Gestión de las acciones

Requisitos previos

• Asegúrate de que estás en la carpeta correcta de Orchestrator.
• Debes tener los permisos de usuario adecuados para ver y gestionar acciones.
• Go to the Inbox tab.

Nota:

• Solo puedes editar una acción que esté asignada a ti mismo. Tus acciones pendientes son de solo lectura para otros usuarios. Las acciones no asignadas son de solo lectura para todos los usuarios.
• Para todas las tareas asignadas por el usuario, las operaciones de desasignación, reasignación y reenvío están deshabilitadas.
• La característica Políticas de retención para tus acciones completadas actualmente solo está disponible en Automation Cloud. Aún no es compatible con Automation Suite.

Resumen de las operaciones

Las siguientes tablas muestran las operaciones disponibles para cada estado de acción y los permisos de usuario necesarios.

Vista Mis acciones

Here are all the available operations in the My Actions view (for Action Users):

Estado de la acción	Menú Más opciones: operaciones disponibles	Encabezado de página: operaciones disponibles
Pendiente	Cancelar asignación Show similar actions Edit labels Editar propiedades (siempre que el usuario tenga los permisos adecuados) Eliminar	Guardar Avanzar Cancelar asignación
Sin asignar	Asignar a uno mismo. Show similar actions Edit labels Quitar Complete *	Complete *
Completado	Show similar actions Edit labels Quitar	N/A

*The Complete operation is available for External Actions only.

Gestionar vista Acciones

Here are all the available operations in the Manage Actions view (for Action Admin users):

Estado de la acción	Menú Más opciones: operaciones disponibles	Encabezado de página: operaciones disponibles
Pendiente	Reasignar Cancelar asignación Show similar actions Edit labels Editar propiedades (siempre que el usuario tenga los permisos adecuados) Eliminar	Cancelar asignación
Sin asignar	Asignar al usuario Asignar a uno mismo. Show similar actions Edit labels Editar propiedades (siempre que el usuario tenga los permisos adecuados) Eliminar Completar	Asignar a uno mismo. Complete *
Completado	Show similar actions Edit labels Quitar

*The Complete operation is available for External Actions only.

Asignación de acciones como usuario de acción

Para asignarte una acción a ti mismo:

1. En la pestaña Sin asignar , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Selecciona Asignar a uno mismo.

Asignación de acciones como un usuario administrador de acciones

Todos los usuarios que tengan los permisos necesarios para la carpeta específica pueden tener una acción asignada. Para asignar una acción a otro usuario:

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Sin asignar , selecciona Más opciones para la acción deseada.
3. Selecciona Asignar a usuario. Se abrirá la ventana Asignar acción.
4. Selecciona un usuario en la lista desplegable.

Información adicional: la operación Asignar a uno mismo también está disponible en el encabezado de la página Acción.

Acciones de asignación masiva

1. Selecciona las acciones que quieres asignar en masa.
2. En la parte superior de tu Bandeja de entrada, selecciona una de las siguientes opciones:
   • Asignar a uno mismo : asigna las acciones a ti mismo.
   • Asignar : asigna las acciones a ti mismo o a otros usuarios

Cancelación de la asignación de acciones como usuario de acción

Para desasignar una acción como usuario de una acción:

1. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Select Unassign to remove the Action from your Pending Actions list.

Información adicional: la operación Cancelar asignación también está disponible en el encabezado de la página Acción.

Cancelación de la asignación de acciones como usuario administrador de acción

El usuario actualmente asignado se mostrará en la parte superior de la página de la acción. Para desasignar acciones:

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
3. Select Unassign to remove the Action from the current user assignment.

Acciones de desasignación masiva

1. Selecciona las acciones cuyas asignaciones quieres cancelar.
2. En la parte superior de tu Bandeja de entrada, selecciona Cancelar asignación.

Reasignación de acciones

Solo los usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Reasignar . Para reasignar una acción:

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
3. Select Reassign to assign the Action to a different user. The Reassign Action window opens.
4. Selecciona un usuario en la lista desplegable.

Result: This operation unassigns the Action from the previous user and assigns it to the one selected at step 4.

