Best Practices

Task Mining ist so konzipiert, dass Sie zusätzliche Details und Informationen zu einer bekannten Aufgabe erfassen können, um ein umfassendes Bild der verschiedenen Möglichkeiten zu erhalten, wie die Aufgabe ausgeführt wird.

Den Grund verstehen

Wenn Sie mit der Verwendung von Task Mining beginnen, ist es eine Best Practice, Ihren Endbenutzern immer zu erklären, warum Sie ein Task Mining-Projekt erstellen und was Sie durch die Aufzeichnung der identifizierten Aufgabe erreichen möchten. Task Mining zeichnet alles auf dem Desktop des aufzeichnenden Benutzers auf, daher ist die Einrichtung der Aufgabenumgebung vor der Aufzeichnung von entscheidender Bedeutung für die Begrenzung von veralteten Daten.

Zu den wichtigsten Popups gehören:

• Die Aufzeichnung beginnt nur mit Zustimmung der Endbenutzer.

• Nur zugelassene Anwendungen werden aufgezeichnet.

• Sie können die Maskierung von personenbezogenen Daten (PII) auf Projektebene aktivieren/deaktivieren.

• Die Benutzeranonymisierung ist immer eine Option. Das Ziel der Aufzeichnung dieser Daten ist es, die Ineffizienzen bei der Aufgabe besser zu verstehen, um das Team/die Aufgabe weiter zu optimieren und die Umsetzbarkeit zu verbessern.

Projekteinrichtung

Navigieren Sie zu Ihrem Task Mining-Dienst und erstellen Sie ein Task Mining-Projekt. Am besten erstellen Sie ein Projekt pro Team/Abteilung. Während der Projekterstellung sollten Sie einen eindeutigen und relevanten Titel und eine Beschreibung angeben. Für beste Ergebnisse ist es am besten, wenn die Benutzer erfahren und mit der täglichen Arbeit vertraut sind.

Jeder Benutzer erhält eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass er dem Projekt hinzugefügt wurde und dass er im öffentlichen Sektor der UiPath Automation Cloud^TM auf das Projekt zugreifen kann, um Ablaufverfolgungen aufzuzeichnen oder zu überprüfen.

Gehen Sie bei den Aufzeichnungsbenutzern, die Sie einladen, genau vor, und geben Sie mit relevanten Anwendungen genau die bekannte Aufgabe an, die Sie aufzeichnen möchten. Dies hilft, verrauschte Daten beim Überprüfen oder Zusammenführen Ihrer Ablaufverfolgungen zu vermeiden.

Aufzeichnungsaufgaben

Jedes Projekt kann insgesamt bis zu 100 Ablaufverfolgungen haben. Ablaufverfolgungen können bis zu 500 Aktionen haben.

• Die Aufzeichnung beginnt erst, wenn sich der Benutzer beim Recorder authentifiziert und Starten ausgewählt hat.

• Alle sichtbaren Anwendungen auf dem Desktop können aufgezeichnet werden. Daher sollten die Benutzer darauf achten, dass nur die Anwendungen zur Verfügung stehen, die sie erfassen möchten.

• Die PII-Maskierung ist standardmäßig aktiviert und maskiert alle Screenshots.

Tipps für die Aufzeichnung:

• Beenden Sie die gestartete Aufgabe. Dadurch werden Interpretation/Pausen während der Aufzeichnung minimiert.

• Beschränken Sie nach Möglichkeit den Aufgabenwechsel während der Aufzeichnung und minimieren Sie die Nutzung von nicht unterstützten Apps.

• Halten Sie die Aufzeichnung an, wenn sich beim Abschließen einer Aufgabe andere Dinge ergeben.

Analysieren Ihrer Ablaufverfolgungen

Sobald Ablaufverfolgungen aufgezeichnet und in das Projekt hochgeladen wurden, können Sie oder jede Person mit einer Business Analyst- oder Administratorrolle innerhalb des Projekts sie überprüfen. Bei der Überprüfung der Ablaufverfolgung ist es wichtig, sicherzustellen, dass die aufgezeichnete Ablaufverfolgung alle erforderlichen Teile der identifizierten Aufgabe enthält. Beachten Sie, dass die PII-Maskierung standardmäßig angewendet wird, sodass die Bilder, die Sie in Ihrer Ablaufverfolgung überprüfen, maskiert sind.

Ihre Ablaufverfolgungen zusammenführen

Sobald alle Ablaufverfolgungen für das Projekt gesammelt und hochgeladen wurden, können Sie die Ablaufverfolgungen zusammenführen, um eine umfassende Ansicht zu erhalten. Es gibt zwei Arten von Zusammenführungen: automatische Zusammenführung und geführte Zusammenführung.

• Automatische Zusammenführung: Nutzt KI, um die Ähnlichkeiten zwischen Schritten und deren Aktionen in jeder Ablaufverfolgung für Sie zu finden. Anschließend wird eine umfassende Ansicht der Ablaufverfolgungen erstellt und automatisch Entscheidungspunkte mit unterschiedlichen Aktionen erstellt. Bis zu 25 Ablaufverfolgungen können automatisch zusammengeführt werden, wobei jede Ablaufverfolgung bis zu 500 Aktionen enthält.

• Geführte Zusammenführung: Ermöglicht Benutzern das Zusammenführen mehrerer Ablaufverfolgungen durch das Anfügen und Zusammenführen einzelner Schritte, um ein umfassendes Bild der Ablaufverfolgung zu erstellen. Es wird empfohlen, einen Experten zu haben, der sich mit dem geschäftlichen Kontext der jeweiligen Aufgabe auskennt, um dies für das Team abzuschließen.

Beachten Sie bei der Überprüfung Ihrer Ablaufverfolgung, dass jedes Hinzufügen oder Löschen zum Schritt dazu führt, dass die Ablaufverfolgung nicht für die automatische Zusammenführung geeignet ist. Sie können eine geführte Zusammenführung später immer noch durchführen, aber Sie können nur den Ablaufverfolgungsnamen für die automatische Zusammenführung ändern.

Umsetzbarkeit und Prozessoptimierung

Sobald das Team einen umfassenden Überblick über die jeweilige Aufgabe hat, wird empfohlen, dass ein Geschäftsanalyst die zusammengeführte Ablaufverfolgung überprüft und alle potenziellen Details ausfüllt, die für die größere Gruppe von Vorteil sind. Beispielsweise kann der Geschäftsanalyst die Schritttitel ändern, damit sie für Geschäftsanwender relevanter sind, und Beschreibungen bereitstellen, die den Kontext der abgeschlossenen Aktion enthalten.

Nach der Überprüfung und Bearbeitung kann die zusammengeführte Ablaufverfolgung in ein Prozessbeschreibungsdokument (.docx), ein Bild oder eine Studio-Datei (.xaml) exportiert werden, um Ihre Erkennung zu beschleunigen.