Tutorial: Filtrar datos en Excel

En este tutorial, creamos una automatización para el siguiente proceso:

1. Copia en una nueva hoja los datos en una hoja de cálculo con información del proveedor.
2. En la actividad Enviar correo electrónico: Filtra los datos para que se muestren únicamente las filas con proveedores de los sectores de Servicios y TI que se hayan añadido en los últimos 10 años.
3. Copia los datos filtrados en un archivo CSV.
4. Envía el archivo CSV por correo electrónico.

Creamos un proyecto con las siguientes actividades:

• Una actividad Usar archivo de Excel para indicar el archivo de Excel con la información del proveedor.
• Una actividad Copiar/Pegar rango para copiar los datos a otra hoja.
• Dos actividades Filtrar para filtrar los datos según los criterios deseados: un filtro para la columna Industria , el otro para la columna Proveedor desde .
• Una actividad Escribir CSV para copiar los datos filtrados en un archivo CSV.
• Una actividad Usar aplicación Outlook de escritorio para indicar la cuenta de Outlook desde la que enviar el correo electrónico.
• Una actividad Enviar correo para enviar el correo electrónico.

1. Configura el proyecto y obtén los archivos necesarios.
   1. Crea un nuevo proyecto en blanco utilizando la configuración predeterminada.
   2. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Copia el archivo Suppliers.xlsx en tu carpeta del proyecto.
2. Añade el archivo de Excel al proyecto.
   1. Haz clic en Añadir actividad en el panel Diseñador y, a continuación, busca la actividad Usar archivo de Excel en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se añade una actividad Usar archivo de Excel al panel Diseñador.
   2. En la actividad:

      • Haz clic en Examinar junto al campo Archivo de Excel y, a continuación, busca y selecciona el archivo Suppliers.xlsx

      • En el campo Referencia como, introduce Suppliers.

        Indicaste que trabajarás en el archivo DoubleUI.xlsx Suppliers.xlsxque se conoce en tu automatización como SuppliersUID.

3. Filtra los datos y cópialos en un archivo CSV.

   1. Haz clic en Añadir actividad dentro de Usar archivo de Excel y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Copiar/Pegar rango. Se añade una actividad Copiar/Pegar rango al panel Diseñador.

   2. En la actividad Copiar/Pegar rango:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Origen y, a continuación, selecciona Proveedores > Datos [Hoja].

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Destino y, a continuación, selecciona Proveedores > Procesado [Hoja].

        Indicaste que querías copiar los datos de la hoja de Datos del archivo de Proveedores y pegarlos en la hoja de Procesados del mismo archivo.

   3. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.

      Los datos se copian de la hoja de Datos a la hoja procesada en el libro de trabajo del Proveedor.

   4. Haz clic en Añadir actividad dentro de Usar archivo de Excel justo debajo de la actividad Copiar/Pegar rango y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Filtro. Se añade una actividad Filtro al panel Diseñador.

   5. En la actividad Filtro:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Origen y, a continuación, selecciona Proveedores > Procesado [Hoja].
      • Haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la columna y luego selecciona Rango > la industria.
      • Haz clic en el botón Configurar filtro. En la ventana del Filtro, asegúrate de que se selecciona el filtro Básico, y a continuación:

        • Haz clic en Más a la derecha del campo Valor y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce Services y luego haz clic en Guardar.

        • Haz clic en Añadir para añadir un segundo valor.

        • Haz clic en Más a la derecha del segundo campo Valor y, a continuación, selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce IT, luego haz clic en Guardar y luego haz clic en Aceptar para cerrar la ventana Filtro.

          Usted ha indicado que desea filtrar los datos en la hoja Procesado para mostrar sólo las filas con los valores Servicios o TI en la columna Industria.

   6. Haz clic en Añadir actividad dentro de la actividad Usar archivo de Excel justo debajo de la actividad Filtro y, a continuación, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Filtro. Se añade una segunda actividad Filtro al panel Diseñador.

   7. En la segunda actividad de Filtro:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Origen y, a continuación, selecciona Proveedores > Procesado [Hoja].
      • Haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la columna y luego selecciona Rango > Proveedor desde.
      • Haz clic en el botón Filtro. En la ventana de Filtro:

        • Select Advanced filter.

