Comment démarrer une automatisation

Lorsque vous créez une automatisation, une des étapes clés consiste à décider ce qui déclenchera le workflow. Chaque projet contient un déclencheur constituant la première activité du workflow principal. Lorsque vous créez un nouveau projet, vous allez sélectionner le mode de démarrage de l'automatisation. Lorsque vous créez un projet à partir d'un modèle, ce modèle contient déjà le déclencheur.

Les automatisations peuvent être déclenchées en suivant une de ces méthodes :

• Manuellement : l'automatisation s'exécute lorsque vous la démarrez manuellement. Lorsque vous sélectionnez l'option Automatisation manuelle ( Manual automation), une activité Déclencheur manuel ( Manual Trigger ) est ajoutée au workflow. Il s'agit du déclencheur par défaut des automatisations.
• On a schedule : l'automatisation s'exécute à des heures spécifiées selon une planification. Lorsque vous sélectionnez l'option Automatisation planifiée ( Scheduled automation), une activité Déclencheur temporel est ajoutée au workflow. Utilisez ce type de déclencheur pour les automatisations devant s'exécuter à une fréquence régulière, par exemple lorsque vous devez charger un rapport hebdomadaire sur un site de partage de fichiers en ligne. Vous pouvez configurer la planification à partir de l'activité.
• Par événement : l'automatisation s'exécute lorsqu'un événement spécifié se produit dans une application, par exemple lorsqu'un élément tel qu'un fichier ou un enregistrement est créé ou mis à jour, ou lorsqu'un e-mail est reçu. Choisissez l’application, puis l’événement qui déclenche l’automatisation, et l’activité de déclencheur correspondante est ajoutée au workflow.

Une fois le projet créé, configurez l'activité de déclencheur à partir du concepteur de projet, afin que l'automatisation démarre exactement au moment où vous le souhaitez. Par exemple, si vous utilisez un déclencheur temporel, vous pouvez choisir le paramètre temporel ; si vous utilisez un déclencheur relatif à un évènement, par exemple lorsqu'un e-mail est reçu, configurez le filtre afin de garantir que votre automatisation sera déclenchée uniquement par des e-mails adéquats.

Après avoir publié le projet, vous pouvez gérer le déclencheur à partir d'Orchestrator.

Tester le déclencheur

Lorsque vous testez un projet qui utilise un déclencheur manuel ou temporel, le projet démarre dès que vous lancez l'exécution.

Lorsqu'un déclencheur d'événement est utilisé, le robot essaie de trouver un élément récent correspondant aux paramètres du déclencheur. Vous pouvez tester votre déclencheur d’événement avant d’exécuter un projet en utilisant l’option proposée dans l’activité du déclencheur. Cela permet de vérifier s'il existe des éléments correspondant à la configuration actuelle du déclencheur.

Des informations sur le test de déclenchement sont affichées dans le panneau Sortie , y compris les propriétés et les valeurs de test obtenues pour tout élément trouvé. Ces données sont également affichées dans la fenêtre de sélection de variables lorsque vous sélectionnez la variable de sortie pour le déclencheur dans d’autres activités du projet. Les données sont immédiatement disponibles lors de la réouverture d'un projet et sont spécifiques à l'utilisateur. Si aucun élément n'est trouvé, vous pouvez :

• Développez la recherche pour augmenter l'intervalle de temps en sélectionnant une option de temps dans le menu déroulant. Vous pouvez alors tester à nouveau votre déclencheur en utilisant le nouvel intervalle.
• Sélectionnez un élément non correspondant suggéré dans le menu déroulant.

Par exemple :

• Pour tester un déclencheur E-mail reçu dans Gmail avec des paramètres de filtre spécifiques, envoyez-vous un e-mail respectant ces paramètres.
• Afin de tester un déclencheur Fichier créé sur Microsoft OneDrive avec une configuration de filtre spécifique, créez un fichier correspondant aux paramètres du filtre.

Modifier le déclencheur dans un projet

Pour modifier le déclencheur dans un projet, sélectionnez Actions dans l'activité de déclencheur > Modifier le déclencheur (Change trigger). Les quatre catégories de déclencheurs les plus fréquemment utilisées s'affichent dans la première ligne de la fenêtre de sélection de déclencheur.