Editar las propiedades de las acciones como usuario de una acción

1. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Select Edit properties to edit the Action properties. The Edit properties panel opens.
3. Edite una o más propiedades, de acuerdo con los nuevos requisitos.
4. To save the changes you made, close the editing panel and click Save on the Save changes? window.

Editar las propiedades de las acciones como usuario administrador de una acción

1. Asegúrate de que te encuentras en la vista Gestionar acciones.
2. En la pestaña Pendiente o Sin asignar , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
3. Select Edit properties to edit the Action properties. The Edit properties panel opens.
4. Edite una o más propiedades, de acuerdo con los nuevos requisitos.
5. To save the changes you made, close the editing panel and click Save on the Save changes? window.

Edición de acciones en masa

Las acciones deben ser del tipo formulario masivo y deben ser generadas por la misma versión del proceso. De lo contrario, el botón Edición masiva estará deshabilitado. Para editar acciones en masa:

1. From the Pending list, select the Actions you want to bulk edit.
2. Clic Edición masiva al final de la lista. Se abre la página Edición masiva .
3. En el panel de la izquierda se muestran las propiedades del formulario que puedes editar en masa.

En este panel puedes editar los metadatos del formulario, como el título del formulario, los catálogos de acciones, la prioridad, etc.

1. En el panel de la derecha se muestran los campos del formulario que puedes editar en masa.
2. Enter the new values and click the Save all icon.

Result: All selected Actions are saved with the new set of values.

Completado de acciones en masa

Para completar acciones en bloque:

1. Si tus acciones de formulario tienen un botón para activar la finalización, facilita los datos necesarios para la finalización y haz clic en el botón correspondiente en el formulario.
2. A pop-up is displayed asking you to confirm the completion of multiple items. Click Confirm to complete the Actions with the same input, or Cancel to review the values or postpone the bulk completion.
3. Un mensaje te informa de si la finalización en masa se ha realizado correctamente.

Result: The completed Actions are moved to the Completed list.

Nota:

Las acciones editadas o completadas en masa son visibles en la página Auditoría del tenant de Orchestrator correspondiente.

Displaying similar actions

Tanto los Usuarios de acciones como los Usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Mostrar acciones similares.

Consejo:

In the context of bulk editing, Actions generated by the same process, but with a different form layout, could not be bulk edited, as the Bulk Edit button gets deactivated.

Para superar este inconveniente, existe la opción de mostrar acciones similares, es decir, acciones generadas por el mismo proceso y con el mismo diseño de formulario.

1. En la pestaña Pendiente , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Select Show similar actions. The list gets filtered by similar Actions that can be bulk edited. You can apply further filters to the similar Actions list.
3. Seleccione las acciones que desea editar en masa y haga clic en Edición masiva al final de la lista. Se abre la página Edición masiva .

Añadir etiquetas a acciones existentes

1. En la pestaña Pendiente,Sin asignar o Completada , haz clic en Más opciones para la acción deseada.
2. Select Edit labels. The Edit labels window opens.
3. Introduce el nombre de la etiqueta que desees y pulsa la tecla Enter. Por ejemplo, crea una etiqueta llamada "SAP", para identificar más rápidamente las acciones relacionadas con SAP.
4. Click Save to associate the label to the Action whose ID and name are displayed in the Edit Labels window.

Nota:

Puedes añadir tantas etiquetas como necesites a una acción.

Duplicados de etiquetas

If you already have a list of previously created labels and you start typing a name in the Edit Labels window, a list with possible matches is displayed. Select one or multiple labels that meet your requirements or continue typing to create a new one. This operation prevents duplicating labels.

Limitaciones del etiquetado

• Los nombres de etiqueta no pueden contener los siguientes caracteres: <, >, %, &, \, ?, /, :.
• No se puede realizar un seguimiento de la creación o eliminación de etiquetas en nuestros registros actuales.
• Las siguientes etiquetas son etiquetas propietarias de UiPath Studio y no puedes definirlas y usarlas en tus objetos: UiPathStudioProcess, UiPathStudioTest, UiPathStudioTask, UiPathStudioLibrary, UiPathObjects, UiPathActivities, UiPathStudioX, UiPathTestCases, UiPathEntities, UiPathWebServices, UiPathStudioTemplate, UiPathStudioLocalizedTemplate, C#, CSharp, VB, VisualBasic, GettingStartedTemplate.