        • Del Operador del menú desplegable, selecciona > (es mayor que).

        • Haz clic en Más a la derecha del campo Valor y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce una fecha de hace 10 años, por ejemplo 5/5/2009, luego haz clic en Guardar y luego haz clic en Aceptar para cerrar la ventana Filtro.

          Se ha indicado que se desea filtrar los datos en la hoja Procesado para mostrar únicamente las filas con fechas posteriores al 5/5/2009 en la columna Proveedor desde.

   8. Para que los filtros sean más fácilmente identificables, edite el nombre en la barra superior de cada uno. Por ejemplo, usa 1 Filter Industrypara el primero y 2 Filter Supplier Sincepara el segundo.

   9. Haz clic en Añadir actividad justo debajo de la actividad Usar archivo de Excel y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Escribir CSV. Se añade una actividad Escribir CSV al panel Diseñador. Alternativamente, también puedes añadir esta actividad dentro de la actividad Usar archivo de Excel, justo debajo de la última actividad Filtro.

   10. En la actividad Escribir CSV:

       • Haz clic en Más a la derecha del campo Escribir en qué archivo y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce result-, y luego desde el Más en el lado derecho del Generador de texto, selecciona Cuaderno > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto en el Generador de texto se actualiza a result-[Note] Date!YYYYMMDD. Introduce el texto .csv al final y haz clic en Guardar. El texto final debe ser result-[Note] Date!YYYYMMDD.csv.

       • Haz clic en el signo más a la derecha del campo Escribir desde y, seguidamente, selecciona Proveedores > Procesada [Hoja].

         Indicaste que quieres crear un archivo CSV en la carpeta del proyecto cuyo nombre contiene el resultado de texto y la fecha de hoy, y que quieres copiar los datos de la hoja allí procesada.

         

4. Envia el archivo CSV por correo electrónico.

   1. Haz clic en Añadir actividad debajo de la actividad Usar archivo de Excel y, a continuación, busque la actividad Usar aplicación de Outlook de escritorio en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónela. Se añade una actividad Usar aplicación Outlook de escritorio al panel Diseñador.

   2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.

      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.

   3. Haz clic en Añadir actividad dentro de la actividad Usar aplicación Outlook de escritorio y luego, en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Enviar correo electrónico. Se añade una actividad Enviar correo electrónico al panel Diseñador.

   4. En la actividad Enviar mensaje:

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Cuenta y luego selecciona Outlook.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Para y, a continuación, selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce una dirección de correo electrónico a la que enviar el correo electrónico. Por ejemplo, puedes introducir tu propia dirección de correo electrónico para enviarte el correo a ti mismo. Si dejas seleccionada la opción Guardar como borrador , la automatización no envía el correo electrónico, sino que lo guarda en la carpeta Borradores de Outlook.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Asunto y luego selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce List of filtered suppliers for y, a continuación, en el signo Más en el lado derecho del Creador de texto, selecciona Cuaderno > Fecha [Hoja] > Hoy [Celda]. El texto final debería tener este aspecto: List of filtered suppliers for [Notes]Date!Today. Haz clic en Guardar para cerrar el Generador de texto.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Cuerpo y, a continuación, selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce el texto para el cuerpo del correo electrónico, por ejemplo Please see attachment.

      • Para los archivos adjuntos, selecciona Archivos y luego haz clic en Más a la derecha del campo y, a continuación, selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce el nombre del archivo de la misma manera que lo has introducido en la actividad Escribir CSV: result-[Notes] Date!YYYYMMDD.csv. Una forma de hacerlo es seleccionar todo el texto en el Generador de texto del campo Escribir en qué archivo en la actividad Escribir CSV, copiar el texto y luego pegarlo en el Generador de texto del campo Archivos adjuntos.

        

   5. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, a continuación, haz clic en Ejecutar para ejecutar la automatización. Los datos de la hoja Procesados se filtran, se copian en un archivo CSV que tiene la fecha de hoy en el nombre y el archivo CSV se envía por correo electrónico. Descargar ejemplo