Tutorial: Filtrar datos en Excel

En este tutorial, creamos una automatización para el siguiente proceso:

1. Copia en una nueva hoja los datos en una hoja de cálculo con información del proveedor.
2. En la actividad Enviar correo electrónico: Filtra los datos para que se muestren únicamente las filas con proveedores de los sectores de Servicios y TI que se hayan añadido en los últimos 10 años.
3. Copia los datos filtrados en un archivo CSV.
4. Envía el archivo CSV por correo electrónico.

Creamos un proyecto con las siguientes actividades:

• Una actividad Utilizar Archivo Excel para indicar el archivo de Excel con la información del proveedor.
• Actividad Copiar/Pegar Rango para copiar los datos a otra hoja.
• Dos actividades Filtrar para filtrar los datos en función de los criterios deseados: un filtro para la columna Industria y el otro para la columna Proveedor desde.
• Una actividad Escribir CSV para copiar los datos filtrados a un archivo CSV.
• Una actividad Usar aplicación de escritorio de Outlook para indicar la cuenta de Outlook desde la cual enviar el correo electrónico.
• Una actividad Enviar correo para enviar el correo.

1. Configura el proyecto y obtén los archivos necesarios.
   1. Crea un nuevo proyecto en blanco con la configuración predeterminada.
   2. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Copia el archivo Suppliers.xlsx en tu carpeta del proyecto.
2. Añade el archivo de Excel al proyecto.
   1. Haz clic en Añadir actividad en el Panel del diseñador, y luego busca la actividad Usar archivo de Excel en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se añade al panel Diseñador una actividad Utilizar archivo de Excel.
   2. En la actividad:
      • Haz clic en Examinar junto al campo de archivo de Excel y luego busca y selecciona el archivoSuppliers.xlsx
      • En el campo Referencia como, introduce Suppliers.
        Indicaste que trabajarás en el archivo DoubleUI.xlsx Suppliers.xlsxque se conoce en tu automatización como SuppliersUID.
3. Filtra los datos y cópialos en un archivo CSV.
   1. Haz clic en Añadir actividad dentro de Usar archivo de Excel y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Copiar/Pegar rango. Se añade una actividad Copiar/Pegar rango al panel Diseñador.
   2. En la actividad Copiar/Pegar rango:
      • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Origen y selecciona Proveedores > Datos [Hoja].

      • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Destino y, a continuación, selecciona Proveedores > Procesados [Hoja].

        Indicaste que querías copiar los datos de la hoja de Datos del archivo de Proveedores y pegarlos en la hoja de Procesados del mismo archivo.

   3. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.

      Los datos se copian de la hoja de Datos a la hoja procesada en el libro de trabajo del Proveedor.

   4. Haz clic en Añadir actividad dentro de Usar archivo de Excel justo debajo de la actividad Copiar/Pegar rango y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Filtro. Se añade una actividad de Filtro al panel del Diseñador.
   5. En la actividad Filtro:
      • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Origen y selecciona Proveedores > Procesados [Hoja].
      • Haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la columna y luego selecciona Rango > la industria.

      • Haz clic en el botón Configurar filtro. En la ventana del Filtro, asegúrate de que se selecciona el filtro Básico, y a continuación:

        • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Valor y selecciona Texto. En el Generador de Textos, introduce Servicesy, después, haz clic en Guardar.
        • Haz clic en Añadir para añadir un segundo valor.
        • Haz clic en el signo más a la derecha del campo del segundo Valor y selecciona Texto. En el creador de texto, introduce IT y haz clic en Guardar; luego haz clic en Aceptar para cerrar la ventana Filtro.

          Usted ha indicado que desea filtrar los datos en la hoja Procesado para mostrar sólo las filas con los valores Servicios o TI en la columna Industria.

   6. Haz clic en Añadir actividad dentro de la actividad Usar archivo de Excel, justo debajo de la actividad Filtrar, y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Filtro. Se añade una segunda actividad de filtro al panel Diseñador.
   7. En la segunda actividad de Filtro:
      • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Origen y selecciona Proveedores > Procesados [Hoja].
      • Haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la columna y luego selecciona Rango > Proveedor desde.

