Dokumentation zum aktuellen Prozess (Current Process).

Die Phasen „Erkennung“ und „Istzustand definieren“ in Cartographer, die die Bewerbungsgesprächestruktur abdecken, die Prozessübersicht bestätigen und ein Ist-Dokument generieren.

Die Phasen Erkennen und Ist definieren erfassen den aktuellen Status Ihres Prozesses durch ein Gespräch mit einem Gespräch. Cartographer beschreibt, was es erstellt, stellt gezielte Rückfragen und bestätigt eine gesperrte Ist-Prozessübersicht, bevor das zu erstellende Design beginnt.

Was passiert während „Erkennung“ und „Ist definiert“

Das Interview erfolgt dialogorientiert – Sie beschreiben den Prozess in Ihren eigenen Worten, und Cartographer stellt gezielte Folgefragen. Sie erhalten nie ein leeres Formular zum Ausfüllen.

Schritt	Area	Was Cartographer aufbaut
1	Prozessrahmen	Prozessname, Ziel, Trigger, Häufigkeit, Volumen und Umfangsgrenzen
2	Rollen und Systeme	Jedes beteiligte Team, jede beteiligte Person und jede beteiligte Anwendung sowie ihre Beziehung zu den einzelnen Schritten
3	Schritt-für-Schritt-Durchlauf	Ene Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Prozesses vom Trigger bis zum Abschluss
4	Geschäftsregeln und Entscheidungen	Bedingungen, Schwellenwerte, Genehmigungen und Ausnahmepfade
5	Lücken und Mehrdeutigkeiten	Fragen, die das Quellmaterial nicht beantworten kann, und für später zurückgestellte Elemente

Hinweis:

Sie müssen diese Bereiche nicht in einer festen Reihenfolge abdecken. Cartographer passt sich daran an, wie Sie den Prozess auf natürliche Weise beschreiben – wenn Sie Regeln vor den Schritten abdecken, ordnet er sie automatisch neu.

So geben Sie nützliche Antworten

Thema	Schwache Antwort	Starke Antwort
Auslösen	„Es beginnt, wenn wir eine Rechnung erhalten.“	„Eine Rechnungs-PDF geht im AP-Postfach ein. Das System sucht an Werktagen alle 30 Minuten danach.“
System	„Wir verwenden SAP.“	„Wir verwenden SAP S/4HANA. Die relevanten Transaktionen sind MIRO für die Rechnungsbuchung und ME23N für die Suche nach Bestellungen.“
Regel	„Rechnungen mit hohem Wert erfordern eine Genehmigung.“	„Rechnungen über 50.000 USD erfordern vor der Buchung die Genehmigung durch zwei Personen – Finance Manager und VP of Finance.“
Ausnahme	„Manchmal gibt es Fehler.“	„Wenn die Bestellnummer fehlt, wird die Rechnung zur manuellen Prüfung an den AP-Mitarbeiter weitergeleitet. Die angestrebte Lösungszeit beträgt 48 Stunden.“

Tipp:

Wenn Sie eine Frage nicht beantworten können, sagen Sie dies ausdrücklich – z. B. „Ich weiß es nicht. Markieren Sie dies als Lücke.“ Cartographer hält dies fest und fährt fort. Vermutungen führen zu einer ungenauen Dokumentation, die später schwieriger zu korrigieren ist.

Zu wissen, wann die Definition des Ist-Vorgangs abgeschlossen ist

Überprüfen Sie die Liste der erfassten Schritte, die in der Gruppe FACTS (AS-IST) des Panels „Checkliste“ nachverfolgt werden, und das vorgeschlagene Ist-Diagramm für den aktuellen Status. Korrigieren Sie alles, was falsch ist, bevor Sie die Übersicht bestätigen – nach der Bestätigung ist die Übersicht gesperrt und wird als Grundlage für das Architekturprozessdokument verwendet. Die Zuordnung ist niemals ein Platzhalter; Es handelt sich um Ihr eigentliches bestätigtes Flowchart, das in das Prozessdesigndokument (PDD) eingebettet ist.

