チュートリアル: Word の操作を自動化する

このチュートリアルでは、チームの各メンバーに対する個人別実績レビューを Word 文書として生成するオートメーションプロジェクトを作成します。この Word 文書は、テンプレートの Word ファイルと、複数の Excel およびテキストファイルから収集したデータに基づいて生成します。テンプレートファイルには Word アクティビティを使用して値を入力することのできる、プレースホルダーのテキストとブックマークが設定されています。データのコピー元となる Excel とテキストファイルの名前は、従業員名を含む特定のパターンに従っているものとします。

[Excel ファイルを使用] アクティビティをオートメーションプロジェクトに追加して、追加する従業員情報が記載された Excel ファイルを指定することから始めます。その中に、従業員データが含まれる行を反復処理するために [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティを追加します。[繰り返し (Excel の各行)] 内で、[Word ファイルを使用] アクティビティでテンプレートドキュメントをオートメーションプロジェクトに追加し、[テキストを置換]、[ブックマークのコンテンツを設定]、[ドキュメントにデータテーブルを挿入] の一連のアクティビティで、Excel ファイルとテキストファイルから Word ファイルに各従業員に必要な情報を入力します。最後に、テンプレートドキュメントを従業員ごとに別のファイルとして保存するために、[名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティを追加します。

手順 1: プロジェクトを設定し、必要なファイルを取得する
1. 既定の設定を使用して新しい空のプロジェクトを作成します。
2. このチュートリアルでは、このページ下部にあるボタンを使用して、オートメーションプロジェクトを収めたアーカイブをダウンロードして展開します。プロジェクトフォルダーに Files フォルダーをコピーします。
3. プロジェクトフォルダーに Output という名前のフォルダーを作成します。
手順 2: 従業員データを含む Excel ファイルをプロジェクトに追加し、ファイル内の行を反復処理する
1. StudioX のデザイナーパネルで [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Excel ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
2. アクティビティで次の操作を行います。
  - [Excel ファイル] フィールドの横にある [参照] アイコンをクリックし、Files フォルダーを参照して Employees.xlsx を選択します。
  - [参照名] フィールドに「EmployeeData」と入力します。
    
    これで、このオートメーションでは名前を EmployeeData としたファイル Employees.xlsx を操作対象として指定したことになります。
3. [Excel ファイルを使用] 内で [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティが、デザイナーパネルの [Excel ファイルを使用] アクティビティに追加されます。
4. [繰り返し (Excel の各行)] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [繰り返し] テキストボックスの CurrentRow を Employee に置換します。
  - [対象範囲] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[EmployeeData] > [Sheet1 [シート]] を選択します。
    
    これで、Employees スプレッドシートの Sheet1 の行に対して反復処理を実行するように指定したことになります。各行には 1 名の従業員に関する情報が含まれているため、反復処理の現在の行の名前を Employee に変更しました。これは、オートメーションプロジで行に含まれる情報を識別しやすくするためです。
手順 3: テンプレートの Word ファイルをオートメーションプロジェクトに追加する
1. [繰り返し (Excel の各行)] 内で [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Word ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
2. [Word ファイルを使用] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [Word ファイル] フィールドの横にある [参照] アイコンをクリックし、Files フォルダーを参照して PerformanceReviewDoc_template.docx ファイルを選択します。
  - [自動保存] のチェックボックスをオフにします。これにより、各従業員のデータが追加された状態でテンプレートファイルが保存されてしまうのを確実に避けることができます。
    
    ここでは、PerformanceReviewDoc_template.docx というファイルを使用して作業するように指定しました。
手順 4: 従業員データを含む Excel ファイルから Word ファイルに情報を追加する
1. [Word ファイルを使用] 内で [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [テキストを置換] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
2. [テキストを置換] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [次を検索] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。テキストビルダーに「<<FullName>>」と入力します。
  - [次で置換] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
    
    ここでは、Word ファイル内のプレースホルダーテキスト <<FullName>> を、Excel ファイル Employees (従業員) の Full Name (フルネーム) 列のセルからコピーした各従業員のフルネームで置き換えるように指定しました。
3. [テキストを置換] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
4. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [ブックマーク名] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。テキストビルダーに「DirectManager」と入力します。
  - [ブックマークテキスト] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Direct Manager] を選択します。
    
