TO-BE-Design und PDD-Generierung

Die Prozessphasen „Soll-Design“ und „Architekt“ in Cartographer, die die Zuweisung des Automatisierungsmodus, die zukünftige Prozesskarte und die Generierung des Prozessdesigndokuments abdecken.

Design-to-be entwirft den zukünftigen Status Ihres Prozesses auf der bestätigten Ist-Plan. Der Architekturprozess kombiniert beide Status in einem herunterladbaren Prozessdesigndokument (PDD).

Voraussetzungen

Ihre AS-IS-Prozesskarte ist bestätigt und gesperrt. Siehe „AS-IS-Dokumentation“.

Design wird gestartet

„Design-to-be“ dauert in der Regel etwa eine Stunde. Sie können jederzeit anhalten und in einer späteren Sitzung fortsetzen. Beispiel für den Anfang: „Weiter mit „Design to be““ oder „Entwerfen wir den zukünftigen Status.“

Zuweisen von Automatisierungsmodi

Die erste Aufgabe in „Design-to-be“ besteht darin, jedem Schritt in Ihrem Prozess einen Automatisierungsmodus zuzuweisen. Cartographer zeigt Ihnen jeden Schritt und fordert Sie auf, auszuwählen, wie er nach der Automatisierung behandelt wird.

Mode	Was es bedeutet	Verwendungszweck
Vollständig automatisiert	Wird ohne menschliche Beteiligung ausgeführt – regelbasiert, von System zu System	Schritte mit klaren Regeln, bei denen eine API oder ein RPA-Bot alles übernimmt
Unterstützt	Wird neben einer Person ausgeführt, die ihn auslöst oder steuert	Schritte, bei denen eine Person einen Vorgang in Echtzeit initiieren oder überprüfen muss
Mitarbeiter	KI-gesteuert – verarbeitet Variationen oder trifft zur Runtime Entscheidungen	Schritte mit variablen Eingaben, natürlicher Sprache oder dynamischen Entscheidungen
Überprüfung durch Mensch	Automatisiert mit einem obligatorischen menschlichen Genehmigungsschritt	Schritte mit Anforderungen an Compliance-, Finanz- oder Ausnahmefreigaben
Manuell	Bleibt vollständig menschlich	Physische Aktionen, Richtlinienentscheidungen oder Schritte, die vorerst außerhalb des Umfangs liegen

Beispielzuweisungen für einen Prozess zur Weiterleitung von Laborgebühren

• Auftragsdatei aus LIS empfangen – vollständig automatisiert
• Abrechnungscodes anhand der Zahlerregeln validieren – Agent
• An die Abrechnungswarteschlange weiterleiten – vollständig automatisiert
• Ausnahmegebühren über dem Schwellenwert genehmigen – Menschliche Überprüfung
• Diskrepanzen am Tagesende abgleichen – Unterstützt

Tipp:

Wenn Sie sich bei einem Modus unsicher sind, wählen Sie „Manuell“ als konservativen Standard und markieren Sie ihn als „Vorläufig“. Sie können jeden Modus vor oder nach der Generierung des PDD ändern.

Beantworten von Designfragen

Nachdem das Bereitstellungsmodell festgelegt wurde, stellt Cartographer einige gezielte Fragen zu Ihrem Prozessdesign. Dies ist keine feste Checkliste – Cartographer stellt nur Fragen, die tatsächlich erforderlich sind:

• Trigger – wird der Prozess nach einem Zeitplan oder bei Auftreten eines Ereignisses gestartet?
• Menschliche Überprüfungspunkte – wer genehmigt Ausnahmen und wie erhält diese Person Benachrichtigungen?“
• Fehlerbehandlung – was passiert, wenn ein System nicht verfügbar ist oder Daten fehlen?

Antworten Sie mit dem, was Sie wissen. Wenn etwas noch nicht entschieden wurde, geben Sie dies an – es wird als offenes Element im PDD erfasst.