Añadir etiquetas al crear una acción

Para añadir una etiqueta al crear un Formulario, o Acción externa, ve al campo de propiedad de entrada Etiqueta y escribe las etiquetas que quieras añadir para esa acción específica que estás creando.

Displaying labels

La siguiente tabla muestra las tres formas disponibles para mostrar las etiquetas asociadas a una acción específica:

Ubicación	Tutorial	Menciones
Edit Labels window	Open the Edit Labels window for the desired action. All the associated labels are displayed.	Desde esta ventana, se pueden añadir o eliminar etiquetas para la acción indicada.
Action summary panel	Select the desired Action and navigate to the corresponding Action summary panel. The Label field displays all the associated labels.
Listas de acciones no asignadas,pendientes o completadas	Pase el ratón por encima de la acción deseada para que aparezca una ventana emergente con todas las etiquetas asociadas.

Clicking in the Edit Labels window displays all the available Action labels. Select the labels that meet your requirements to associate them to the Action.

Eliminación de etiquetas

Para eliminar etiquetas de una acción:

1. Open the Edit Labels window for the desired Action
2. Haz clic en Eliminar botón.
3. Haz clic en Guardar.

ADVERTENCIA:

Para eliminar completamente una etiqueta, debes eliminarla manualmente de todas sus acciones asociadas.

Eliminación de acciones

Solo los usuarios con permisos de Eliminar en Acciones pueden realizar eliminaciones. Todas las eliminaciones realizadas con éxito se registran en la página Auditoría de Orchestrator.

Para eliminar acciones pendientes, no asignadas o completadas, ve a Más opciones en la acción que quieres eliminar y haz clic en Eliminar.

Nota:

Restricción: asegúrate de reanudar el proceso subyacente de la acción eliminada para que el flujo de trabajo gestione la excepción Task not found . Con UiPath.Persistence.Activities v1.2, el proceso se reanuda automáticamente.

Reenvío de acciones

Tanto los usuarios de acciones como los usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Reenviar. La operación Reenviar solo está disponible actualmente para las acciones de formulario y las acciones que se encuentran dentro de la lista Mis acciones pendientes.

Para reenviar una acción:

1. En la pestaña Pendiente, selecciona una acción.
2. En el encabezado de la página Acción, haz clic en Reenviar . Se abre la ventana Reenviar acción .
3. Selecciona un usuario en la lista desplegable.
4. In the Comments field provide the context for forwarding the Action.

Nota:

Todos los usuarios con los permisos necesarios para la carpeta que contiene la acción se muestran en la lista desplegable y se les puede reenviar una acción.

Guardado de acciones

Tanto los usuarios de acciones como los usuarios administradores de acciones pueden realizar la operación Guardar. La operación Guardar solo está disponible de momento para las acciones de formulario y las acciones en la lista de Mis acciones pendientes.

1. On your own Pending tab, select an Action and provide some of the required input.
2. En el encabezado de la página Acción, haz clic en Guardar .

Result: The Action is saved with the changes you made, and you can access it later to provide further input, or to complete it.

Selección múltiple de acciones

To assign, unassign, or delete multiple Actions, use the Multi-select Actions option. The available bulk operations are displayed at the bottom of the list.

ADVERTENCIA:

Al cambiar entre listas de acciones se borra la selección.

Descarga de acciones

Para descargar Acciones, ve a Más opciones en una lista de acciones y haz clic en Descargar acciones.

Result: This operation downloads the current list of Actions that meet the filters you applied, if any, in csv format. Otherwise, it downloads all the Actions in the current list, ordered descending by priority and creation time.

Nota:

De forma predeterminada, la zona horaria de todas las marcas de tiempo en las acciones descargadas está establecida en UTC.

Catálogos de acciones

Los catálogos de acciones son contenedores de acciones en los que puedes clasificar tus acciones en función de varios criterios. El catálogo en el que reside una acción se establece durante la creación de acciones, mediante las actividades de creación de acciones en Studio.

