标注最佳实践

在开始标注流程之前，为特定类型的文档创建所有必填字段的完整列表非常重要。清楚定义每个字段，以防止混淆。根据您的偏好，您可以使用示例文档并将其作为示例进行标注，也可以创建详细的表格来解释每个字段。

一般准则

标注流程涉及对两个关键字段类型的清晰理解：

• 列字段
• 常规字段

列字段用于捕获专门在表格区域中显示的信息，而常规字段用于从文档的其余部分选取信息。

如果您发现某个字段在同一文档中多次出现且具有相同的值，请确保为此字段的每个实例添加注释。例如，如果发票编号同时出现在文档的顶部和底部，则应该同时标注这两个实例。

如果值不同，则只需标注正确的值。这也适用于同一供应商或供应商变体不同文档中的值不同的实例。在这种情况下，始终优先考虑供应商一致性是关键，即使这意味着忽略偶尔不同的值。

一个重要原则是在相似布局中添加注释时要保持一致性。这可确保数据整洁统一。

此外，请确保所有带注释的数据填写完整。仔细检查以免遗漏地址或其他关键信息中的字词。

最后，请在字段上仅保留必要的注释框。例如，如果您已将 Date: 28-11-2022 标注为日期，则确保删除 Date:。这可以使您的信息简洁而精确。

表格准则

如果您使用的是多个表格，请记住，每个表格中的每一列都需要有自己的列字段。此流程对于准确有效地捕获数据非常重要。

图 1. 与每个表格列关联的列字段

为表格添加注释时，请确保将表格行分组。为此，您可以选择整个行并使用 / 热键。该操作会将字段绑定在一起，使系统能更有效地处理表格。

如果您的表格行拆分为多个页面，您仍然可以将所有单元格分到一行中。只需使用 CTRL+Left Click 选择属于行的所有字段，然后选择 / 以实现此组。这使系统能够无缝读取行，即使它们跨越多个页面也是如此。

图 2. 拆分跨多个页面的表格行