Transformationsentscheidungen

Cartographer präsentiert eine Liste der vorgeschlagenen Verbesserungen und Transformationen direkt im Konversationsbereich. Prüfen Sie jede Empfehlung sorgfältig und genehmigen Sie nur diejenigen, die in das zukünftige Design aufgenommen werden sollen.

Jede Transformationsentscheidung wird in der Tabelle „Transformationsentscheidungen“ nachverfolgt, die jederzeit im linken Bereich überprüft werden kann, mit:

• Die Begründung und Nachweise
• Die vorgeschlagene Änderung
• Der Genehmigungsstatus – akzeptiert oder abgelehnt

Fordern Sie den Agent auf, diese Tabelle zum PDD hinzuzufügen.

Bestätigen der Prozesskarte des zukünftigen Zustands

Sobald das Bereitstellungsmodell festgelegt ist, generiert Cartographer eine Prozesskarte des zukünftigen Zustands, die nach dem Automatisierungsmodus farblich gekennzeichnet ist:

Farbe	Mode
Blau	Vollständig automatisiert
Türkis	Unterstützt
Braun	Mitarbeiter
Dunkelrot	Überprüfung durch Mensch
Grün	Manuell

Wichtig:

Die Bestätigung der Karte des zukünftigen Zustands ist ein obligatorischer Prüfpunkt. Cartographer erstellt erst dann eine detaillierte TO-BE-Schrittdokumentation, wenn Sie die Karte bestätigen. Eine Änderung der Kartenstruktur nach diesem Punkt erfordert eine erneute Erstellung der betroffenen Abschnitte. Nehmen Sie sich daher die Zeit, die Karte sorgfältig zu gestalten.

Überarbeiten Sie die Karte, bis sie Ihr Design genau widerspiegelt. Wenn Sie zufrieden sind, sagen Sie: „Ich bestätige die Karte des zukünftigen Zustands.“

Überprüfen der erstellten Details des zukünftigen Zustands

Nach der Bestätigung der Karte erstellt Cartographer:

• Schritte des zukünftigen Zustands – ein Eintrag pro Schritt mit Trigger, Eingaben, Ausgaben und zugewiesenem Modus
• Ausnahmebehandlung – wird nur dokumentiert, wenn Ihre TO-BE-Behandlung von AS-IS abweicht
• Vorteile – eine qualitative Beschreibung von Zykluszeit, Fehlerreduzierung, freigesetzter Kapazität und Prüfbarkeit

Hinweis:

Der Abschnitt „Vorteile“ beschreibt nur qualitative Ergebnisse. Es enthält keine ROI-Berechnungen, Kosteneinsparungen in US-Dollar oder Prognosen zu Amortisationszeiträumen. Fügen Sie nach dem Download manuell einen quantifizierten Business Case hinzu.

Überprüfen Sie die entworfenen Details und fordern Sie Korrekturen an, bevor Sie bestätigen, dass das zu erwartene Design abgeschlossen ist. Sobald Sie bestätigt haben, sagen Sie „Design-to-be ist abgeschlossen“. oder „Bereit zum Generieren des PDD“; um zum Architekturprozess zu wechseln.

Generieren des PDD

Dokument-Metadaten

Vor dem Generieren des PDD löst Cartographer vier Werte aus dem, was ihm bereits bekannt ist – Ihren Prozessname, der Name der Organisation, der Autor und die Dokumentversion – auf, anstatt einen festen Satz von Fragen zu stellen:

Feld	Wie es gelöst wird	Hinweise
Prozessname	Aus dem von Ihnen dokumentierten Prozess	Verwenden Sie den offiziellen Namen, wie er auf den Deckblättern der Dokumente angezeigt wird.
Name der Organisation	Aus dem Wikipedia, der Konversation oder Ihren Quelldokumenten	Cartographer fragt nur, wenn sie dies wirklich nicht ermitteln kann, zum Beispiel: „Welcher Kunde oder welche Organisation soll der Name des Dokuments auf dem Einband sein?“
Autor	Aus Kontext oder leer gelassen	Name(n), die auf dem Deckblatt und im Header angezeigt werden sollen
Dokumentversion	Die Standardeinstellung ist 1.0 oder erhöht einen vorhandenen Entwurf	Erhöhen Sie die Version während der Überprüfungszyklen auf 0.x und bei der endgültigen Freigabe auf 1.0.

