Melhores práticas

O Task Mining foi projetado para ajudar você a capturar detalhes e informações adicionais sobre uma tarefa conhecida para obter uma imagem abrangente das diferentes maneiras como a tarefa é concluída.

Compreender o porquê

Ao começar a usar o Task Mining, uma prática recomendada é sempre explicar aos usuários finais seu motivo para criar um projeto de Task Mining e o que você espera alcançar gravando a tarefa identificada. O Task Mining grava tudo na área de trabalho do usuário de gravação, portanto, configurar o ambiente da tarefa antes da gravação é vital para limitar dados ruidosos.

Os principais textos explicativos incluem:

• A gravação só começará com o consentimento dos usuários finais.

• Apenas os aplicativos que tiverem sido permitidos serão gravados.

• Você pode habilitar/desabilitar o mascaramento de informações de identificação pessoal (PII) no nível do projeto.

• O anonimização do usuário é sempre uma opção. O objetivo de registrar esses dados é entender melhor as ineficiências na tarefa para otimizar ainda mais a equipe/tarefa e gerar acionabilidade.

Configuração do projeto

Navegue até seu serviço do Task Mining e crie um projeto do Task Mining. É melhor criar um projeto por equipe/departamento. Durante a criação do projeto, você deve fornecer um título e uma descrição exclusivos e relevantes. Para obter melhores resultados, é melhor que os usuários tenham experiência e estejam familiarizados com o trabalho do dia a dia.

Cada usuário receberá um e-mail notificando que eles foram adicionados ao projeto e que eles podem acessar o projeto no UiPath® Automation Cloud^TM para registrar ou revisar rastreamentos.

Seja específico com os usuários de gravação que você convidar e indique a tarefa conhecida exata com aplicativos relevantes que você gostaria que eles gravassem. Isso ajuda a limitar os dados com ruído ao revisar ou mesclar seus rastreamentos.

Gravando tarefas

Cada projeto pode ter até 100 traces. Os rastreamentos podem ter até 500 ações.

• A gravação só começará depois que o usuário se autenticar no gravador e selecionar Iniciar.

• Todos os aplicativos visíveis na área de trabalho podem ser gravados para que os usuários estejam cientes e tenham apenas os aplicativos que desejam capturar disponíveis.

• O mascaramento de PII fica ativado por padrão e mascarará todas as capturas de tela.

Dicas para gravar:

• Conclua a tarefa que você iniciou. Isso minimiza a interpretação/intervalos durante a gravação.

• Limite a alternância de tarefas, se possível, durante a gravação e minimize o uso de aplicativos não compatíveis.

• Pause a gravação se surgirem outros detalhes durante a conclusão de uma tarefa.

Como analisar seus traces

Após os rastreamentos serem gravados e carregados para o projeto, você ou qualquer pessoa com uma função de Analista de negócios ou Administrador no projeto pode revisá-los. Ao revisar o trace, é importante assegurar que ele gravado inclua todas as partes necessárias da tarefa identificada. Observe que o mascaramento de PII será aplicado por padrão, para que as imagens que você revise em seu trace sejam mascaradas.

Mesclagem de rastreamentos

Depois que todos os traces para o projeto tiverem sido coletados e carregados, é possível mesclar os traces para obter uma visualização abrangente. Há dois tipos de mesclagens: Mesclagem automática e Mesclagem guiada.

• Mesclagem automática: utiliza a IA para encontrar as semelhanças entre as etapas e suas ações de cada trace para você. Em seguida, ele criará uma visualização abrangente dos traces e criará automaticamente pontos de decisão em que as ações são diferentes. Até 25 traces podem ser mesclados automaticamente, cada trace tem até 500 ações coletadas nele.

• Mesclagem guiada: permite que os usuários mesclem vários traces por conta própria anexando e mesclando etapas individuais para criar uma imagem abrangente do trace. É recomendável ter um especialista no assunto que entenda o contexto de negócios da tarefa em questão para concluir isso para a equipe.

Ao revisar seu trace, observe que quaisquer adições ou exclusões na etapa tornarão seu trace inelegível para a mesclagem automática. Você ainda poderá concluir uma mesclagem guiada posteriormente, mas só poderá alterar o nome do trace para a mesclagem automática.

Conduzindo acionabilidade e otimização do processo

Após a equipe ter uma visão abrangente da tarefa em questão, é recomendável que um analista de negócios revise o trace mesclado e preencha quaisquer detalhes que possam ser úteis para o grupo como um todo. Por exemplo, o Analista de Negócios pode alterar os títulos das etapas para que sejam mais relevantes para os usuários de negócios, além de fornecer descrições que incluam o contexto da ação que está sendo concluída.

Depois de revisado e editado, o rastreamento mesclado pode ser exportado para um documento de descrição de processo (.docx), uma imagem ou um arquivo do Studio (.xaml) para acelerar sua jornada de descoberta.