Tutorial: Guardar, renombrar y mover archivos adjuntos

En este tutorial, crearemos una automatización que guarda los archivos adjuntos de todos los correos electrónicos en una carpeta de búsqueda de Outlook en su ordenador, luego mueve los archivos a otra carpeta en su ordenador y los renombra agregando la fecha de hoy al nombre del archivo. Para cambiar el nombre de los archivos, utilizaremos una fórmula en el Cuaderno del proyecto por defecto disponible en StudioX.

Crearemos un proyecto y comenzaremos añadiendo una actividad Usar aplicación de Outlook de escritorio para indicar la cuenta de Outlook a utilizar. Dentro de esta actividad, añadiremos una actividad Para cada correo electrónico y luego el escenario común Iterar a través de los archivos adjuntos del correo para indicar que queremos guardar los archivos adjuntos de cada correo electrónico y luego procesar cada archivo después de guardarlo. Iterando a través de cada archivo en la carpeta donde se guardan los archivos adjuntos, agregaremos una actividad Escribir celda para copiar el nombre del archivo y editar el nombre en el Cuaderno del proyecto, y una actividad Mover archivo para mover el archivo con el nombre actualizado a otro carpeta.

1. Crea dos carpetas en tu ordenador y una carpeta de búsqueda en Outlook.

   1. Crea dos carpetas nombrada Entrada y Salida en la raíz de la unidad C: en tu ordenador.
   2. Abra Outlook, y luego haz clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda en el panel de carpetas y selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
   3. En la ventana de Nueva carpeta de búsqueda, selecciona Crear una carpeta de búsqueda personalizada > Elegir.
   4. En la ventana de Carpeta de Búsqueda Personalizada, introduzca "Archivos adjuntos de la semana pasada" en el cuadro Nombre y luego elija Criterios.
   5. En la pestaña Mensajes de la ventana Criterios de búsqueda de carpetas, en los menús desplegables que se encuentran junto a la Hora, selecciona Recibidos y Última semana.
   6. En la pestaña Más opciones, selecciona Solo artículos con y luego uno o más archivos adjuntos en el menú desplegable adyacente.
   7. Haz clic en Aceptar tres veces para cerrar las ventanas y guardar la carpeta de búsqueda.

2. Configura un proyecto.

   Crea un nuevo proyecto en blanco utilizando la configuración predeterminada.

3. Añade la cuenta de Outlook al proyecto.

   1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Correo y a continuación haz doble clic en Usar la aplicación Outlook de escritorio. La actividad se añade al panel Diseñador.

   2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.

      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.

4. Itera a través de los mensajes en la carpeta de búsqueda de Outlook.

   1. En el panel de actividades, arrastre la actividad Para cada correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilice la actividad de la aplicación Outlook del escritorio.

   2. In the For Each Email activity, click Plus on the right side of the In emails from field, and then select Outlook > [Search Folders] > [Last week's attachments]. Your selection is displayed in the field as Last week's attachments.

      Indicaste que deseas iterar por los correos electrónicos en la carpeta Outlook "Los archivos adjuntos de la semana pasada".

      

5. Itera a través de los archivos adjuntos de correo.

   1. Click Add activity inside the For Each Email activity and then, in the search box at the top of the screen, select the common scenario Iterate through mail attachments.

   2. Busca y selecciona En la carpeta y haz clic en Aceptar.

      Se agregan dos actividades a tu proyecto:

      • Guardar archivos adjuntos de correo electrónico con CurrentMail seleccionado para el campo Correo electrónico , lo que indica que los archivos adjuntos del correo actual en la iteración deben guardarse en la carpeta Entrada que se indica con C:\In seleccionada en el campo Guardar en carpeta .

      • Para cada archivo en la carpeta con C:\Inseleccionado en el campo Carpeta para indicar que iterará a lo largo de los archivos en esta carpeta.

        Si haz clic en Iniciar para ejecutar la automatización en este momento, los archivos adjuntos del correo se descargan y se guardan en la Carpeta de entrada.

        

6. Cambia el nombre y mueve los archivos adjuntos del correo a una carpeta diferente.

   1. In the Activities panel, select the Excel tab, then drag the Use Excel File activity and drop it inside the For Each File In Folder activity.

   2. Añade una actividad Escribir celda dentro de la actividad Usar archivo de Excel.

   3. En la actividad Escribir celda:

      • Click Plus on the right side of the What to write field and then select CurrentFile > Full Name (includes full path) to indicate that we want to copy the full path of the current file in the iteration.
      • Click Plus on the right side of the Where to write field and then select Notebook > File [Sheet] > FullFileName [Cell] to indicate that we want to paste the full path of the current file in the iteration to the FullFileName named cell in the File sheet of the Project Notebook.

   4. Haz clic en el Cuaderno en la cinta de StudioX. En el archivo Project_Notebook.xslx, accede a la hoja File, y actualice el valor de la celda nombrada ReformattedFileName(B14) a lo siguiente: =FileNameNoExtension & "-" & YYYYMMDD & "." & FileExtensiony guarda el archivo. Esta fórmula agrega la fecha actual al final del nombre del archivo.

   5. En el panel de actividades, elija la pestaña Archivo, arrastra la actividad Mover archivo y suéltala después de la actividad Escribir celda dentro de Para cada archivo en la carpeta.

   6. En la actividad Mover archivo:

      • Click Plus on the right side of the From field and then select CurrentFile > Full Name (includes full path) to indicate the full path of the current file in the iteration.
      • Click Plus on the right side of the To field and then select Text. In the Text Builder, enter C:\Out\ and then click Plus on the right side of the window and select Notebook > File [Sheet] > ReformattedFileName [Cell]. The path in the Text Builder should look like this: C:\Out\[Notes] File!ReformattedFileName.
      • Make sure the Overwrite option is selected.

   7. Click Save in the Text Builder.

      

   8. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.

      Los archivos adjuntos de cada correo electrónico en la carpeta de búsqueda de Outlook se guardan en la carpeta de entrada del ordenador, luego se añade la fecha de hoy al nombre y se mueven a la carpeta de salida.Descargar ejemplo