Tipp:

Verwenden Sie während der Stakeholder-Überprüfung eine Versionsnummer 0.x. Heraufstufen Sie nur dann auf 1.0, wenn das Dokument die endgültige Freigabe erhalten hat. Sie können jeden dieser Werte später in den Details zur Bearbeitung des Dokumentbereichs ändern.

Auswählen eines Dokumentformats

Zu Beginn des Architekturprozesses können Sie ein Dokumentformat auswählen. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, generiert Cartographer ein Standard-PDD.

Format	Am besten geeignet für	Typische Länge
PDD	Vollständige Dokumentation des Automatisierungsdesigns für Entwickler, Architekten und Center of Excellence	30–50 Seiten
Standardbetriebsverfahren (SOP)	Anleitung zum zukünftigen Zustand für Betriebsteams und Schulungen	15–25 Seiten
Transformationskurzschrift	Zusammenfassung der Änderungen vom aktuellen zum zukünftigen Zustand	3–5 Seiten

Tipp:

Um die Vorlage Ihrer eigenen Organisation zu verwenden, generieren Sie ein PDD im Standardformat, fügen Sie dann Ihre Zielvorlage an oder fügen Sie sie ein, und fragen Sie z. B. „Hier ist eine Vorlage für ein anderes PDD-Format – schreiben Sie den PDD-Inhalt in dieses Format und geben Sie es mir.“ die Ausgabe.„

Was jedes PDD enthält

Ist-Inhalt (Current Process) aus „Istzustand definieren“:

• Prozessübersicht und Beschreibung des aktuellen Zustands
• Prozesskarte des aktuellen Zustands – tatsächlich eingebettetes Flowchart
• Schritt-für-Schritt-Workflow des aktuellen Zustands
• Heute verwendete Entitäten, Rollen und Systeme
• Geschäftsregeln und Entscheidungspunkte
• Schwachpunkte und Lücken im aktuellen Zustand

TO-BE-Inhalt (Zukunft des Designs), von „Design to-be“:

• Prozessübersicht des zukünftigen Zustands
• Prozesskarte des zukünftigen Zustands, farblich nach Automatisierungsmodus gekennzeichnet
• Schritt-für-Schritt-Workflow des zukünftigen Zustands mit Modus für jeden Schritt
• Bereitstellungsmodelltabelle – Schritt, aktueller Modus, zukünftiger Modus
• Änderungen bei der Ausnahmebehandlung
• Qualitative Beschreibung der Vorteile

Unterstützende Abschnitte, automatisch generiert:

• Quellenzuordnung – woher jeder Fakt stammt
• Öffnen Sie Lücken und verschobene Elemente aus dem Register Ist-Lücke definieren
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Referenzierte Dokumentation

Überprüfen und Herunterladen

Nach der Generierung, die normalerweise zwei bis fünf Minuten dauert, wird das PDD im Cartographer Dokumentenbereich mit Folgendem angezeigt:

• Eine Live-Vorschau aller Abschnitte
• Links „Abschnitt verfeinern“ am Ende jedes Abschnitts für gezielte Aktualisierungen
• Screenshot-Platzhalter, in denen System-Screenshots angezeigt würden, ausgefüllt mit Bildschirmaufzeichnungen, die Sie während „Ist definiert“ angehängt haben

Ergebnis: Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, wählen Sie „Herunterladen“ aus, um eine .docx Datei zu speichern. Die heruntergeladene Datei entspricht immer Ihrem neuesten Entwurf, einschließlich aller Verfeinerungen, die Sie im Bereich vorgenommen haben.

Nächste Schritte

Fahren Sie mit „Verfeinern Ihres PDDs und der Qualitätscheckliste“ fort.