Tutorial: Comparar archivos de Excel y envío de errores de conciliación por correo electrónico

En este tutorial, crearemos una automatización para comparar los importes de una hoja de cálculo que contiene facturas y los importes de un archivo CSV que contiene un resumen por proveedor. Si existe algún error de reconciliación entre los archivos, crearemos un archivo CSV con detalles y enviaremos el archivo por correo electrónico.

Creamos un proyecto con las siguientes actividades:

1. Dos actividades Usar archivo de Excel para indicar el archivo de Excel con las facturas y el archivo donde queremos conciliar los datos.
2. Una serie de actividades Escribir celda para añadir dos encabezados de columna al archivo Excel de conciliación y para calcular la suma de las facturas de un proveedor y la diferencia entre esa suma y el importe del resumen inicial. Agregaremos una actividad Copiar rango para copiar las fórmulas que agregamos para un proveedor a todas las filas de la hoja para que podamos realizar los mismos cálculos para todos los proveedores, y luego agregaremos una actividad más Escribir celda para agregar la diferencia total a una celda.
3. Una actividad Si en la que añadiremos una condición de que si hay errores de reconciliación (la suma de las diferencias es mayor que 0), se debe crear un archivo CSV con los detalles y enviarlo por correo electrónico a una dirección especificada. Para las tareas de correo electrónico, dentro de la actividad Si añadiremos una actividad Usar aplicación Outlook de escritorio para indicar la cuenta de Outlook desde la que queremos enviar el correo y una actividad Enviar correo electrónico dentro de Usar aplicación Outlook de escritorio.
4. Configura el proyecto y obtén los archivos necesarios.
   1. Crea un nuevo proyecto en blanco utilizando la configuración predeterminada.
   2. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Copy the folder data to your project folder.
5. Añade los archivos de Excel al proyecto.
   1. Haz clic en Añadir actividad en el panel Diseñador y, a continuación, busca la actividad Usar archivo de Excel en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se añade una actividad Usar archivo de Excel al panel Diseñador.
   2. En la actividad:

      • Haz clic en Examinar junto al campo Archivo de Excel y, a continuación, busca y selecciona el archivo invoices.xlsx

      • En el campo Referencia como, introduce Invoices.

        Indicaste que trabajarás en el archivo facturas.xlsx que se conoce en tu automatización como Facturas.

   3. Haz clic en Añadir actividad dentro de la actividad Usar archivo de Excel y luego añade otra actividad Usar archivo de Excel.
   4. En la segunda actividad:

      • Haz clic en Examinar junto al campo Archivo de Excel y, a continuación, busca y selecciona el archivo reconcile.xlsx

      • En el campo Referencia como, introduce Rec.

        Indicaste que trabajarás en el archivo reconcile.xlsx que se conoce en su automatización como Grabación.

        

6. Copia los datos en el archivo de reconciliación.
   1. Haz clic en Añadir actividad dentro de la segunda actividad Usar archivo de Excel y, a continuación, busque la actividad Leer CSV en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónela. La actividad se añade dentro de la actividad Usar archivo de Excel.
   2. In the Read CSV activity:

      • Haz clic en Examinar junto al campo Leer del archivo y, a continuación, busca y selecciona el archivo summary.csv.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Salida a y, a continuación, selecciona Rec > Resumen [Hoja]. El campo se actualiza con su selección [Rec] Resumen.

        Indicaste que querías copiar los datos del archivo CSV summary.csv al archivo Grabación en la hoja Resumen.

   3. Haz clic en Añadir actividad dentro de la segunda actividad Usar archivo de Excel debajo de la actividad Leer CSV, y luego busca la actividad Copiar rango en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se añade una actividad Copiar rango dentro de la actividad Usar archivo de Excel.
   4. En la actividad Copiar rango:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Origen y, a continuación, selecciona Facturas > Facturas [Hoja]. Tu selección se muestra en el campo como [Facturas] Facturas.

        Indicaste que quieres copiar la hoja de Facturas desde el archivo con el mismo nombre.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Destino y, a continuación, selecciona Rec > Facturas [Hoja]. Tu selección se muestra en el campo como [Rec] Facturas.

        Indicaste que quieres pegar el rango copiado en la hoja de la hoja de archivo Grabación.

        

7. Realiza los cálculos necesarios para comparar los datos.
   1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Excel, y a continuación arrastra la actividad Escribir Celda y suéltala en la segunda Usar Archivo Excel debajo de Copiar Rango. Se añade una actividad de escritura de celdas al panel del diseñador.
   2. En la actividad Escribir celda:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce el texto Calculated Amount.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda C1 y haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con su selección [Rec] Summary!C1.

        Calculated AmountIndicaste que quieres que la primera celda de la columna C de la hoja Resumen del archivo Grabación contenga el texto.

   3. Agrega una segunda actividad Escribir celda debajo de la anterior y, en la actividad:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce el texto =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda C2 y haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con su selección [Rec] Summary!C2.

        Indicaste que quieres C2 de la hoja Resumen del archivo Grabación que contenga la fórmula =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Esta fórmula comprueba si la celda del proveedor (A2) no está vacía y suma los valores de la columna C de la hoja Facturas para el proveedor de la celda A2 de la hoja de Resumen.

   4. Añade una tercera actividad de celda Escribir debajo de la anterior y, en la actividad:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce el texto Difference.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda D1 y haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con tu selección [Rec] Summary!D1.

        Indicaste que quieres que la primera celda de la columna D de la hoja Resumen del archivo Grabación contenga el texto.Difference

   5. Agrega una cuarta actividad de celda Escribir debajo de la anterior y, en la actividad:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce el texto =IF(A2 <> "", C2-B2, "").

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda D2 y haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con tu selección [Rec] Summary!D2.