      • Haz clic en el botón Filtro. En la ventana de Filtro:

        • Selecciona Filtro avanzado.
        • Del Operador del menú desplegable, selecciona > (es mayor que).
        • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Valor y selecciona Texto. En el Generador de Texto, introduce una fecha de hace 10 años, por ejemplo5/5/2009 y luego haz clic en Guardar y luego en Aceptar para cerrar la ventana Filtro.

          Se ha indicado que se desea filtrar los datos en la hoja Procesado para mostrar únicamente las filas con fechas posteriores al 5/5/2009 en la columna Proveedor desde.

   8. Para que los filtros sean más fácilmente identificables, edite el nombre en la barra superior de cada uno. Por ejemplo, usa 1 Filter Industrypara el primero y 2 Filter Supplier Sincepara el segundo.
   9. Haz clic en Añadir actividad justo debajo de la actividad Usar archivo de Excel y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Escribir CSV. Se agrega una actividad Escribir CSV al panel Diseñador. También puedes añadir esta actividad dentro de la actividad Usar archivo de Excel, la última parte de la última actividad del Filtro.
   10. En la actividad Escribir CSV:
       • Haz clic en Más a la derecha del campo Escribir en qué archivo y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce result-, y luego en el menú Más a la derecha del Generador de Textos, selecciona Cuaderno > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto en el Generador de texto se actualiza a result-[Note] Date!YYYYMMDD.Introduce el texto.csv al final y haz clic en Guardar.El texto final debe ser result-[Note] Date!YYYYMMDD.csv.
       • Haz clic en el signo más a la derecha del campo Escribir desde y, seguidamente, selecciona Proveedores > Procesada [Hoja].

         Indicaste que quieres crear un archivo CSV en la carpeta del proyecto cuyo nombre contiene el resultado de texto y la fecha de hoy, y que quieres copiar los datos de la hoja allí procesada.

         
         

         

         
         
4. Envia el archivo CSV por correo electrónico.
   1. Haz clic en Añadir actividad en la parte inferior de la actividad Usar archivo de Excel y, a continuación, busca la actividad Utilizar aplicación de Outlook de escritorio en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se añade una actividad de Uso de la aplicación Outlook de escritorio al panel Diseñador.
   2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.
      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.
   3. Haz clic en Añadir actividad en la actividad Utilizar aplicación de Outlook de escritorio y, a continuación, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, busca y selecciona Enviar correo electrónico. Se añade una actividad de Enviar correo electrónico al panel Diseñador.
   4. En la actividad Enviar mensaje:
      • Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Cuenta y luego selecciona Outlook.
      • Haz clic en Más a la derecha del campo Para y luego selecciona Texto. En la ventana del Generador texto, introduce una dirección de correo electrónico a donde vas a enviar el mensaje. Por ejemplo, puedes introducir tu propia dirección de correo electrónico para enviarte el mensaje a ti mismo. Si dejas seleccionada la opción Guardar como borrador, la automatización no envía el correo electrónico, en su lugar lo guarda en la carpeta Borradores de Outlook.
      • Haz clic en Más a la derecha del campo Asunto y selecciona Texto. En la ventana del Generador de Texto, introduce List of filtered suppliers for , y luego en el menú Más a la derecha del Generador de Texto, selecciona Cuaderno > Fecha [Hoja] > Hoy [Celda]. El texto debería tener lo siguiente: List of filtered suppliers for [Notes]Date!Today. Haz clic en Guardar para cerrar el Generador de texto.
      • Haz clic en el signo Máss a la derecha del campo Cuerpo y selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce texto para el cuerpo del correo electrónico, por ejemploPlease see attachment.
      • Para los archivos adjuntos, selecciona Archivos, luego haz clic en Más en el lado derecho del campo y luego selecciona Texto. result-[Notes] Date!YYYYMMDD.csvEn el Generador de texto, escribe el nombre del archivo de la misma forma que has escrito en la actividad Escribir CSV: .Una manera de hacerlo es seleccionar todo el texto en el Generador de Texto del campo Escribir en qué archivo en la actividad Escribir CSV, copiar el texto y después pegarlo en el Generador de Texto del campo Adjuntos.
        
        

        

        
        
   5. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.

   Los datos de la hoja Procesado se filtró, en un archivo CSV que tiene la fecha de hoy en el nombre y luego se envía el archivo CSV.

   Descargar ejemplo