Meilleures pratiques

Task Capture est un outil polyvalent, mais simple à utiliser, qui fournit les meilleures méthodes pour capturer et exporter des diagrammes de carte de processus. Pour profiter pleinement de cet outil, vous pouvez vous fier aux recommandations de bonnes pratiques ci-dessous.

Pour commencer à capturer les actions du processus, choisissez d'abord la manière appropriée de créer la carte de processus. Les options ci-dessous sont disponibles :

• Créez le processus manuellement à l'aide de l'option Créer un diagramme (Create Diagram), puis capturez les actions pertinentes.
• Capturez automatiquement le processus pendant que vous effectuez les tâches et laissez Task Capture créer la carte automatiquement en choisissant l'option Capturer le processus (Capture Process).

Choisissez la méthode de création de processus appropriée

Créer un diagramme

L'option Créer un diagramme (Create Diagram) convient au cas où vous êtes familiarisé avec le processus de haut niveau et que vous êtes à l'aise pour créer d'abord le diagramme de workflow, puis le remplir avec les actions capturées.

Commencez par utiliser l'approche Créer un diagramme dans le cas où :

• Le processus que vous souhaitez documenter peut être décrit comme étant complexe.
• Vous connaissez les étapes propres au métier du processus et pouvez les retranscrire dans le plan du diagramme.
• Vous voulez d'abord développer le processus et ses variations, puis capturer les actions nécessaires pour chacune des séquences.
• Votre objectif est de créer un diagramme de schéma de processus (DDP) compréhensible et prêt à l'emploi.

Avantages :

• Une méthode rapide et facile à utiliser qui vous permet d'en contrôler le résultat dès le début.
• Passez moins de temps à reformuler la carte de processus après son enregistrement.
• En observant le processus tout au long de son enregistrement, vous pouvez découvrir d'autres opportunités d'automatisation que vous auriez pu négliger.

Capturer le processus

En accédant à Capturer le processus (Capture Process), l'enregistreur est immédiatement lancé. Cela vous permet de suivre le processus, tandis que l'outil capture des captures d'écran de chaque clic, raccourci clavier et saisie au clavier. Une fois que vous avez terminé le processus, en fonction du type d'actions que vous avez capturées et de l'environnement, l'outil crée automatiquement le diagramme de workflow.

Commencez par utiliser l'approche Capturer le processus (Capture Process) au cas où :

• Le processus que vous souhaitez documenter peut être décrit comme étant linéaire.
• Votre objectif est de vous concentrer sur les actions de processus qui peuvent ensuite être utilisées à des fins de documentation plutôt que d'initiatives d'automatisation.

Avantages :

• Récupérez de manière simple et rapide les actions nécessaires à la réalisation de votre processus.
• Vous permet de documenter rapidement le processus.

Enregistrer les actions et documenter les séquences

Comme l'option d'enregistrement des actions est utilisée à la fois pour les méthodes Créer un diagramme (Create Diagram) et Capturer le processus (Capture Process), les recommandations ci-dessous sont applicables quelle que soit la méthode choisie.

• Comptez toujours sur le bouton Pause pour ignorer les actions qui ne sont pas pertinentes pour votre processus et ne capturer que celles qui sont importantes. De cette façon, vous pouvez créer un diagramme de processus clair et facile à suivre.

  Le bouton est toujours disponible lorsque le widget de capture est actif.

• Pour générer des cartes de processus informatives et faciles à utiliser, nous recommandons de capturer moins de 50 actions par séquence.
• Le nombre d'actions pouvant être capturées est fixé à 500. Veuillez noter que cette limitation ne vous empêche pas de créer des processus avec plus de 500 actions, son but est de fournir des conseils sur les meilleures pratiques afin d'avoir la meilleure expérience lors de l'utilisation de Task Capture.

Gérer efficacement les actions enregistrées

Les actions que vous avez enregistrées afin de documenter votre processus sont l'ingrédient clé de votre workflow et il est très important de suivre quelques règles simples pour travailler efficacement avec elles. Selon la méthode que vous choisissez pour créer la cartographie des processus, différentes règles s'appliquent :

Méthode de création de diagramme

• Pour chaque étape, ajoutez un titre et une description clairs. Incluez autant de détails que possible tout en restant succinct.
• Si nécessaire, des informations supplémentaires peuvent être ajoutées à chaque capture d'écran en utilisant l'option Texte (Text).

Méthode de capture du processus

• Vérifiez le titre et la description enregistrés pour vos actions et séquences. Mettez-le à jour si nécessaire. Le but est que ces informations soient le plus claires possible.
• Si vous avez enregistré plusieurs séquences continues qui représentent la même action commerciale, fusionnez-les à l'aide de l'option Fusionner des séquences (Merge Sequences). Cela vous aide à garder le diagramme concis et complet.

Traitement des données sensibles

Si vous pensez que des données sensibles peuvent être capturées au cours du processus, nous vous recommandons d'essayer d'enregistrer les informations nécessaires à l'aide de données factices.

Si cela n'est pas possible, vous pouvez Mettre en pause (Pause) l'enregistreur pendant que vous manipulez des données sensibles, mais gardez à l'esprit que les étapes que vous effectuez ne seront pas disponibles dans le diagramme.

Si vous souhaitez capturer avec précision toutes les étapes effectuées et que vous ne pouvez pas utiliser de données factices pendant l'enregistrement, une fois le diagramme créé dans Task Capture, veuillez le vérifier attentivement et masquer toutes les données sensibles qui pourraient être capturées sur vos captures d'écran en utilisant l'option Flouter (Blur).

Une autre option consiste à supprimer manuellement les strings capturées de la propriété Description de l'action au cas où elles contiendraient un mot de passe ou des informations sensibles.