar una acción a otro usuario:

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Sin asignar , selecciona Más opciones para la acción deseada.
3. Selecciona Asignar a usuario. Se abrirá la ventana Asignar acción.
4. Selecciona un usuario en la lista desplegable.

Información personal: la operación Asignar a uno mismo también está disponible en el encabezado de la página de la acción.

Acciones de asignación masiva

1. Selecciona las acciones que quieres asignar en masa.
2. En la parte superior de tu Bandeja de entrada, selecciona una de las siguientes opciones:
   • Asignar para autoasignarse las acciones.
   • Asignar : se asigna las acciones a usted mismo o a otros usuarios

Cancelación de la asignación de acciones como usuario de acción

Para desasignar una acción como usuario de una acción:

1. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Selecciona Desasignar para eliminar la acción de tu lista de Acciones pendientes.

Información adicional: La operación Desasignar también está disponible en el encabezado de la página de la acción.

Cancelación de la asignación de acciones como usuario administrador de acción

El usuario actualmente asignado se mostrará en la parte superior de la página de la acción. Para desasignar acciones:

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
3. Selecciona Cancelar asignación para eliminar la acción de la asignación del usuario actual.

Acciones de desasignación masiva

1. Selecciona las acciones cuyas asignaciones quieres cancelar.
2. En la parte superior de tu Bandeja de entrada, selecciona Cancelar asignación.

Reasignación de acciones

Solo los usuarios de acciones de administración pueden realizar la operación de reasignación. Para reasignar una acción:

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
3. Selecciona Reasignar para asignar la acción a un usuario diferente. Se abrirá la ventana Reasignar acción.
4. Selecciona un usuario en la lista desplegable.

Resultado: Esta operación desasigna la acción del usuario anterior y la asigna al seleccionado en el paso 4.

Editar las propiedades de las acciones como usuario de una acción

1. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Selecciona Editar propiedades para editar las propiedades de la acción. Se abrirá el panel Editar propiedades.
3. Edite una o más propiedades, de acuerdo con los nuevos requisitos.
4. Para guardar los cambios realizados, cierra el panel de edición y haz clic en Guardar en el cuadro de diálogo ¿Guardar cambios? .

Editar las propiedades de las acciones como usuario administrador de una acción

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Pendiente o Sin asignar , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
3. Selecciona Editar propiedades para editar las propiedades de la acción. Se abrirá el panel Editar propiedades.
4. Edite una o más propiedades, de acuerdo con los nuevos requisitos.
5. Para guardar los cambios realizados, cierra el panel de edición y haz clic en Guardar en el cuadro de diálogo ¿Guardar cambios? .

Edición de acciones en masa

Las acciones deben ser del tipo formulario masivo y deben ser generadas por la misma versión del proceso. De lo contrario, el botón Edición masiva estará deshabilitado. Para la edición masiva de acciones:

1. En la lista Pendiente, selecciona las acciones que quieres editar en masa.
2. Haz clic en el botón Edición masiva al final de la lista. Se abrirá la página Edición masiva.
3. En el panel de la izquierda se muestran las propiedades del formulario que puedes editar en masa.

En este panel puedes editar los metadatos del formulario, como el título del formulario, los catálogos de acciones, la prioridad, etc.

1. En el panel de la derecha se muestran los campos del formulario que puedes editar en masa.
2. Introduce los nuevos valores y haz clic en el icono Guardar todo.

Resultado: Todas las acciones seleccionadas se guardan con el nuevo conjunto de valores.

Completado de acciones en masa

Para completar acciones en bloque:

1. Si tus acciones de formulario tienen un botón para activar la finalización, facilita los datos necesarios para la finalización y haz clic en el botón correspondiente en el formulario.
2. Aparecerá una ventana emergente que te pide confirmar la finalización de varios elementos. Haz clic en Confirmar para finalizar las acciones con la misma entrada, o en Cancelar para revisar los valores o posponer la finalización en masa.
3. Un mensaje te informa de si la finalización en masa se ha realizado correctamente.

