Tutorial: Comparar archivos de Excel y envío de errores de conciliación por correo electrónico

En este tutorial, crearemos una automatización para comparar los importes de una hoja de cálculo que contiene facturas y los importes de un archivo CSV que contiene un resumen por proveedor. Si existe algún error de reconciliación entre los archivos, crearemos un archivo CSV con detalles y enviaremos el archivo por correo electrónico.

Creamos un proyecto con las siguientes actividades:

1. Dos actividades Usar archivo de Excel para indicar el archivo de Excel con las facturas y el archivo donde queremos conciliar los datos.

2. Una serie de actividades Escribir celda para añadir dos encabezados de columna al archivo Excel de conciliación y para calcular la suma de las facturas de un proveedor y la diferencia entre esa suma y el importe del resumen inicial. Agregaremos una actividad Copiar rango para copiar las fórmulas que agregamos para un proveedor a todas las filas de la hoja para que podamos realizar los mismos cálculos para todos los proveedores, y luego agregaremos una actividad más Escribir celda para agregar la diferencia total a una celda.

3. Una actividad Si en la que añadiremos una condición de que si hay errores de reconciliación (la suma de las diferencias es mayor que 0), se debe crear un archivo CSV con los detalles y enviarlo por correo electrónico a una dirección especificada. Para las tareas de correo electrónico, dentro de la actividad Si añadiremos una actividad Usar aplicación Outlook de escritorio para indicar la cuenta de Outlook desde la que queremos enviar el correo y una actividad Enviar correo electrónico dentro de Usar aplicación Outlook de escritorio.

4. Paso 1: establece el proyecto y obtén los archivos necesarios.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Copy the folder data to your project folder.

5. Paso 2: añade los archivos de Excel al proyecto.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Excel File activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file invoices.xlsx

      • En el campo Referencia como, introduce Invoices.

        Indicaste que trabajarás en el archivo facturas.xlsx que se conoce en tu automatización como Facturas.

   3. Click Add activity inside the Use Excel File activity, and then add a another Use Excel File activity.

   4. En la segunda actividad:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file reconcile.xlsx

      • En el campo Referencia como, introduce Rec.

        Indicaste que trabajarás en el archivo reconcile.xlsx que se conoce en su automatización como Grabación.

        

6. Paso 3: copia los datos en el archivo de reconciliación.

   1. Click Add activity inside the second Use Excel File, and then find the Read CSV activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added inside the Use Excel File activity.

   2. In the Read CSV activity:

      • Click Browse next to the Read from file field, and then browse to and select the file summary.csv.

      • Click Plus on the right side of the Output to field, and then select Rec > Summary [Sheet]. The field is updated with your selection [Rec] Invoices.

        Indicaste que querías copiar los datos del archivo CSV summary.csv al archivo Grabación en la hoja Resumen.

   3. Click Add activity inside the second Use Excel File below the Read CSV activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added inside the Use Excel File activity.

   4. En la actividad Copiar rango:

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Invoices > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Invoices] Invoices.

        Indicaste que quieres copiar la hoja de Facturas desde el archivo con el mismo nombre.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Rec] Invoices.

        Indicaste que quieres pegar el rango copiado en la hoja de la hoja de archivo Grabación.

        

7. Paso 4: realiza los cálculos necesarios para comparar los datos.

   1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Excel, y a continuación arrastra la actividad Escribir Celda y suéltala en la segunda Usar Archivo Excel debajo de Copiar Rango. Se añade una actividad de escritura de celdas al panel del diseñador.

   2. En la actividad Escribir celda:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Calculated Amount.

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y luego selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda C1 y haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!C1.

        Calculated AmountIndicaste que quieres que la primera celda de la columna C de la hoja Resumen del archivo Grabación contenga el texto.

   3. Agrega una segunda actividad Escribir celda debajo de la anterior y, en la actividad:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y luego selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda C2 y haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!C2.

        Indicaste que quieres C2 de la hoja Resumen del archivo Grabación que contenga la fórmula =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Esta fórmula comprueba si la celda del proveedor (A2) no está vacía y suma los valores de la columna C de la hoja Facturas para el proveedor de la celda A2 de la hoja de Resumen.

   4. Añade una tercera actividad de celda Escribir debajo de la anterior y, en la actividad:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Difference.

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y luego selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda D1 y haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!D1.

        Indicaste que quieres que la primera celda de la columna D de la hoja Resumen del archivo Grabación contenga el texto.Difference

   5. Agrega una cuarta actividad de celda Escribir debajo de la anterior y, en la actividad:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", C2-B2, "").