Sie können die AS-IS-Erfassung auf drei Arten ändern:

• Weisen Sie Cartographer an, direkt etwas hinzuzufügen oder eine Änderung vorzunehmen, z. B.: „Benennen Sie Schritt 2 in ‚Patientenabgleich mit dem Employee Sponsor-Datensatz‘ um.
• Stellen Sie eine neue Datei bereit, die Informationen hinzufügt, z. B.: „Ich habe Seiten der Status Regulatory Agency angehängt, die Geschäftsregeln enthalten, die wir einhalten müssen. Siehe Absätze 5.6 bis 5.8.“
• Bearbeiten Sie das zugrunde liegende Wissen direkt im Abschnitt Wissen in der Seitenleiste.

Wichtig:

„Sie sieht gut aus“ ist keine Bestätigung. Sagen Sie explizit: „Ich bestätige die Prozessübersicht“ oder „Die Zuordnung ist korrekt“; um sie zu sperren und Ist-Definition abzuschließen.

Generieren eines AS-IS-Dokuments

Sie müssen kein eigenständiges Ist-Dokument generieren, um mit „Design-to-be“ fortzufahren – die bestätigte Übersicht wird automatisch übertragen. Generieren Sie eines, wenn:

• Sie ein Basisdokument für Compliance oder Prüfungen benötigen.
• Sie eine Schulungsanleitung für Vorgänge im aktuellen Zustand erstellen.
• Sie möchten, dass die Stakeholder für den AS-IST-Status (Aktueller Prozess) freigegeben werden, bevor Sie den TO-BE-Status (Zukünftiges Design) entwerfen.
• Sie noch nicht bereit sind, den zukünftigen Zustand zu entwerfen.

Das PDD ist das Standardformat, normalerweise 30–50 Seiten. Zwei andere Formate sind ebenfalls verfügbar: ein Standardbetriebsverfahren (SOP, 15–25 Seiten) und ein Transformationsschreiben (3–5 Seiten, für Manager). Vollständig benutzerdefinierte, organisationsspezifische Vorlagen befinden sich in der Planung – siehe Problemumgehung für benutzerdefinierte Vorlagen unter Generieren des PDD.

Jedes AS-IS-Dokument enthält:

• Prozessübersicht – was der Prozess tut und warum er wichtig ist
• Bestätigte Prozesskarte – das tatsächlich eingebettete Flowchart, niemals ein Platzhalter
• Schritt-für-Schritt-Durchlauf – eine detaillierte Beschreibung jedes Schritts
• Geschäftsregeln – Bedingungen, Schwellenwerte und Genehmigungsanforderungen
• Rollen und Systeme – wer was macht und welche Tools verwendet werden
• Schwachstellen – aktuelle Herausforderungen und Engpässe, die während des Interviews identifiziert wurden
• Bekannte Lücken – Fragen, deren Klärung zurückgestellt wurde
• Quellenzuordnung – aus welchem Quelldokument jeder Fakt stammt

Tipp:

Hinzufügen von Benchmarks (optional): Das Prozessatlas – eine integrierte, kuratierte Prozesswissensdatenbank – enthält dokumentierte Benchmarks für die meisten Prozesse. Prompt des Agents: „Suchen Sie nach Prozess-Bereitstellungsdaten aus dem Prozesswissen, die für diesen Prozess relevant sind, und fügen Sie sie in die Dokumentation zum aktuellen Prozess ein.“ Kommentieren Sie jeden Benchmark mit einer Quelle, sofern verfügbar.

Nächste Schritte

Fahren Sie mit „Delegieren einer Aufgabe“ fort, wenn Sie Input von anderen Teammitgliedern benötigen, oder fahren Sie direkt mit „TO-BE-Design“ und „PDD-Generierung“ fort.