Resultado: Las acciones completadas se mueven a la lista Completado.

Nota: Las acciones editadas o completadas en bloque pueden verse en la página Auditoría del tenant de Orchestrator correspondiente.

Displaying similar actions

Tanto los Usuarios de acciones como los Usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Mostrar acciones similares.

Consejo:

En el contexto de la edición masiva, las acciones generadas por el mismo proceso, pero con un diseño de formulario diferente, no podían editarse en bloque, ya que se desactiva el botón de Edición masiva.

Para superar este inconveniente, existe la opción de mostrar acciones similares, es decir, acciones generadas por el mismo proceso y con el mismo diseño de formulario.

1. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Selecciona Mostrar acciones similares. La lista se filtra por acciones similares que pueden editarse en bloque. Puedes aplicar más filtros a la lista de acciones similares.
3. Selecciona las acciones que deseas editar de forma masiva y haz clic en Edición masiva al final de la lista. Se abrirá la página Edición masiva.

Añadir etiquetas a acciones existentes

1. En la pestaña Pendiente,Sin asignar o Completada , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Selecciona Editar etiquetas. Se abre la ventana Editar etiquetas.
3. Introduce el nombre de la etiqueta que desees y pulsa la tecla Enter. Por ejemplo, crea una etiqueta llamada "SAP", para identificar más rápidamente las acciones relacionadas con SAP.
4. Haz clic en Guardar para asociar la etiqueta a la acción cuyo ID y nombre se muestran en la ventana Editar etiquetas.

Nota: Puedes añadir tantas etiquetas como necesites a una acción.

Duplicados de etiquetas

Si ya dispones de una lista de etiquetas creadas anteriormente y empiezas a escribir un nombre en la ventana Editar etiquetas, aparecerá una lista con las posibles coincidencias. Selecciona una o varias etiquetas que cumplan tus requisitos o sigue escribiendo para crear una nueva. Esta operación evita que se dupliquen las etiquetas.

Limitaciones del etiquetado

• Los nombres de etiqueta no pueden contener los siguientes caracteres: <, >, %, &, \, ?, /, :.
• No se puede realizar un seguimiento de la creación o eliminación de etiquetas en nuestros registros actuales.
• Las siguientes etiquetas son etiquetas propietarias de UiPath Studio y no puedes definirlas y usarlas en tus objetos: UiPathStudioProcess, UiPathStudioTest, UiPathStudioTask, UiPathStudioLibrary, UiPathObjects, UiPathActivities, UiPathStudioX, UiPathTestCases, UiPathEntities, UiPathWebServices, UiPathStudioTemplate, UiPathStudioLocalizedTemplate, C#, CSharp, VB, VisualBasic, GettingStartedTemplate.

Añadir etiquetas al crear una acción

Para añadir una etiqueta al crear un Formulario, o Acción externa, ve al campo de propiedad de entrada Etiqueta y escribe las etiquetas que quieras añadir para esa acción específica que estás creando.

Displaying labels

La siguiente tabla muestra las tres formas disponibles para mostrar las etiquetas asociadas a una acción específica:

Ubicación	Tutorial	Menciones
Ventana Editar etiquetas	Abre la ventana Editar etiquetas para la acción deseada. Se muestran todas las etiquetas asociadas.	Desde esta ventana, se pueden añadir o eliminar etiquetas para la acción indicada.
Panel Resumen de la acción	Selecciona la acción deseada y navega hasta el panel Resumen de la acción correspondiente. El campo Etiqueta muestra todas las etiquetas asociadas.
Listas de acciones Sin asignar, Pendientes o Completadas	Pase el ratón por encima de la acción deseada para que aparezca una ventana emergente con todas las etiquetas asociadas.

Al hacer clic en la ventana Editar etiquetas se muestran todas las etiquetas de acción disponibles. Selecciona las etiquetas que cumplan tus requisitos para asociarlas a la acción.