        Indicaste que quieres D2 de la hoja Resumen del archivo Grabación que contenga la fórmula =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Esta fórmula verifica si la celda del proveedor (A2) no está vacía y calcula la diferencia entre los valores de las celdas C2 y B2 de la hoja Resumen.

   6. Haz clic en Añadir actividad debajo de la última actividad Escribir celda y, a continuación, busque la actividad Copiar rango en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónela. Se añade una actividad Copiar rango al panel Diseñador.
   7. En la actividad Copiar rango:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Origen y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona el rango C2:D2 y luego haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con tu selección [Rec] Summary!C2:D2.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Destino y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona el rango C3-D20 y luego haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con su selección [Rec] Summary!C3-D20.

      • Desde el menú desplegable Qué copiar, selecciona Formulas.

        Indicaste que deseas pegar la fórmula en el rango de copiado C2:D2 a las mismas columnas en la hoja.

   8. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Excel, y luego arrastra la actividad Escribir Celda y suéltala debajo de la última actividad Copiar Rango. Se añade una actividad de escritura de celdas al panel del diseñador.
   9. En la actividad Escribir celda:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce la fórmula =SUM(Summary!D:D).

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y, a continuación, selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la hoja Facturas, luego la celda F1 y luego haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con tu selección [Rec] Invoices!F1.

        Indicaste que quieres que la primera celda de la columna F de la hoja de Facturas del archivo Grabación contenga la fórmula =SUM(Summary!D:D). La fórmula añade la suma de las diferencias en la columna D de Resumen a la celda F1 en la hoja de Facturas.

        

8. Envía un correo electrónico con detalles sobre la reconciliación si la suma de las diferencias es mayor que 0.

   1. Haz clic en Añadir actividad debajo de la última actividad Escribir celda y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Si. Se añade una actividad Si al panel Diseñador.

   2. En la actividad Si, selecciona Abrir en el Editor avanzado junto al campo Condición para abrir el Creador de condición.

   3. En el Generador de condición, añade la condición «si la suma de las diferencias es mayor que 0»:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo de la izquierda y, a continuación, selecciona Rec > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la hoja Facturas, luego la celda F1 y haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con tu selección [Rec] Invoices!F1.

      • From the drop-down menu in the middle, select greater than.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo de la derecha, selecciona Número, introduce 0 y haz clic en Guardar dos veces.

        Si se cumple esta condición se ejecutarán las actividades que agregues en la rama Entonces de la actividad Si.

   4. En el panel Actividades, selecciona la pestaña CSV y luego arrastra la actividad Escribir CSV y suéltala en la rama Entonces de la actividad Si. Se añade una actividad Escribir CSV al panel Diseñador.

   5. En la actividad Escribir CSV:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Escribir en qué archivo y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce reconcile-, y luego desde el Más en el lado derecho del Generador de texto, selecciona Cuaderno > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto en el Generador de texto se actualiza a reconcile-[Notes] Date!YYYYMMDD. Introduce el texto .csv al final y haz clic en Guardar. El texto final debe ser reconcile-[Notes] Date!YYYYMMDD.csv.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Escribir desde y, a continuación, selecciona Rec > Resumen [Hoja]. El campo se actualiza con su selección [Rec] Resumen.

        Indicaste que quieres crear un archivo CSV en la carpeta el proyecto cuyo nombre contiene la palabra de la fecha de hoy y copiar allí la hoja de Resumen del archivo a la Grabación.

   6. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Correo y, a continuación, arrastra la actividad Utilizar aplicación Outlook de escritorio y suéltala en la rama Entonces de la actividad Si, situada en la parte inferior de la actividad Escribir CSV.

   7. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.

      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.

   8. En el panel de actividades, arrastra la actividad Enviar correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilizar aplicación de Outlook de escritorio.

   9. En la actividad Enviar mensaje:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Cuenta y luego selecciona Outlook.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Para y, a continuación, selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce una dirección de correo electrónico a la que enviar el correo electrónico. Por ejemplo, puedes introducir tu propia dirección de correo electrónico para enviarte el correo a ti mismo. Si dejas seleccionada la opción Guardar como borrador , la automatización no envía el correo electrónico, sino que lo guarda en la carpeta Borradores de Outlook.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Asunto y luego selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce Reconciliation errors for y, a continuación, desde el signo Más en el lado derecho del Generador de texto, selecciona Cuaderno > Fecha [Hoja] > Hoy [Celda]. El texto en el Generador de texto se actualiza a Reconciliation errors for [Notes] Date!Today.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Cuerpo y, a continuación, selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce el texto para el cuerpo del correo electrónico, por ejemplo One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..

      • Para los adjuntos, selecciona Archivos y, a continuación, introduce el mismo nombre de archivo que se usa en la actividad Escribir CSV en el paso 5,reconcile-[Notes] Date!YYYYMMDD.csv Por ejemplo, se puede abrir el Generador de Texto para Escribir en qué campo del archivo de la actividad Escribir CSV, copiar todo el texto y, a continuación, pegarlo en el Generador de texto para el campo de archivo adjunto.

        

   10. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, a continuación, haz clic en Ejecutar para ejecutar la automatización. Las facturas y los datos de resumen se copian en el archivo reconcile.xlsx, se realizan los cálculos y, como el importe total de las facturas no coincide con el uno en el resumen de uno de los proveedores, la hoja Resumen del archivo reconcile.xsls se copia en un archivo CSV cuyo nombre incluye la fecha de hoy, el archivo se adjunta a un correo electrónico y se envía a la dirección especificada. En el archivo, puedes identificar al proveedor con errores de conciliación por el valor de la celda D3 que es mayor que 0. Descargar ejemplo