アイデアからオートメーションを作成する

オートメーションは、相互に接続された関連するアクティビティのシーケンスで構成されます。アクティビティはオートメーションの基本的な構成ブロックであり、ワークフロー内の、自動化できる 1 つのステップまたは 1 つのタスクを表します。

オートメーションを作成するには、以下の手順を実行します。

1. 自動化するアイデアを個々のステップに分解し、オートメーションのトリガーを決定し、使用するアプリとサービスをすべて特定します。
2. Studio Web でプロジェクトを作成します。
3. 各ステップを自動化できるアクティビティを特定してプロジェクトに追加し、プロジェクト デザイナーで設定します。
4. プロジェクトをテストします。初めての実行時には、プロジェクトが正常に動作しないことがあります。この場合、意図どおりに動作させるには調整を加えて何度か実行しなければならない可能性があります。
5. プロジェクトをパブリッシュして、オートメーションとして利用できるようにします。イベント トリガーまたはタイム トリガーを使用している場合、オートメーションは自動的に実行されます。

オートメーションの作成例

「キャンセルされたイベントをすべて Outlook の予定表から自動的に削除したい」というような単純なアイデアで構いません。

このプロセスを自動化するには、以下のように分解します。

• Outlook の予定表を自動化するために、Microsoft Office 365 アクティビティを使用します。
• 予定表のイベントが更新されるたびにオートメーションを実行するために、オートメーションが [予定表のイベントの更新時] イベントでトリガーされるようにします。
• キャンセルされた場合にのみイベントを削除するために、[条件分岐 (if)] アクティビティを使用して、キャンセルされた場合にのみイベントを処理する条件を追加します。さらに、[イベントを削除] アクティビティを追加し、条件が満たされた場合に予定表からイベントを削除します。

オートメーションを構築する

1. Studio Web のオートメーションページに移動し、新しいプロジェクトを作成します。トリガーとして、Microsoft 365 の [予定表のイベントの更新時] イベントを選択します。トリガー アクティビティがプロジェクトに追加されます。
2. [予定表のイベントの更新時] アクティビティでコネクションを追加または選択します。
3. Click Add activity after the trigger and add an If activity. This activity enables you to define a condition, then add activities to execute when the condition is met inside the Then branch, and optionally activities to execute when the condition is not met in the Else branch. For our scenario, we need the condition the event is canceled and we will only use the Then branch to add an activity to delete the event when the condition is met.
4. [条件分岐 (if)] アクティビティで [条件] フィールドをクリックし、条件ビルダーを開きます。
   1. In the first field, we want to find the IsCancelled event property for the event that triggered the automation. We can search for the text cancel, or select See more > Use variable > Calendar Event Updated > Event > IsCancelled.
   2. 2 番目のフィールドで、[true である] を選択します。

5. Click Add activity in the Then box and add a Microsoft 365 Delete Event activity. We will configure it to delete the event that triggered the automation.
   1. コネクションを追加または選択します。
   2. 削除するイベント - クリックして [予定表のイベントの更新時] > [イベント] を選択し、イベントを削除するように指定します。このアクティビティは [Then] 分岐内に追加されるため、イベントはキャンセルされた場合にのみ削除されます。
   3. 削除 - [単一のイベントのみ] を選択して、イベントが定期的である場合はそのイベントのみを削除するようにします。

オートメーションをテストする

オートメーションをテストするには、Outlook の予定表に最近キャンセルされたイベントが存在することを確認します。トリガー アクティビティで [トリガーをテスト] を選択して、最近更新されたイベントが 1 つ以上あるかどうかを確認できます。

デザイナーの上部にある [テスト] をクリックしてオートメーションをテストし、キャンセルされたイベントが削除されたかどうかを予定表で確認します。

オートメーションをパブリッシュする

オートメーションが期待どおりに動作する場合は、個人用ワークスペースにパブリッシュするだけでオートメーションを実行できます。デザイナーの上部にある [パブリッシュ] をクリックし、わかりやすい名前と説明を入力して [パブリッシュ] をクリックします。