    ここでは、各従業員について、Excel ファイル Employees (従業員) の Direct Manager (課長) 列のセルの内容をコピーし、Word ファイルのブックマーク DirectManager (課長) の場所に貼り付けることで、Word ファイルに直属の上司の名前を追加するように指定しました。
5. ステップ 3 ～ 4 を 3 回繰り返し、各従業員の Full Name (フルネーム)、Location (勤務地)、Title (役職) を Word ファイルに追加する [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを追加します。各アクティビティを次のように設定します。
  - [ブックマーク名] FullName、[ブックマークテキスト] Employee > Full Name
  - [ブックマーク名] Location、[ブックマークテキスト] Employee > Location
  - [ブックマーク名] PositionTitle、[ブックマークテキスト] Employee > Position Title
手順 5: プロジェクトに関するデータを含む Excel ファイルから Word ファイルに情報を追加する
1. 最後の [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [Excel ファイルを使用] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
2. [Excel ファイルを使用] アクティビティで次の操作を行います。
  - [Excel ファイル] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。
    
    テキストビルダーで
    1. 「Files\」と入力します。
    2. テキストビルダーの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
    3. 「_Projects.xlsx」と入力します。
      テキストは「Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx」のようになります。
    4. テキストビルダーで [保存] をクリックします。
  ここでは、従業員ごとにプロジェクトの Excel ファイルをオートメーションプロジェクトに追加するように指定しました。Excel ファイルの選択では動的なファイルパスを使用し、プロジェクトファイルを使用するアクティビティでデータを選択できるように、ファイルの 1 つをテンプレートファイルとして指定しました。
3. 新しく追加した [Excel ファイルを使用] アクティビティ内の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ドキュメントにデータテーブルを挿入] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
4. [ドキュメントにデータテーブルを挿入] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [挿入するテーブル] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Projects] > [Sheet1 [シート]] > [Table1 [テーブル]] を選択します。
  - [次を基準にして挿入] ドロップダウンメニューから [ブックマーク] を選択します。
  - [検索するブックマーク] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。テキストビルダーに「Projects」と入力します。
  - [挿入位置] ドロップダウンメニューから [後] を選択します。
  これで、各従業員について、Projects Excel ファイルから Table1 をコピーし、Word ファイルの Projects という名前のブックマークの後に貼り付けるように指定したことになります。
手順 6: 上司からのフィードバックを含むテキストファイルから Word ファイルに情報を追加し、従業員ごとに別のファイルに保存する
1. 新しく追加した [Excel ファイルを使用] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [テキストファイルを読み込み] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
2. [テキストファイルを読み込み] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [ファイル名] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。
    
    テキストビルダーで
    1. 「Files\」と入力します。
    2. テキストビルダーの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
    3. 「_ManagerFeedback.txt」と入力します。
      テキストは「Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt」のようになります。
    4. テキストビルダーで [保存] をクリックします。
  - [プロパティ] パネルで [コンテンツ] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[後で使用するために保存] を選択します。名前として「ManagerFeedback」を入力し、[OK] をクリックします。
  ここでは、各従業員について、ファイル名に従業員名を含むテキストファイルから上司のフィードバックをコピーし、後からオートメーションプロジで使用するために保存するように指定しました。
3. [テキストファイルを読み込み] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
4. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [ブックマーク名] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。テキストビルダーに「DirectManagerFeedback」と入力します。
  - [ブックマークテキスト] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[保存された値を使用] > [ManagerFeedback] を選択します。
    
    ここでは、各従業員について、後で使用するために [テキストファイルを読み込み] アクティビティで保存しておいた上司のフィードバックをコピーし、Word ファイルのブックマーク DirectManagerFeedback の場所に貼り付けるように指定しました。
5. [ブックマークのコンテンツを設定] アクティビティの下の [アクティビティを追加] アイコンをクリックし、画面上部の検索ボックスで [名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティを検索して、それを選択します。アクティビティがデザイナーパネルに追加されます。
6. [名前を付けて Word ファイルを保存] アクティビティで、次の操作を行います。
  - [ファイルパス] フィールドの右側にあるプラス記号 をクリックし、[テキスト] を選択します。
    
    テキストビルダーで
    1. 「Output\」と入力します。
    2. テキストビルダーの右側にあるプラス記号 をクリックし、[Employee] > [Full Name] を選択します。
    3. 「_PerformanceReview.docx」と入力します。
      
      テキストは「Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx」のようになります。
    4. テキストビルダーで [保存] をクリックします。
  - その他のオプションは、既定の選択のままにします。
  ここでは、各従業員のデータに基づいて変更したテンプレートファイルを、Output (出力) という名前の新規フォルダーに保存するように指定しました。Excel ファイル Employees (従業員) の Full Name (フルネーム) 列の値に基づいて、各従業員のフルネームがファイル名に追加されます。
7. StudioX のリボンで [保存] をクリックしてオートメーションを保存し、[実行] をクリックしてオートメーションを実行します。
オートメーションにより、Outputs フォルダーに各従業員のパフォーマンスレビューが記載された Word 文書が個別に作成されます。この Word 文書には、従業員データとプロジェクト情報を含む Excel ファイルからの情報と、マネージャーからのフィードバックを含むテキストファイルからの情報が入力されます。

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