使用文件和文件夹资源

您可以自动化涉及文件和文件夹操作的工作流，例如跨在线应用程序和服务的复制、下载、上传、移动或删除。Microsoft 365 和 Google WorkSpace 活动使您能够浏览在线存储，以指明要在工作流中使用的文件或文件夹。

检索文件

在不同的在线应用程序中创建工作流时，使用文件或文件夹资源的第一步是使用检索文件的活动使其在自动化中可用，例如：

• “已创建文件” （适用于Google 云端硬盘或Microsoft OneDrive 和 SharePoint ）和“已更新文件” （适用于Google 云端硬盘或Microsoft OneDrive 和 SharePoint ）触发器 - 创建或更新文件时启动自动化。
• 下载活动 - 从在线应用或服务中下载文件。下载文件活动可用于多个在线应用程序和服务，下载电子邮件附件活动可用于 Gmail 和 Microsoft Outlook。
• 获取活动 - 获取对在线应用程序中文件资源的引用，以便在其他活动中使用。例如，适用于 Google 云端硬盘或 Microsoft OneDrive 和 SharePoint 的“获取文件/文件夹”和“获取文件列表”活动。
• 遍历文件/文件夹 - 遍历 Google 云端硬盘或 Microsoft OneDrive 和 SharePoint 中的文件和文件夹列表。

上传和发送文件

在自动化中检索到文件资源后，您可以上传或发送该资源。例如：

• 上传活动 - 将文件上传到在线应用程序或服务。“上传文件”活动适用于多个在线应用程序和服务。
• 发送带附件的电子邮件的活动，例如适用于 Google Drive 或 Microsoft OneDrive 和 SharePoint 的发送电子邮件、回复电子邮件，或发送文件的活动，例如将文件发送到 Slack 频道。

移动文件和文件夹

专用活动可用于在 Google 云端硬盘中移动文件（移动文件），以及在 Microsoft OneDrive 和 Sharepoint 中移动文件或文件夹（移动文件/文件夹）。

删除文件和文件夹

专用的“删除文件”活动可用于从多个应用程序中删除文件。Google 云端硬盘 、 Microsoft OneDrive 和 Sharepoint 中的“删除文件/文件夹” 活动可以同时删除文件和文件夹。

文件资源属性

除了资源本身外，您还可以使用各种属性来执行自动化中的某些操作。例如，您可以根据文件的大小或扩展名创建条件，以筛选要使用的文件，或者在电子邮件正文中添加文件名。

下表列出了最常见的文件资源属性。并非所有属性都可用于所有活动。

属性	描述
全名	包含扩展名的文件名。
名称	文件名（不带扩展名）。
扩展程序	文件扩展名。
创建日期	文件的创建日期和时间。 可根据日期（例如一周中的某一天）或日期的一部分（例如年份）提供其他值。
上次修改时间	上次修改文件的日期和时间。 可根据日期（例如一周中的某一天）或日期的一部分（例如年份）提供其他值。
ID	资源的唯一 ID。
MIME 类型	资源的媒体类型（如适用）。
大小（以字节为单位）	大小（以字节为单位）。
是否为文件夹	资源是否为文件夹。
已解决	远程资源是否可用。
URI	标识远程资源的 URI。
本地路径	将资源下载到本地的路径。
本地复制	引用资源的本地副本。

在自动化中使用文件资源的示例

将 Gmail 中的电子邮件附件上传到 Google 云端硬盘

当收到带有附件的新电子邮件时，系统会触发这个简单的自动化，下载电子邮件附件，然后将附件上传到 Google 云端硬盘文件夹。

提示：

如果您想节省时间，请使用将 Gmail 中的电子邮件附件上传到 Google 云端硬盘模板构建此工作流。

1. 新建一个项目，然后选择 Google Workspace已收到电子邮件作为触发器。
2. 在触发器活动中：
   1. 创建或选择连接。
   2. 选择“显示其他选项” ，然后选择“仅包含附件”选项。
   3. 从电子邮件文件夹或标签字段中选择电子邮件到达的文件夹。
3. 添加 Google Workspace “下载电子邮件附件”活动。在该活动中，选择一个连接，然后为电子邮件选项选择标有“单击以使用变量”的字段，然后选择“已收到的电子邮件” > “电子邮件” 。
4. 添加 Google Workspace “上传文件”活动。在活动中：
   1. 创建或选择连接。
   2. 选择带有“单击以使用变量”标签的“文件”字段，然后选择“下载电子邮件附件” > “附件” 。
   3. 使用文件夹浏览器选择目标文件夹。

创建新文件时发送电子邮件

当在 Microsoft OneDrive 文件夹中新建文件时，此简单自动化会发送电子邮件。此示例中使用的活动也适用于 Google 云端硬盘，因此，如果您使用的是 Google WorkSpace 而不是 Microsoft 365，则可以使用相同的步骤构建类似的自动化。

1. 创建一个新项目，然后选择“Microsoft 365已创建文件”作为触发器。
2. 在触发器活动中：
   1. 创建或选择连接。
   2. 在“位置”字段中选择在其中创建文件的文件夹，例如“报告” 。
3. 添加 Microsoft 365 发送电子邮件活动。在活动中：
   1. 创建或选择连接。
   2. 在“收件人”字段中添加收件人。
   3. 在“主题”字段中添加主题，例如“已创建报告”。
   4. 在“正文”字段中添加正文。例如，如要输入包含新文件名称的消息，“报告文件夹中有新报告File name ”。
      1. 输入“新报告”。
      2. 要在最后一个字符后添加文件名变量，请选择“已创建的文件” > “显示更多” > “文件” > “全名” 。
      3. 在变量“在 Reports 文件夹中可用”后继续输入。