Eliminación de etiquetas

Para eliminar etiquetas de una acción:

1. Abre la ventana Editar etiquetas para la acción deseada
2. Haz clic en el botón eliminar.
3. Haz clic en Guardar.

Advertencia: Para eliminar completamente una etiqueta, debes eliminarla manualmente de todas tus acciones asociadas.

Eliminación de acciones

Solo los usuarios con permisos para Eliminar en Acciones pueden realizar eliminaciones. Todas las eliminaciones satisfactorias se registran en la página Auditoría de Orchestrator.

Para eliminar acciones pendientes, no asignadas o completadas, ve a Más opciones en la acción que quieres eliminar y haz clic en Eliminar.

Restricción: Asegúrate de reanudar el proceso subyacente de la acción eliminada, para que el flujo de trabajo gestione la excepción Task not found. Con UiPath.Persistence.Activities v1.2, el proceso se reanuda automáticamente.

Reenvío de acciones

Tanto los usuarios de acciones como los usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Reenviar. La operación Reenviar solo está disponible actualmente para las acciones de formulario y las acciones que se encuentran dentro de la lista Mis acciones pendientes.

Para reenviar una acción:

1. En la pestaña Pendiente, selecciona una acción.
2. En el encabezado de la página Acción, haz clic en Reenviar . Se abre la ventana Reenviar acción .
3. Selecciona un usuario en la lista desplegable.
4. En el campo Comentarios proporciona el contexto para reenviar la acción.

Nota: Todos los usuarios con los permisos necesarios para la carpeta que contiene las acciones se muestran en la lista desplegable y pueden recibir acciones.

Guardado de acciones

Tanto los usuarios de acciones como los usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Guardar. La operación Guardar solo está disponible de momento para las acciones de formulario y las acciones en la lista de Mis acciones pendientes.

1. En la pestaña Pendiente , selecciona una Acción y proporciona algunas de las entradas necesarias.
2. En la cinta de la acción, selecciona Guardar .

Resultado: La acción se guarda con los cambios que has realizado, y puedes acceder a ella más tarde para proporcionar más información o completarla.

Selección múltiple de acciones

Para asignar, cancelar o eliminar múltiples acciones, utiliza la opción Selección múltiple de acciones. Las operaciones en masa disponibles se muestran en la parte inferior de la lista.

Advertencia: Al cambiar de una lista de acciones a otra se eliminará tu selección.

Descarga de acciones

Para descargar Acciones, ve a Más opciones en una lista de acciones y haz clic en Descargar acciones.

Resultado: Esta operación descarga el actual listado de acciones que cumplen con los filtros que hayas aplicado, si los hubiera, en formato csv. De lo contrario, descarga todas las acciones en la lista actual, ordenadas en orden de prioridad descendente y hora de creación.

Nota: De forma predeterminada, la zona horaria de todas las marcas de tiempo de las acciones descargadas está establecida en UTC.

Catálogos de acciones

Los catálogos de acciones son contenedores de acciones en los que puedes clasificar tus acciones en función de varios criterios. El catálogo en el que reside una acción se establece durante la creación de acciones, mediante las actividades de creación de acciones en Studio.

Catálogos de acciones en actividades

Las propiedades Catálogo de tareas o Catálogo de acciones se encuentran en los paquetes Persistence.Activities e Intelligent.OCR.Activities. Estas propiedades solo se pueden rellenar con catálogos de acciones existentes.

Catálogos de acciones en paquetes de soluciones

Puedes añadir catálogos de acciones dentro de los paquetes de soluciones. Consulta Información general sobre la gestión de soluciones para descubrir cómo funcionan los paquetes de soluciones y cómo crearlos, gestionarlos e implementarlos.

Acceder a los Catálogos de acciones

La página Configuración de administración muestra todas las carpetas de tu tenant y te permite crear o actualizar un Catálogo de acciones en cada carpeta a la que tengas acceso.

1. Para acceder a la página Configuración de administración, ve a la cabecera de la página y selecciona la pestaña Configuración de administración.
2. En el lado izquierdo de la página Configuración de administrador, selecciona la carpeta de Orchestrator desde la que quieres acceder a los catálogos de acciones.