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y luego selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda D2 y haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!D2.

        Indicaste que quieres D2 de la hoja Resumen del archivo Grabación que contenga la fórmula =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Esta fórmula verifica si la celda del proveedor (A2) no está vacía y calcula la diferencia entre los valores de las celdas C2 y B2 de la hoja Resumen.

   6. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added to the Designer panel.

   7. En la actividad Copiar rango:

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C2:D2, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C2:D2.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C3-D20, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C3-D20.

      • Desde el menú desplegable Qué copiar, selecciona Formulas.

        Indicaste que deseas pegar la fórmula en el rango de copiado C2:D2 a las mismas columnas en la hoja.

   8. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Excel, y luego arrastra la actividad Escribir Celda y suéltala debajo de la última actividad Copiar Rango. Se añade una actividad de escritura de celdas al panel del diseñador.

   9. En la actividad Escribir celda:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the formula =SUM(Summary!D:D).

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y luego selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la hoja Facturas, luego la celda F1 y luego haz clic en Confirmar. El campo se actualiza con tu selección [Rec] Invoices!F1.

        Indicaste que quieres que la primera celda de la columna F de la hoja de Facturas del archivo Grabación contenga la fórmula =SUM(Summary!D:D). La fórmula añade la suma de las diferencias en la columna D de Resumen a la celda F1 en la hoja de Facturas.

        

8. Paso 5: envía un correo electrónico con detalles sobre la reconciliación si la suma de las diferencias es mayor que 0.

   Las facturas y los datos del resumen se copian en el archivo reconcile.xlsx, se realizan los cálculos y, dado que el importe total de las facturas no coincide con el del resumen correspondiente a uno de los proveedores, la hoja de resumen del archivo reconcile.xsls se copia en el archivo CSV cuyo nombre incluye la fecha de hoy, el archivo se adjunta a un correo electrónico y se envía a la dirección especificada. En el archivo, puedes identificar el proveedor con errores de reconciliación por el valor en la celda D3 que es mayor que 0.

   Descargar ejemplo

   1. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select If. An If activity is added to the Designer panel.

   2. In the If activity, click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. En el Generador de condición, añade la condición «si la suma de las diferencias es mayor que 0»:

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the sheet Invoices, then the cell F1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Invoices!F1.

      • From the drop-down menu in the middle, select greater than.

      • Hacer clic en Más en el lado derecho del campo de la derecha, selecciona Número, introduce 0 y haz clic en Guardar dos veces.

        Si se cumple esta condición se ejecutarán las actividades que agregues en la rama Entonces de la actividad Si.

   4. En el panel Actividades, selecciona la pestaña CSV y luego arrastra la actividad Escribir CSV y suéltala en la rama Entonces de la actividad Si. Se añade una actividad Escribir CSV al panel Diseñador.

   5. En la actividad Escribir CSV:

      • Click Plus on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter reconcile, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Escribir desde y luego selecciona Grabación > Resumen [Hoja]. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen.

        Indicaste que quieres crear un archivo CSV en la carpeta el proyecto cuyo nombre contiene la palabra de la fecha de hoy y copiar allí la hoja de Resumen del archivo a la Grabación.

   6. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Correo y, a continuación, arrastra la actividad Utilizar aplicación Outlook de escritorio y suéltala en la rama Entonces de la actividad Si, situada en la parte inferior de la actividad Escribir CSV.

   7. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.

      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.

   8. En el panel de actividades, arrastra la actividad Enviar correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilizar aplicación de Outlook de escritorio.

   9. En la actividad Enviar mensaje:

      • Click Plus on the right side of the From account field, and then select Outlook.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text. In the Text Builder window, enter an email address where to send the email. For example, you can enter your own email address to send the email to yourself. If you leave the Is draft option selected, the automation does not send the email, it instead saves the email to the Outlook Drafts folder.

      • Click Plus on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter Reconciliation errors for, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell]. The text in the Text Builder is updated to Reconciliation errors for Date!Today.

      • Click Plus on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..

      • Para los adjuntos, selecciona Archivos y, a continuación, introduce el mismo nombre de archivo que se usa en la actividad Escribir CSV en el paso 5,reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv Por ejemplo, se puede abrir el Generador de Texto para Escribir en qué campo del archivo de la actividad Escribir CSV, copiar todo el texto y, a continuación, pegarlo en el Generador de texto para el campo de archivo adjunto.

        

   10. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.