Documentation du processus

Pour commencer à enregistrer le processus et documenter vos idées d'automatisation, sélectionnez l'une des trois options disponibles :

• Créer un diagramme (Build Diagram) - créez votre propre diagramme de workflow avec toutes les actions nécessaires, puis utilisez Task Capture pour prendre des captures d'écran pour chaque action et capturer automatiquement les données requises.
• Capturer le processus (Capture Process) - pendant que vous exécutez le processus, l'outil capture automatiquement vos actions, prend une capture d'écran à chaque clic et crée un diagramme de workflow basé sur les données collectées.
• Ouvrir le fichier à partir du PC - ouvrez les fichiers enregistrés créés avec Task Capture si vous devez appliquer des mises à jour. Vous pouvez ouvrir les fichiers au format .ssp ou .ssg .
  
  

  

  
  

Le widget de capture vous permet de capturer le processus. Celui-ci s'affiche une fois que vous cliquez sur l'option Capturer le processus (Capture Process). Selon votre version de Task Capture, différentes options sont disponibles :

Figure 1. Version 2020.10.2 et antérieures.

1. Suspendez (Pause) le processus de capture. Cela vous aide à éviter les données non pertinentes.

2. Terminez (Finish) le processus de documentation.

Figure 2. Version 2020.10.3. Dès que le widget est affiché, un bouton Démarrer la capture devient disponible, vous permettant de contrôler le début du processus de capture. Avant d'appuyer sur le bouton Démarrer, nous vous recommandons de préparer toutes les applications pertinentes utilisées pour effectuer le processus.

Une fois que vous avez cliqué sur Démarrer la capture (Start Capture), la capture commence et les options de gestion suivantes s'affichent :

1. Pause : permet d'éviter de capturer des données non pertinentes.

2. Stop : permet de terminer le processus de documentation.

3. Ajouter un titre (Add title) : vous permet d'ajouter un titre pertinent à chaque action que vous capturez.

4. Ajouter une description (Add description) : vous permet d'ajouter une description pertinente à chaque action que vous capturez.

Il affiche également le nombre d'actions capturées et le nombre d'actions restantes jusqu'à ce que la limite de 500 actions soit atteinte. Veuillez consulter la section Limite d'action disponible ci-dessous pour plus de détails sur cette fonctionnalité.

Titre du processus

Par défaut, les processus capturés reçoivent un titre contenant la date, le mois et l'heure à laquelle la capture du processus a commencé.

Pour modifier le titre d'un processus capturé, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur l'icône Modifier (Edit) qui s'affiche sous la forme d'un crayon. Celle-ci est disponible en haut de l'écran, au milieu du panneau supérieur de l'application.

   
   

   

   
   

2. Une fois que la fenêtre contextuelle Renommer le document de processus (Rename Process Document) s'affiche, saisissez le nouveau nom de votre processus et cliquez sur Soumettre (Submit).

   
   

   

   
   

Limite d’action

Le nombre d'actions capturées dans un document de processus a un impact sur les performances de l'application, y compris le travail avec l'éditeur de diagramme, l'éditeur d'images, les options d'exportation, ainsi que le document de définition de processus. C'est pourquoi le nombre d'actions pouvant être capturées est fixé à 500. Veuillez noter que cette limitation ne vous empêche pas de créer des processus avec plus de 500 actions, son but est de fournir des conseils sur les meilleures pratiques afin d'avoir la meilleure expérience lors de l'utilisation de Task Capture.

Dans le coin droit de la fenêtre du Générateur de diagrammes (Diagram Builder), vous pouvez consulter à tout moment un compteur d'actions vous permettant de surveiller le nombre d'actions ajoutées à l'ensemble du workflow et une icône ** Information** fournissant des détails sur la limitation.

De plus, le widget de capture, qui permet de capturer les actions composant le processus, affiche le nombre d'actions capturées pour la séquence documentée et le nombre d'actions restantes jusqu'à ce que la limite des 500 actions soit atteinte.

Figure 3. Version 2020.10.2 et antérieures.

Figure 4. Version 2020.10.3.

Dès que plus de 500 actions par document sont capturées, un message contextuel s'affiche, vous proposant de continuer la capture (Continue Capturing) ou d'arrêter la capture (Stop Capturing).

Figure 5. Version 2020.10.2 et antérieures.

Figure 6. Version 2020.10.3

Si vous choisissez de poursuivre le processus de capture, le widget de capture s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre contextuelle, le nombre d'actions dépassant la limite des 500 actions.

Figure 7. Version 2020.10.2 et antérieures.

Figure 8. Version 2020.10.3.

Si vous essayez de copier et d'insérer ou de dupliquer des actions qui entraînent un dépassement de la limitation, un message contextuel s'affichera, vous permettant d'annuler (Cancel) l'action ou de continuer quand même (Continue Anyway).

Autres particularités

Si pendant le processus de création/capture, vous mettez à jour la langue, seules les actions enregistrées après la configuration de la nouvelle langue seront affichées dans la langue respective.

Task Capture ne définit pas la saisie au clavier, des données sensibles peuvent donc être enregistrées. Ces données peuvent être supprimées manuellement en accédant au champ Description de l'étape (Step Description) de l'étape pour laquelle elles ont été capturées et supprimées. Une notification contextuelle vous informant de ce comportement s'affiche au début du processus de capture.

Pour modifier les propriétés du workflow, enregistrer, exporter ou appliquer une marque d'entreprise spécifique, cliquez sur Fichier (File). Consultez le chapitre Option de fichier pour plus de détails sur chaque option.