Crear Catálogos de acciones

Para crear un nuevo catálogo de acciones:

1. Selecciona la carpeta deseada.
2. Selecciona Añadir catálogo.

   Se abrirá el asistente Añadir catálogo .

3. Introduce un Nombre (obligatorio) y una Descripción (opcional) para tu Catálogo de acciones.
4. Selecciona Crear.

Resultado: El nuevo catálogo se muestra en la lista Catálogo de acciones de la carpeta de Orchestrator seleccionada.

Añadir etiquetas a catálogos de acciones

Puede añadir etiquetas al crear o editar un catálogo de acciones.

1. Ve a la carpeta en la que quieres crear el catálogo de acciones.
2. Selecciona Añadir catálogo.
   Se abrirá el asistente Añadir catálogo .
3. Añade las etiquetas deseadas dentro del campo Etiquetas , de la misma manera que lo harías para las Acciones.
4. Selecciona Crear.

Cifrar Catálogos de acciones

1. Cuando crees un nuevo Catálogo de acciones, selecciona la casilla Almacenar en formato cifrado. Selecciona la casilla Almacenar en formato cifrado si quieres que las acciones vinculadas estén cifradas dentro de la base de datos.

Resultado: Esto cifra las acciones (también conocidas como datos de tarea) que están asociadas al Catálogo de acciones actual. Las acciones que no están vinculadas a ningún Catálogo de acciones no se cifran.

ADVERTENCIA:

• La operación de cifrado no puede deshacerse.
• Solo se cifran los valores de Datos de una acción.
• Los datos de acciones que forman parte de catálogos de acciones existentes no pueden cifrarse. Como alternativa, puedes volver a crear el Catálogo de acciones, seleccionar la casilla Almacenar en formato cifrado y volver a generar las Acciones.

Actualizar Catálogos de acciones

Para actualizar un catálogo de acciones ya existente:

1. Ve a la carpeta de hosting del Catálogo de acciones.
2. Selecciona el catálogo de acciones que deseas editar y selecciona Editar .
3. Cambie el nombre, la descripcióno las etiquetas de este catálogo de acciones específico.
4. Seleccione Guardar para registrar sus cambios.

Crear acciones en un Catálogo de acciones específico

Para crear acciones dentro de un catálogo de acciones específico:

1. Crea un catálogo de acciones dentro de la carpeta Orchestrator deseada.
2. Añade una Crear tarea de formulario, una Crear tarea externa, una Crear acción de validación de documentos o una Crear acción de clasificación de documentos en tu flujo de trabajo.
3. Dentro de la actividad donde se crean las acciones, introduce el nombre del catálogo de acciones previamente creado dentro del campo de propiedad CatálogoDeLaTarea, o CatálogoDeAcciones.

Resultado: Las acciones creadas se almacenan en el catálogo de acciones ya existente que hayas introducido.

Nota: Los campos de las propiedades CatálogoDeLaTarea y el CatálogoDeAcciones, en las actividades de los paquetes Persistence.Activities e Intelligent.OCR.Activities, solo pueden rellenarse con Catálogos de acciones que ya existan.

Eliminar catálogos de acciones

Puede eliminar Catálogos de acciones solo si no hay ninguna acción vinculada a ellos. Para eliminar acciones de un catálogo de acciones que desea eliminar, edite las propiedades de las acciones vinculadas y vuelva a vincularlas a un catálogo de acciones diferente.

Advertencia: No puede deshacer esta acción.

1. Mueva todas las acciones vinculadas al catálogo de acciones que desea eliminar a otro catálogo de acciones editando las propiedades de las acciones vinculadas.
2. Ve a la página Configuración de administrador y a la carpeta Catálogo de acciones.
3. Mantenga el puntero sobre el catálogo de acciones que desea eliminar y seleccione Eliminar
   Aparece el cuadro de diálogo Eliminar catálogo de acciones .
4. Seleccione Eliminar para eliminar de forma permanente el catálogo de acciones.