Optimierung Ihres PDD und der Qualitätscheckliste

Muster zum Verfeinern eines generierten Process Design Document (PDD) im Gespräch sowie eine Qualitätscheckliste, die vor der Übergabe abzuschließen ist.

Nachdem Ihr Process Design Document (PDD) erstellt wurde, verfeinern Sie es im Gespräch, anstatt die heruntergeladene Datei direkt zu bearbeiten, und bestätigen Sie vor der Übergabe, dass es vollständig ist.

So funktioniert die Verfeinerung

1. Teilen Sie Cartographer in einfachen Worten mit, was geändert werden. muss.
2. Überprüfen Sie den aktualisierten Abschnitt und bestätigen Sie ihn.

Ergebnis: Cartographer aktualisiert die zugrunde liegenden Prozessnotizen, und der betroffene PDD-Abschnitt wird automatisch neu erstellt.

Tipp:

Verwenden Sie den Link „Abschnitt verfeinern“ am Ende eines beliebigen Abschnitts für gezielte Aktualisierungen. Dadurch wird die Aktualisierung auf diesen Abschnitt beschränkt und ist schneller, als eine allgemeine Aktualisierung anzufordern.

Bevorzugen Sie die Bearbeitung innerhalb des Dokumentbereichs gegenüber der heruntergeladenen Datei – Cartographer bleibt über die dort vorgenommenen Änderungen informiert. Wenn Sie Inhalte direkt im Bereich bearbeiten, teilen Sie dem Agent z. B. „Ich habe das PDD an diesem Speicherort bearbeitet – aktualisieren Sie Ihre Hinweise“; sodass die Quellhinweise synchron bleiben.

Bearbeiten Sie die heruntergeladene .docx -Datei nicht manuell, und erwarten Sie, dass sie erneut synchronisiert wird. Änderungen, die direkt in Word vorgenommen werden, werden nicht in die Quellhinweise zurückgegeben.

Beispiele für Optimierungen

Situation	Was Sie sagen sollten
Cartographer definiert eine Aufgabe zu allgemein für Ihre Zwecke – zum Beispiel: „Antragsdatei genehmigen“	„Erweitern Sie die Aufgabe „Antragsdatei genehmigen“ innerhalb der Phase „Verarbeitung“, sodass mindestens 4, aber nicht mehr als 7 Schritte enthalten sind.“ Cartographer definiert die Unteraufgaben.
Eine Aufgabe, die einem Menschen zugewiesen ist, sollte zwischen Mensch- und Agent-Arbeit aufgeteilt werden	„Ändern Sie dies in der Aufgabe „Varianz und Wiederherstellung lösen“ von einer menschlichen Aufgabe zu einer Agentenaufgabe, wobei die menschliche Überprüfung nur dann erfolgt, wenn die Varianz 25 % der Gesamtkosten überschreitet.“

Kurzübersicht zur Verfeinerung

Situation	Was Sie sagen sollten	Was aktualisiert wird
Schritt falsch beschrieben	„Schritt N – die Beschreibung sollte … sein“	AS-IS-Schritt und der entsprechende Abschnitt im PDD
Fehlende Geschäftsregel	„Wir haben eine Regel übersehen: [Bedingung/Aktion] …“	Geschäftsregelregister und der Abschnitt „Geschäftsregeln“
Falscher Automatisierungsmodus	„Ändern Sie [Schritt] von [Modus] in [Modus], weil …“	Bereitstellungsmodell, TO-BE-Schritt und Prozesskarte des zukünftigen Zustands
Fehlender Ausnahmepfad	„Es gibt eine Ausnahme, die wir nicht erfasst haben: [beschreiben] …“	Abschnitte zur Ausnahmebehandlung (AS-IS und/oder TO-BE) im PDD
Zurückgestellte Lücke jetzt geklärt	„Wir haben eine Antwort auf [Lücke]: [Antwort] …“	Lückenregister, betroffene Schritte und der Abschnitt „Bekannte Lücken“
Fehlende Rolle oder fehlendes System	„Wir haben vergessen, [Name] einzubeziehen – diese Person [beschreiben] …“	Entitätsdatei, betroffene Schritte und der Abschnitt „Rollen“
Vorteile benötigen weitere Details	„Bitte ergänzen Sie die Vorteile um diese Details: [Detail] …“	Vorteilshinweise und der Abschnitt „Vorteile“ im PDD“
Metadaten müssen aktualisiert werden	„Aktualisieren Sie [Version/Autor/Name der Organization] auf [Wert] …“	Header, Fußzeile und Deckseite des Dokuments

Hinweis:

Korrekturen werden dem Prüfpfad hinzugefügt. Wenn Sie Informationen korrigieren, wird das Original nicht gelöscht – die Änderung wird mit dem Grund und dem Datum protokolliert. Dies ist für Compliance-Prüfungen hilfreich, bei denen Prüfer sehen möchten, was sich geändert hat und warum.

Qualitätscheckliste vor der Übergabe

Ist-Vollständigkeit (Aktueller Prozess).

• Für jeden Schritt ist eine benannte Rolle oder ein verantwortliches Team angegeben.
• In jedem Schritt wird das verwendete System oder die verwendete Anwendung genannt, nicht nur „das System“.
• Alle Entscheidungspunkte haben mindestens zwei benannte Pfade.
• Jede Geschäftsregel hat eine Bedingung und eine daraus resultierende Aktion.
• Alle Ausnahmepfade werden mit einem Weiterleitungsziel dokumentiert.
• Die Prozesskarte entspricht dem Schritt-für-Schritt-Durchlauf.
• Alle Lücken werden entweder geklärt oder ausdrücklich mit einem benannten Verantwortlichen zurückgestellt.

ZU-BE-Vollständigkeit (Zukünftiges Design).

• Jedem Schritt ist ein Automatisierungsmodus zugewiesen.
• Bei Schritten zur menschlichen Überprüfung werden der Genehmiger und der Benachrichtigungsmechanismus angegeben.
• Agent-Schritte beschreiben, welche Art von Entscheidungen oder Variationen die KI verarbeitet.
• Die Bereitstellungsmodelltabelle berücksichtigt jeden AS-IS-Schritt.
• Unterschiede bei der Ausnahmebehandlung zwischen AS-IS und TO-BE werden dokumentiert.
• Die Prozesskarte des zukünftigen Zustands entspricht genau dem Bereitstellungsmodell.

Dokumentqualität

• Die Dokumentversion ist korrekt festgelegt – 0.x für den Entwurf, 1.0 für die endgültige Fassung.
• Der Name der Organization ist korrekt und durchgängig einheitlich.
• Die Autorennamen sind korrekt.
• Kein Abschnitt enthält „TBD“, „Platzhalter“ oder „noch einzufügende Abbildung“.
• Für alle wichtigen Fakten ist eine Quellzuordnung vorhanden.

Nächste Schritte

Fahren Sie mit dem Generieren eines SDD fort, sobald das PDD genehmigt wurde.