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Submitting an Employee-driven Idea - Automation Suite 2023.4
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Guide utilisateur d'Automation Hub
Dernière mise à jour 19 déc. 2023

Soumission d'une idée générée par un employé

Cliquez sur Soumettre idée (Submit idea) > Soumettre une idée (Submit an Idea) afin d'ajouter les détails de votre idée.

Le formulaire Soumettre une idée (Submit an Idea) s’ouvre ; vous pouvez y saisir plus d’informations sur votre idée.

Vue d'ensemble (Overview)

Dans la première section du formulaire, la Vue d’ensemble (Overview), vous pouvez Nommer votre idée (Name your Idea), ajouter une Automatisation (Automation), une description du processus dans le champ Description (Description) et, à l’aide de la liste déroulante Domaine d’activité (Business Area) de Catégorie (Catégorie), vous pouvez améliorer la catégorisation de votre idée.

Vous pouvez le faire en sélectionnant une catégorie déjà existante dans la liste déroulante. Si vous ne trouvez pas de catégorie appropriée, sélectionnez Aucune de ces catégories ne s’applique (None of these apply), et définissez une catégorie pertinente. Celle-ci peut contenir jusqu’à 100 caractères.

  • la nouvelle entrée de catégorie que vous avez définie s’affiche sous les filtres Autre (Other) pouvant être appliqués aux Catégories (Categories) lors de la recherche d’une idée spécifique dans l’espace de travail (Workspace).
  • la nouvelle entrée de catégorie que vous avez définie n’est pas affichée en tant qu’option pour les futures idées soumises.
  • toutes les nouvelles entrées de catégorie créées manuellement lors de l'envoi d’idées ne sont pas enregistrées dans la Console d’administration (Admin Console) > Catégories (Categories). Cela permet de bien organiser l’inventaire des catégories.
  • toutes les nouvelles entrées de catégorie créées manuellement lors de la soumission d’idées se trouvent en accédant à l’option de filtre Autre (Other).



Remarque :
  • Dans le champ Nommez votre idée (Name your idea), vous êtes autorisé à saisir les caractères alphanumériques ainsi que les caractères spéciaux suivants : tiret (-), point d’exclamation (!), dièse (#), virgule (,) et trait de soulignement (_), et une limite de 100 caractères.
  • Un message Doublon potentiel (Potential Duplicate) s’affiche si le titre et la catégorie d’automatisation que vous avez ajoutés pour vos idées sont similaires à d’autres idées. Avant de poursuivre, vérifiez le profil de l'idée affiché comme doublon. Les options ci-dessous sont disponibles :
  • Mon idée est similaire (My idea is a duplicate) : marquez votre idée comme doublon et suspendez le processus de soumission.
  • Conserver mon idée (Continue with my idea) : continuez le processus de soumission.

Évaluation de haut niveau

Dans la section Évaluation de haut niveau (High Level Assessment), vous pouvez répondre à une série de questions portant sur votre idée. Celles-ci aideront le système à calculer un score d’idée générale, ainsi que deux scores concernant la pertinence de votre idée d’automatisation et le potentiel d’automatisation de la tâche ou du processus.

Les questions sont au nombre de cinq, et chacune propose six réponses différentes.



Pour la dernière question, vous avez la possibilité de télécharger des documents pertinents pour le processus décrit.



Assigner un propriétaire du processus

Dans la troisième section, vous pouvez affecter et inviter un propriétaire du processus à ajouter plus d’informations sur l’idée d’automatisation une fois l’idée approuvée.

Un propriétaire de processus peut être n'importe quel utilisateur faisant partie du locataire Automation Hub spécifique et ayant le statut Actif (Active) ou En attente (Pending) dans la page Attribuer les rôles (Assign Roles).



Si la question sur le Propriétaire du processus (Process Owner) reste vide pendant la soumission de l'idée, le propriétaire du processus doit être affecté lors de l'étape d'approbation de l'idée.

Une fois que vous avez fourni des informations pour l’ensemble des questions, la dernière étape consiste à cliquer sur Soumettre pour révision (Submit for Review.

Le score de l’idée s’affiche. Lisez-le attentivement, car il contient des détails importants sur l’idée partagée. Consultez les informations sur le score de l’idée (Information About the Idea Score) pour en savoir plus.



Sélectionner Quelle est la prochaine étape ?! (What’s next?!) vous donne les options ci-dessous :

  • Ouvrir Task Capture (Open Task Capture) et ajouter de la documentation relative à votre idée à l’aide de Task Capture.
  • Aller à Mes idées

    Après l'avoir partagée, un approbateur d'idées examine votre idée. Ce dernier peut la marquer comme approuvée (Approved), dupliquée (Duplicated) ou rejetée (Rejected). Consultez la page Phases de révision des idées (Idea Review Phases) pour en savoir plus.

Créer un nouveau document de processus avec Task Capture

Remarque : cette option peut ne pas s'afficher si l'administrateur de la société décide de la désactiver à partir de la page Paramètres (Settings). Pour en savoir plus, consultez la page Mettre à jour des paramètres.
  1. Cliquez sur Créer (Create) pour lancer Task Capture et documenter facilement les processus décrits dans l’idée que vous venez de partager.



  2. Cliquez sur Ouvrir l’application (Open the app). La page principale de Task Capture s’affiche, ou vous pouvez télécharger l'application si nécessaire.

    Remarque : l’outil Task Capture ne s’ouvrira pas si vous ne l’avez pas installé sur votre PC ou si la version est inférieure à 20.4. Pour en savoir plus, accédez à la section Documenter vos idées à l’aide de Task Capture (Documenting your Ideas Using Task Capture) du Manuel utilisateur.
  3. Choisissez la façon dont vous souhaitez capturer votre processus et démarrez le processus. Recherchez les informations étape par étape dans l'article Documentation du processus (Documenting the Process) du Manuel utilisateur de Task Capture (Task Capture User Guide).
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