Nota:

El campo de propiedad Catálogo de tareas o CatálogoDeAcciones dentro de las actividades de los paquetes Persistence.Activities e Intelligent.OCR.Activities solo puede rellenarse con catálogos de acciones existentes.

Importante:

Action Catalogs cannot be deleted.

Acceder a los Catálogos de acciones

The Admin Settings page displays all the folders in your tenant and allows you to create or update an Action Catalog in every folder that you have access to.

1. To access the Admin Settings page, go to the page header and select the Admin Settings tab.
2. En el lado izquierdo de la página Configuración de administrador, selecciona la carpeta de Orchestrator desde la que quieres acceder a los catálogos de acciones.

Crear Catálogos de acciones

Para crear un nuevo catálogo de acciones:

1. Selecciona la carpeta deseada.
2. Seleccionar Añadir nuevo catálogo. Se abre el asistente Crear catálogo .
3. Enter a Name (mandatory) and a Description (optional) for your Action Catalog.
4. Selecciona Crear.

Result: The new catalog is displayed in the Action Catalog list of the selected Orchestrator folder.

Añadir etiquetas a catálogos de acciones

Puede añadir etiquetas al crear o editar un catálogo de acciones.

1. Ve a la carpeta en la que quieres crear el catálogo de acciones.
2. Selecciona Añadir nuevo catálogo. Se abre el asistente Crear catálogo .
3. Añade las etiquetas deseadas dentro del campo Etiquetas , de la misma manera que lo harías para las Acciones.
4. Selecciona Crear.

Cifrar Catálogos de acciones

1. When you create a new Action Catalog, select the Store in encrypted format checkbox. Select the Store in encrypted format checkbox if you want to have the linked actions encrypted inside the database.

Result: This encrypts the Actions (also known as Task Data) that are associated to the current Action Catalog. Actions that are not linked to any Action Catalog do not get encrypted.

ADVERTENCIA:

• La operación de cifrado no puede deshacerse.
• Only the Data values of an Action are encrypted.
• Action data that is part of existing Action Catalogs cannot be encrypted. As an alternative, you can recreate the Action Catalog, select the Store in encrypted format checkbox, and regenerate the Actions.

Actualizar Catálogos de acciones

Para actualizar un catálogo de acciones ya existente:

1. Ve a la carpeta de hosting del Catálogo de acciones.
2. Selecciona el Catálogo de acciones que deseas editar y selecciona Editar icono.
3. Cambia el Nombre, la Descripción o las Etiquetas para este Catálogo de acciones específico.
4. Selecciona Guardar para registrar tus cambios.

Crear acciones en un Catálogo de acciones específico

Para crear acciones dentro de un catálogo de acciones específico:

1. Crea un catálogo de acciones dentro de la carpeta Orchestrator deseada.
2. Añade una Crear tarea de formulario, una Crear tarea externa, una Crear acción de validación de documentos o una Crear acción de clasificación de documentos en tu flujo de trabajo.
3. Inside the activity where you create Actions, input the name of the Action Catalog previously created inside the TaskCatalog, or ActionCatalog property field.

Result: The Actions created are stored inside the already existent Action catalog that you input.

Nota:

Los campos de propiedad TaskCatalog y ActionCatalog , dentro de las actividades de los paquetes Persistence.Activities e Intelligent.OCR.Activities, solo pueden rellenarse con catálogos de acciones que ya existan.

Eliminar catálogos de acciones

Puede eliminar Catálogos de acciones solo si no hay ninguna acción vinculada a ellos. Para eliminar acciones de un catálogo de acciones que desea eliminar, edite las propiedades de las acciones vinculadas y vuelva a vincularlas a un catálogo de acciones diferente.

ADVERTENCIA:

No puede deshacer esta acción.

1. Mueva todas las acciones vinculadas al catálogo de acciones que desea eliminar a otro catálogo de acciones editando las propiedades de las acciones vinculadas.

2. Ve a la página Configuración de administrador y a la carpeta del Catálogo de acciones.

3. Pasa el ratón por encima del catálogo de acciones que deseas eliminar y selecciona Eliminar

   Aparece el cuadro de diálogo Eliminar catálogo de acciones .

4. Selecciona Eliminar para eliminar de forma permanente el Catálogo de acciones.